Politica de confidențialitate

1. Ce acoperă acest document?

Folderit („noi”, „nouă” sau „al nostru”) respectă drepturile la confidențialitate ale utilizatorilor și înțelege importanța protejării și gestionării informațiilor colectate despre dumneavoastră în conformitate cu legea și bunele practici.

Notificarea de confidențialitate a fost redactată pentru a vă oferi informațiile la care aveți dreptul, dacă sunteți persoană fizică, adică persoană vizată, conform articolelor 13 și 14 din Regulamentul general al Uniunii Europene privind protecția datelor, Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

În această notificare explicăm cum Folderit colectează, folosește, stochează și divulgă informațiile dumneavoastră, inclusiv datele personale. Oferim și informații despre drepturile dumneavoastră privind aceste date și prelucrarea lor de către Folderit.

Notificarea se aplică și informațiilor primite când utilizați sau accesați serviciile disponibile pe www.folderit.com („Site-ul”), produsele, serviciile sau aplicațiile noastre, denumite împreună „Serviciile”, precum și când interacționați cu noi în alte moduri.

Notificarea include informații despre utilizarea modulelor cookie; consultați secțiunea 9.

2. Denumirea și datele de contact ale operatorului

Dacă aveți un cont individual, personal, la noi, operatorul datelor dumneavoastră personale este Folderit OÜ, cu sediul social la Laki 32, Tallinn, Republica Estonia, număr de înregistrare 12653434; e-mail: privacy@folderit.com.

Când Folderit furnizează servicii unei întreprinderi care v-a creat un cont, întreprinderea respectivă este considerată operatorul datelor și răspunde pentru respectarea legislației privind protecția datelor. Pentru informații suplimentare, contactați întreprinderea respectivă.

3. Categoriile și sursele datelor prelucrate

Pentru claritate, am grupat datele prelucrate în următoarele categorii:

• date de profil: nume complet, limbă, fus orar și parolă;
• date de contact: număr de telefon și adresă de e-mail; adresa de e-mail servește și ca nume de utilizator la autentificare;
• date despre abonament: plan de plată, perioada abonamentului și altele;
• informații de facturare: adresă, metodă de plată, facturi emise, plăți, întârzieri și datorii;
• conturile dumneavoastră: cele create de dumneavoastră sau pentru dumneavoastră de titularul contului principal;
• date despre utilizarea contului: informații despre fișierele ori folderele pe care le încărcați, descărcați, partajați sau accesați când folosiți Serviciile;
• date despre utilizarea site-ului: adresa IP, furnizorul de internet, momentele accesării Serviciilor, aplicațiile și funcțiile folosite, site-urile vizitate, tipul și limba browserului și dispozitivul folosit;
• date privind reclamațiile și solicitările pe care ni le trimiteți.

Primim datele de mai sus în principal de la dumneavoastră, când înregistrați un cont, treceți la un abonament cu plată sau modificați datele profilului.

Unele informații sunt colectate automat când utilizați Serviciile ori vizitați Site-ul. Folosim diverse tehnologii de urmărire, de exemplu cookie-uri, pentru a colecta informații și a vă distinge de ceilalți utilizatori ai Site-ului. Pentru detalii despre aceste tehnologii, consultați secțiunea Cookie-uri de mai jos.

Folderit nu colectează și nu prelucrează intenționat categorii speciale de date personale, precum informații despre originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase ori filosofice, apartenența sindicală, date genetice, date biometrice folosite pentru identificarea unică a unei persoane, date despre sănătate, viața sexuală sau orientarea sexuală.

Dacă ne furnizați dumneavoastră astfel de date sensibile, nu ne putem asuma responsabilitatea de a le prelucra diferit față de informațiile personale obișnuite.

4. Temeiurile juridice și scopurile prelucrării

Orice prelucrare a datelor personale trebuie să fie legală, adică să aibă un temei juridic. Prelucrăm datele pe temeiurile enumerate mai jos. Pentru fiecare explicăm ce date sunt prelucrate și în ce scop.

Prelucrarea pe baza consimțământului / articolul 6 alineatul (1) litera (a) GDPR

Având în vedere categoriile de date și natura activităților noastre, de regulă nu avem nevoie de consimțământ pentru prelucrare, deoarece aceasta se întemeiază pe alte baze prevăzute de articolul 6 GDPR.

Avem nevoie de consimțământ pentru trimiterea e-mailurilor de marketing direct. Cu acordul dumneavoastră, vă vom informa periodic despre servicii și funcții, buletine informative, oferte, evenimente și alte noutăți ori informații despre noi și partenerii noștri.

Vă putem trimite, fără consimțământ și pe baza intereselor legitime, informații despre servicii și funcții similare celor pe care le-ați comandat deja.

