Hoppa till huvudinnehållet
Hur kan vi hjälpa dig?

Länkade formulär: skapa en post med befintliga data

← Alla ämnen

Med länkade formulär kan du skapa en ny post av en annan formulärtyp med utvalda värden från en befintlig post. Du kan till exempel skapa en inköpsorder från en inköpsbegäran och föra över beskrivning och antal.

En administratör konfigurerar de två mallarna, åtgärdsknappen och vilka fält som ska kopieras. Användarna använder sedan åtgärden från en ursprungspost för att fylla i det nya formuläret.

Konfigurera ett länkat formulär

Du behöver åtkomst till Verktyg för administratörer. Skapa båda formulärmallarna och deras fält innan du konfigurerar länken. Se Skapa en formulärmall om du behöver skapa dem först.

  1. Gå till Verktyg för administratörer → Formulärmallar.
  2. Öppna kugghjulsmenyn i ursprungsmallens kolumn Åtgärder och välj Lägg till länkat formulär.
  3. Kontrollera ursprungsmallen som är vald högst upp på sidan. Dess namn och fält visas under Ursprungligt formulär. Det är detta formulär vars poster tillhandahåller värdena.
  4. Under Länkat formulär väljer du målmallen, det formulär som används för att skapa den nya posten.
  5. Använd Knapptext för att ge åtgärden en tydlig etikett, till exempel Skapa inköpsorder.
  6. Välj ett målfält i menyn till höger för varje ursprungsfält. Låt Kopiera inte vara valt för värden som inte ska föras över.
  7. Granska fältparen och välj Spara.

Koppla till exempel fältet Vara eller tjänst i inköpsbegäran till fältet Artikelbeskrivning i inköpsordern. Fälten behöver inte ha samma etikett.

Automatisk numrering är valfritt. Du kan skapa en post via ett länkat formulär även om ursprungsformuläret saknar nummerserie. Fältkopplingarna för ändå över valda värden till målformuläret.

Skapa en post via ett länkat formulär

  1. Öppna en post som skapats med ursprungsformulärets mall.
  2. Välj åtgärden för det länkade formuläret via dess konfigurerade knappetikett, till exempel Skapa inköpsorder.
  3. Granska värdena som förts över och fyll i övriga fält.
  4. Skicka in målformuläret för att skapa den nya posten.

Skapa svarsposter med ärvd numrering

Använd länkade formulär för att skapa svar på inkommande korrespondens. Konfigurera en länk Inkommande brev → Svarsbrev och ge knappen en etikett, till exempel Skapa svar, och koppla fälten som ska föras över, till exempel ämnet. Användaren öppnar den inkommande posten, klickar på knappen, granskar eller kompletterar svaret och skickar in det.

Om källposten har ett Dokumentets nummer lämnar du svarets Dokumentets nummer tomt för automatisk svarsnumrering. Vid inskickning lägger Folderit till ett löpnummer efter källnumret, till exempel IN-2026-001-1 för det första svaret och IN-2026-001-2 för nästa. Varje annan källpost börjar en egen svarssekvens. Det fungerar både med manuellt angivna källnummer och automatiska nummerserier. Ingen separat inställning för svarsnumrering behövs.

Numret tilldelas när svaret skickas in, så fältet Dokumentets nummer kan vara tomt medan formuläret fylls i. När ett svar ärver numret på detta sätt har det företräde framför målformulärets egen automatiska nummerserie.

Folderit kopplar automatiskt ihop den nya posten och källposten under Relaterade saker, med länkar synliga på båda posterna. Det kräver inget separat relationsfält i svarsmallen. Svaret skapas först i källpostens mapp. Använd Flytta efteråt om det ska ligga någon annanstans. Nummer och relation behålls.

Fortsätt en korrespondenskedja

Konfigurera en länkad formuläråtgärd i motsatt riktning när användarna ska fortsätta utbytet mellan två formulärtyper. Ett svar på IN-2026-001-1 kan få numret IN-2026-001-1-1 och länkas automatiskt till sin omedelbara källpost.

Väljaren för länkade formulär erbjuder för närvarande andra formulärmallar, men inte källmallen själv. Använd två formulärtyper med länkar i båda riktningarna för detta flöde.

När svarsposten skapas skickas inget e-postmeddelande. Stegen ovan gäller skapande av poster, fältkopiering, numrering och spårbara relationer. För att skapa PDF eller DOCX från en post konfigurerar du dokumentgenerering separat.

Hitta konfigurerade länkade formulär

Välj Länkade formulär i mallens kugghjulsmeny för att se dess konfigurerade länkar. Knappen Länkade formulär i formulärmallarnas verktygsfält öppnar översikten över länkade formulär.

När länkade formulär passar

  • Inköpsbegäran → Inköpsorder: återanvänd artikeluppgifter, antal och uppskattad kostnad när en order förbereds.
  • Incidentrapport → Korrigerande åtgärd: för över incidentreferens, beskrivning och avdelning för att inleda uppföljningen.
  • Kundärende → Uppföljningsbegäran: återanvänd kunduppgifter och ärendereferens när ett annat team tar över nästa steg.

Exemplen kräver att motsvarande mallar och fält har konfigurerats i kontot.