Gestionarea simplă a contractelor
Software simplu de gestionare a contractelor
Funcții de gestionare a contractelor
Depozit securizat de contracte în cloud, instanță dedicată sau on-premises
OCR avansat pentru contracte scanate
Căutare instantanee de contracte și clauze
Generare, redactare și semnături electronice
O singură sursă de informații pentru fiecare contract
Revizuire și aprobare de pe dispozitive mobile
Permisiuni detaliate și jurnale de audit
Retenție automată și controlul reînnoirilor
Un singur depozit securizat
Software-ul Folderit centralizează toate acordurile într-un depozit securizat și se conectează firesc cu Microsoft 365 / Office 365. Generați proiecte cu Folderit Document Generator și redactați în instrumente Office familiare, în timp ce Folderit gestionează versiunile, aprobările și semnăturile obligatorii juridic prin Folderit eSign sau DocuSign, pentru o experiență fluentă de la început la sfârșit. Platforma susține întregul ciclu contractual, de la primire și generare până la negociere, semnare, stocare și reînnoire, cu fluxuri, metadate și jurnale configurabile. Este alegerea ideală pentru organizațiile care doresc procese contractuale conforme și fără fricțiuni, fără o implementare CLM greoaie și complexă. Cu Folderit Document Generator, echipele transformă datele structurate din eForms ori cereri de contract în ciorne PDF și DOCX consecvente din modele reutilizabile. Este deosebit de util pentru NDA, SOW, contracte de muncă, cu furnizorii, de servicii și alte documente recurente care trebuie să respecte formulări și branding aprobate.
Un flux obișnuit de creare a contractelor în Folderit arată astfel:
- Desemnarea responsabilului de contract, de exemplu liderul de proiect sau echipă
- Colectarea cerințelor și condițiilor comerciale și juridice de la toate părțile
- Efectuarea verificărilor de diligență și atașarea documentelor justificative
- Generarea sau redactarea dintr-un model aprobat și definirea termenilor, clauzelor și obligațiilor
- Trimiterea proiectului prin fluxuri pentru revizuire și aprobare internă
- Integrarea observațiilor și urmărirea modificărilor cu istoric complet al versiunilor
- Trimiterea la semnătură electronică prin Folderit eSign sau DocuSign
- Arhivarea contractului încheiat cu metadate, permisiuni, retenție și alerte pentru reînnoiri ori expirări
Panou puternic de gestionare a contractelor
Panoul Folderit păstrează fiecare acord în grafic. Stabiliți termene pentru revizuiri, aprobări și reînnoiri și folosiți periodic mementouri pentru ca reperele importante să nu fie omise niciodată. Notificările vă anunță când se întâmplă ceva important: actualizarea contractului, finalizarea unei etape sau apropierea unui termen. Astfel știți întotdeauna stadiul fiecărui acord. Folderit permite adăugarea metadatelor precum partener, tip, valoare, responsabil, jurisdicție și data reînnoirii. Puteți defini propriile metadate personalizate în câmpuri potrivite structurii interne ori raportării. Împreună cu OCR, găsiți ușor contractul după orice detaliu, chiar și din PDF-uri scanate sau imagini. Căutarea este întărită prin funcția Folderit de asociere a documentelor. Conectați, de exemplu, acordul-cadru cu NDA-urile, SOW-urile și facturile. Regăsirea contractului aduce întregul context. Înainte de reînnoire, renegociere sau încetare, echipa are documentele justificative la un clic distanță.
Ce spun clienții noștri
Folderit simplifică crearea contractelor
Un contract final trece prin numeroase iterații, de la mici la radicale. Folderit permite salvarea de versiuni pe măsură ce documentul evoluează. Fiecare versiune salvată poartă metadate unificate care pot însoți documentul. Dacă termenii se schimbă constant, toate versiunile precedente sunt la îndemână în sistem.
Generați contracte din modele reutilizabile
Folderit Document Generator ajută echipele să creeze proiecte consecvente din date eForm sau cereri structurate și modele reutilizabile. În loc să copiați detalii în fișiere vechi, pregătiți o dată un model aprobat și generați NDA-uri, acorduri cu furnizorii, contracte de muncă, SOW-uri, acorduri cu clienții și alte documente recurente.