Aveți dreptul să vă retrageți consimțământul și să vă opuneți oricând prelucrării în scopuri de marketing direct. Pentru detalii despre exercitarea acestor drepturi, consultați secțiunea 10.

Prelucrarea pentru executarea unui contract / articolul 6 alineatul (1) litera (b) GDPR

Acesta este motivul principal pentru care colectăm și păstrăm datele și se referă la adresa de e-mail, datele de profil, abonament și facturare, conturi și utilizarea conturilor; consultați și categoriile din secțiunea 3. Fără aceste date,
nu vă putem furniza Serviciile. Când vă sunt solicitate, trebuie să ni le furnizați; în caz contrar, nu vă putem da acces la Serviciul dorit.

Folosim aceste date pentru identificare și autorizarea accesului la Site și Servicii, executarea obligațiilor contractuale, folosirea funcțiilor Serviciului și comunicarea despre Servicii și Contract. De exemplu, trimitem notificări tehnice, actualizări, alerte de securitate, mesaje de asistență și administrative, confirmări de cumpărare și facturi, răspundem comentariilor, întrebărilor și solicitărilor și oferim servicii și asistență pentru clienți.

Prelucrarea pentru îndeplinirea unei obligații legale / articolul 6 alineatul (1) litera (c) GDPR

Trebuie să respectăm legi și reglementări, inclusiv privind fiscalitatea, contabilitatea, raportarea financiară, prevenirea spălării banilor și a terorismului sau procedurile judiciare ori administrative. Uneori suntem obligați să furnizăm informații funcționarilor și autorităților, la solicitările lor legale. Datele necesare depind de obligația respectivă, de exemplu de informațiile cerute de autoritatea competentă.

Prelucrarea în scopul intereselor legitime / articolul 6 alineatul (1) litera (f) GDPR

Folosim și datele personale enumerate în secțiunea 3 pentru interesele noastre legitime, atunci când evaluarea arată că acestea nu sunt excesive în raport cu dumneavoastră și nu sunt depășite de interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale.

Pe baza acestei evaluări, prelucrăm datele pentru următoarele interese legitime:

trimiterea de e-mailuri despre evenimente importante apropiate privind abonamentul, de exemplu expirarea perioadei de probă ori a abonamentului, dacă aceste mementouri nu sunt convenite expres în Contract;

• trimiterea de e-mailuri despre funcții ale Serviciilor care au legătură funcțională cu cele comandate și vă pot fi utile. Unele pot fi considerate marketing direct, de aceea includem întotdeauna un link de dezabonare, pentru a evita primirea
  unor astfel de e-mailuri în viitor;
• livrarea notificărilor și invitațiilor prin e-mail de la alți utilizatori, de exemplu când cineva vă partajează un fișier sau lucrează la fișierele partajate de dumneavoastră; preferințele de notificare pot fi schimbate din setările contului;
• scopuri statistice și analitice pentru dezvoltarea proceselor noastre de afaceri și a Serviciilor;
• investigarea și prevenirea tranzacțiilor frauduloase, accesului neautorizat la Servicii sau altor activități ilegale;
• investigarea și soluționarea reclamațiilor altor utilizatori ori terți privind activitățile dumneavoastră în Servicii;
• executarea acordurilor cu alți utilizatori, furnizori de servicii și parteneri; consultați secțiunea 6 pentru aceste relații;
• formularea și prezentarea pretențiilor juridice sau apărarea împotriva acestora.

5. Stocarea și transferul informațiilor, inclusiv în afara SEE

Folderit are sediul în Republica Estonia. Pentru furnizarea Serviciilor, putem stoca și prelucra datele personale și conținutul dumneavoastră în alte locații din Spațiul Economic European (SEE) sau din țara dumneavoastră de origine.

Când folosiți Serviciile, conținutul contului este stocat într-un centru de date Amazon din Irlanda, cu copii de siguranță triple pe server.

Putem transfera datele personale din SEE în țări terțe din afara SEE, deoarece folosim unii dintre furnizorii menționați în secțiunea 6. În aceste situații luăm măsuri adecvate, astfel încât destinatarii din afara SEE să asigure un nivel de protecție în esență echivalent cu cel garantat prin GDPR.

6. Partajarea și divulgarea informațiilor

Nu partajăm și nu divulgăm datele dumneavoastră personale unor terți decât dacă divulgarea este permisă de temeiurile juridice descrise în secțiunea 4.

În celelalte situații, controlați informațiile pe care alegeți să le divulgați sau partajați cu alți utilizatori ori terți.

Când folosiți funcțiile de colaborare care permit partajarea cu terți, divulgăm și partajăm informațiile dumneavoastră, inclusiv numele, adresa de e-mail, alte date de profil și conținutul ales, cu persoanele cu care colaborați. Aceste persoane pot modifica și completa conținutul partajat și îl pot distribui în afara Serviciilor, oferind altor terți dreptul de a-l consulta.

Putem folosi furnizori de servicii pentru a desfășura sau susține unele activități: furnizarea, întreținerea, dezvoltarea, protejarea și promovarea Serviciilor și a site-ului. Exemplele includ găzduire, e-mail, marketing, asistență și comunicare cu clienții, analiză a serviciului sau site-ului, plăți, recuperarea creanțelor, audit, servicii juridice și alte servicii de consultanță. Poate fi necesar să transferăm anumite informații, inclusiv date personale. Acești terți primesc informații numai în măsura necesară și doar pentru serviciile comandate ori executarea contractului încheiat.

Folosim și un program de parteneri de revânzare afiliați pentru promovarea și vânzarea Serviciilor. Partenerii noștri de revânzare ajută clienții să se înregistreze ca utilizatori Folderit și oferă asistență și informații despre Servicii și planurile de plată. Ei pot primi comision pentru vânzările inițiate cu succes. În acest scop, au acces la datele clienților necesare îndeplinirii obligațiilor și înțelegerii calculului comisioanelor, precum date de profil, contact, abonament și facturare.

Putem divulga informațiile dumneavoastră și oricărui membru al grupului nostru, adică unei companii care controlează Folderit, este controlată de Folderit sau se află sub control comun cu Folderit.

Putem partaja informațiile personale cu terți în scopuri de marketing numai dacă acest lucru respectă preferințele dumneavoastră de marketing.

Putem partaja informațiile cu o aplicație terță, dacă ați ales să accesați Serviciile prin acea aplicație sau să îi dați acces la date și cont. Asigurați-vă că aveți încredere în aplicație și că acceptați condițiile sale de confidențialitate, deoarece nu răspundem pentru prelucrarea datelor de către aplicația terță.

7. Securitate

Depunem eforturi și luăm măsuri rezonabile, inclusiv conexiuni SSL criptate, pentru protejarea datelor personale. Nu putem garanta însă că informațiile vor fi complet protejate de intruziuni, inclusiv ale hackerilor, în timpul transmiterii prin internet, al stocării ori al altor forme de gestionare. Vă recomandăm să luați măsurile pe care le considerați necesare pentru securitatea contului, conținutului și transmiterii datelor, de exemplu criptarea și utilizarea unei conexiuni securizate. Aveți responsabilitatea de a păstra confidențiale parola și celelalte mijloace de identificare și de a nu le divulga altor persoane.

De asemenea, deconectați-vă și închideți browserul după încheierea sesiunii. Nu vă vom cere niciodată parola printr-un apel telefonic sau e-mail nesolicitat.

Anunțați-ne imediat despre orice utilizare neautorizată a parolei sau contului ori altă încălcare a securității cunoscută sau suspectată: privacy@Folderit.com.

8. Perioada de păstrare a datelor

Păstrăm datele numai cât este necesar pentru scopurile colectării sau mai mult, dacă legea impune acest lucru. De exemplu, avem obligația de a păstra facturile și celelalte documente contabile timp de șapte ani, chiar dacă relația contractuală s-a încheiat.

Pentru datele prelucrate în vederea executării contractului, aplicăm regula păstrării pe durata termenului legal de prescripție a pretențiilor, adică trei ani după încetarea relației contractuale.

Dacă ați consimțit la folosirea datelor pentru marketing direct, de exemplu buletine informative și oferte prin e-mail, le vom folosi în acest scop până la retragerea consimțământului; consultați secțiunile 4 și 10.

În unele cazuri avem un interes legitim pentru păstrarea datelor mai mult decât perioadele de mai sus. De exemplu, dacă nu v-ați îndeplinit obligațiile de plată, avem un interes legitim să continuăm prelucrarea datelor de profil, abonament și facturare pentru recuperarea creanțelor.

Aceste reguli privind perioadele de păstrare nu se aplică datelor anonime, deoarece acestea nu mai sunt considerate date personale și nu pot fi legate direct sau indirect de dumneavoastră.

9. Cookie-uri

Cookie-urile sunt fișiere de date mici trimise browserului și stocate pe hard discul calculatorului
când vizitați un site.

Folosim cookie-uri funcționale pentru ca Site-ul să funcționeze conform așteptărilor. Unele
cookie-uri sunt necesare pentru navigarea pe Site și folosirea Serviciilor. Alte
cookie-uri funcționale ne ajută să vă recunoaștem și să reținem preferințele, precum
limba, regiunea sau starea de autentificare.