Contractele generate pot fi stocate direct în Folderit, descărcate ca PDF ori DOCX sau trimise prin e-mail din sistem. După stocare rămân în același mediu controlat pentru metadate, versiuni, aprobări, semnare, audit, retenție și păstrare securizată pe termen lung.
Una dintre cele mai mari provocări este obținerea acordului tuturor părților asupra termenilor. Fiecare participant are propriile modificări și observații, iar coordonarea editărilor simultane poate fi dificilă. Folderit înțelege procesul și permite aprobări simultane sau ierarhice, simplificând crearea și aprobarea finală. Documentele pot fi returnate cu observații direct în sistem. Folderit permite și configurarea automată a fluxurilor de aprobare și a fluxurilor native de semnătură electronică împreună cu integrarea DocuSign, pentru simplificarea suplimentară a aprobării și semnării. Folderit include și o funcție de jurnal de audit care înregistrează ce utilizator a accesat fiecare fișier și când. Este un instrument esențial pentru conformitate și pentru verificarea faptului că utilizatorul a citit ori accesat fișierul.
Software sigur pentru gestionarea acordurilor
Ajungerea la o înțelegere amiabilă între două sau mai multe părți presupune o anumită vulnerabilitate și expunere la risc. Cea mai mare provocare cu informațiile sensibile este echilibrul potrivit dintre securitate și accesibilitate. Datele trebuie protejate de accesul neautorizat, iar persoanele potrivite trebuie să ajungă repede la ele. Folderit folosește mai multe straturi de protecție. Conținutul este protejat prin criptare de nivel bancar pe 256 de biți, atât de puternică încât chiar și cel mai avansat supercalculator ar avea nevoie de miliarde de ani pentru a o sparge. Fiecare transfer este protejat prin Secure Socket Layer (SSL), împotriva interceptării. Gestionarea accesului pe bază de IP permite definirea exactă a rețelelor autorizate și blochează toate conectările din afara lor. Chiar dacă o asemenea securitate ar fi posibilă pe un dispozitiv personal, acesta rămâne expus deteriorării fizice. Folderit păstrează conținutul în trei locații diferite și la fel de sigure, pentru acces chiar și în caz de calamitate. În plus, este disponibil de pe orice dispozitiv inteligent cu internet, de la un supercalculator de ultimă generație până la un telefon mediu, cu datele corecte de autentificare.
Întrebări frecvente
Acesta simplifică crearea, aprobarea, stocarea, urmărirea și reînnoirea contractelor. Folderit ajută companiile să gestioneze în siguranță întregul ciclu contractual în cloud, astfel încât să știți întotdeauna unde sunt contractele, cine are acces și când se apropie datele sau aprobările importante.
Da. Folderit include fluxuri de aprobare personalizabile și mementouri automate pentru termene, reînnoiri și expirări. Astfel, contractele nu expiră niciodată neobservat, iar procesele interne rămân consecvente și conforme.
Folderit folosește criptare de nivel bancar, acces detaliat, jurnale de audit și autentificare multifactor pentru protecția completă a contractelor. Controlați cine vede fiecare informație, urmăriți fiecare acțiune și îndepliniți cerințe stricte de conformitate.
Desigur. Folderit oferă versiuni, comentarii, metadate și partajare controlată, pentru colaborare fără pierderea evidenței reviziilor. Partenerii externi pot accesa sigur documentele prin linkuri cu termen sau bazate pe permisiuni.
Da. Folderit se integrează cu Microsoft Office, DocuSign și diverse instrumente de automatizare. API-ul poate conecta sistemele și fluxurile interne, asigurând un proces fluent de aprobare și stocare în organizație.
Da. Folderit Document Generator poate crea proiecte PDF ori DOCX din modele reutilizabile și date structurate eForm sau cereri. Echipele pot standardiza NDA-uri, SOW-uri, contracte de muncă, acorduri cu furnizorii și alte documente recurente, apoi gestiona fișierul în Folderit cu metadate, fluxuri, semnături, audit, retenție și stocare securizată.