Folosim cookie-uri de analiză pentru a înțelege modul în care folosiți Site-ul. Instrumentele de analiză
nu ne furnizează informații personale care vă dezvăluie identitatea reală. Ele arată
cum ați ajuns pe Site, dacă l-ați vizitat anterior, cât timp rămâneți
pe Site și ce pagini ați consultat. Pot oferi și informații generale
despre regiunea din lume în care se poate afla un utilizator.

Puteți împiedica salvarea cookie-urilor pe dispozitiv schimbând setările de confidențialitate ale
browserului.

Blocarea tuturor cookie-urilor poate contribui la protecția confidențialității, dar în același
timp poate limita folosirea Serviciilor.

10. Drepturile dumneavoastră privind prelucrarea datelor personale

Dacă sunteți utilizator individual, persoană fizică, aveți anumite drepturi garantate de GDPR în calitate de persoană vizată.

• Dreptul de acces / articolul 15 GDPR
  Aveți dreptul să obțineți confirmarea că prelucrăm sau nu date personale despre dumneavoastră. Dacă le prelucrăm, aveți drept de acces și de a primi informații despre date și prelucrare, precum și o copie gratuită a datelor prelucrate. Dacă sunteți utilizator înregistrat Folderit, vă puteți accesa datele autentificându-vă în cont și consultând profilul.

• Dreptul la rectificare / articolul 16 GDPR
  Dacă datele personale sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați corectarea ori completarea. Cea mai simplă modalitate este modificarea sau completarea lor direct în profilul contului.

• Dreptul la ștergere, „dreptul de a fi uitat” / articolul 17 GDPR
  Aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor și încetarea prelucrării. Vom face acest lucru dacă nu mai avem un temei juridic, de exemplu dacă retrageți consimțământul pe care se baza prelucrarea și nu există alt temei legal.

• Dreptul la restricționarea prelucrării / articolul 18 GDPR
  Puteți solicita suspendarea prelucrării datelor în oricare dintre situațiile următoare: (a) ați contestat exactitatea datelor, iar noi trebuie să o verificăm; (b) prelucrarea este nelegală, dar nu doriți ștergerea datelor; (c) aveți nevoie să le păstrăm, deși nu ne mai sunt necesare, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; ori (d) v-ați opus prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) GDPR și trebuie să verificăm dacă avem motive legitime care prevalează.

• Dreptul la portabilitatea datelor / articolul 20 GDPR
  Articolul 20 conferă persoanei vizate dreptul de a primi, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, datele furnizate operatorului, dacă acestea sunt prelucrate pe baza consimțământului sau pentru executarea unui contract. La cerere, operatorul le poate transmite direct altui operator, dacă acest lucru este fezabil tehnic.

• Dreptul la opoziție / articolul 21 GDPR
  Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul nostru legitim. Putem respinge opoziția și continua prelucrarea numai dacă demonstrăm motive legitime și imperioase, adică interesele noastre sau ale unui terț prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale.
  
  Dacă prelucrăm date personale pentru marketing direct, vă puteți opune oricând și nu vom mai prelucra datele în acest scop.

• Dreptul de a retrage consimțământul / articolul 7 alineatul (3) GDPR
  Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior pe baza consimțământului. De asemenea, nu exclude dreptul nostru de a continua prelucrarea pentru îndeplinirea unor obligații legale sau executarea contractului cu dumneavoastră.

• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere / articolul 77 GDPR
  Dacă considerați că prelucrăm datele cu încălcarea GDPR, puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere din țara SEE în care locuiți ori lucrați sau unde s-a produs presupusa încălcare. Puteți depune plângerea și la Inspectoratul pentru Protecția Datelor din Estonia; date de contact: www.aki.ee/en).

Această secțiune nu exclude alte drepturi ale persoanei vizate prevăzute de legislația aplicabilă.

Unele drepturi, precum accesul și rectificarea, pot fi exercitate din contul de utilizator. Dacă nu reușiți sau dacă dreptul respectiv nu poate fi exercitat astfel, contactați-ne folosind datele din secțiunea 2 a notificării. Vom lua măsurile rezonabile pentru a facilita exercitarea drepturilor dumneavoastră.

11. Modificările notificării de confidențialitate

Putem modifica periodic această notificare. Versiunea curentă este disponibilă pe Site, împreună cu data ultimei actualizări. În cazul schimbărilor importante, informăm utilizatorii despre modificările viitoare pe Site și/
sau prin e-mail.

Dacă nu acceptați notificarea modificată, încetați folosirea Serviciilor și anulați Contractul trimițând o notificare prin e-mail la privacy@folderit.com.