Glosar de gestionare a documentelor
Aici găsiți explicații clare ale termenilor importanți din gestionarea documentelor, fluxuri de lucru, securitate și alte domenii conexe. Fie că explorați funcțiile Folderit, fie că doriți să înțelegeți terminologia din domeniu, glosarul vă ajută să vă orientați în gestionarea eficientă și sigură a documentelor.
Căutare federată
Căutarea federată permite interogarea mai multor depozite de date dintr-o singură interfață. În loc să căutați separat în fiecare platformă, trimite interogarea către toate sistemele conectate și reunește rezultatele într-un singur loc. Este ca o bară de căutare universală pentru întregul ecosistem digital.
Ciclul de viață al documentelor
Gestionarea ciclului de viață al documentelor, DLM, este procesul de gestionare de la creare până la eliminare. Acoperă toate etapele și asigură că documentele sunt create, stocate, actualizate, utilizate și, în final, eliminate potrivit unor reguli definite.
Clasificarea documentelor
Clasificarea documentelor le organizează în categorii definite după conținut, sensibilitate sau funcția de afaceri. Stabilește cine poate accesa fiecare document, cât timp trebuie păstrat și ce controale se aplică în ciclul său de viață, reprezentând baza guvernanței și conformității documentare.
Conformitatea documentelor cu GDPR
Înseamnă gestionarea, stocarea și prelucrarea documentelor în concordanță cu Regulamentul general privind protecția datelor. Acesta protejează drepturile persoanelor la confidențialitate, transparență și control asupra datelor. Documentele care conțin nume, e-mailuri, numere de identificare, date medicale sau alți identificatori necesită măsuri adecvate de securitate și responsabilitate.
Controlul documentelor perimate
Controlul documentelor perimate identifică, retrage și arhivează documentele depășite, astfel încât să nu fie folosite accidental, păstrându-le pentru motive juridice, audit sau cunoaștere. Este o cerință ISO 9001, clauza 7.5.3.2, care prevede identificarea adecvată a documentelor perimate păstrate din orice motiv, pentru prevenirea utilizării neintenționate. Un control eficient combină etichetarea clară a stării, acces restricționat, istoric al versiunilor și reguli automate de retenție.
Controlul modificărilor documentelor
Este procesul formal de solicitare, analiză, aprobare și înregistrare a schimbărilor aduse documentelor controlate, precum proceduri, politici și specificații. Prevede revizuirea autorizată înainte de publicare și păstrează evidența persoanei, modificării, momentului și motivului.
Controlul versiunilor
Controlul versiunilor gestionează modificările documentelor, fișierelor sau datelor în timp. Păstrează evidența fiecărei modificări, a autorului, momentului și motivului. Ajută utilizatorii să urmărească editările, să revină la versiuni precedente și să mențină un flux de colaborare organizat.
Conversie în PDF cu text căutabil
Conversia în PDF căutabil transformă fișierele bazate pe imagini sau scanări în PDF-uri cu text care poate fi indexat și căutat. Se realizează prin OCR, tehnologie care detectează caractere tipărite ori scrise de mână și le face prelucrabile automat. După conversie, conținutul poate fi găsit prin cuvinte-cheie, filtre sau metadate, la fel ca în orice document text.
Data intrării în vigoare a unui document
Data intrării în vigoare este ziua în care un document controlat devine oficial valabil și aplicabil în organizație. Marchează momentul de la care personalul trebuie să urmeze versiunea nouă sau revizuită, înlocuind revizia anterioară. Datele de intrare în vigoare sunt o cerință esențială a controlului documentelor ISO și a dovezilor de audit.
Deduplicarea conținutului
Deduplicarea conținutului identifică și elimină fișierele ori înregistrările duplicate dintr-un DMS. În loc să stocheze mai multe fișiere identice sau aproape identice, sistemul păstrează o singură instanță și înlocuiește duplicatele cu referințe ori legături. Astfel reduce aglomerarea, economisește spațiu și îmbunătățește acuratețea evidențelor digitale.
DocuWare
DocuWare este un sistem electronic complet de gestionare a documentelor și o platformă de automatizare a fluxurilor, concepută pentru digitalizarea și gestionarea informațiilor de afaceri. Oferă funcții solide de integrare și se potrivește unor domenii precum finanțe, resurse umane și vânzări.
Dosar de personal
Dosarele de personal acoperă întregul parcurs al angajatului, de la candidatură până la interviul de plecare; un DMS păstrează fiecare versiune în același profil de metadate.
EDRMS
Un sistem electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor, EDRMS, gestionează atât documentele active — creare, revizuire, aprobare și versiuni —, cât și păstrarea formală a evidențelor prin clasificare, stocare, retenție și destinație finală justificabilă.
Flux de captură a documentelor
Un flux de captură este procesul automat de colectare, digitalizare și clasificare a documentelor care intră într-un sistem de gestionare. Acoperă documente pe hârtie scanate și fișiere digitale primite prin e-mail, formulare web sau încărcări externe. Fluxul gestionează extragerea datelor, metadatele, direcționarea și stocarea, adesea fără intervenție umană.
Formular electronic
Un formular electronic este un model web care colectează date și le înregistrează direct în DMS, împreună cu validare, declanșatori de fluxuri și istoric al versiunilor.
Gestionarea digitală a documentelor
Gestionarea digitală a documentelor reunește fiecare fișier într-un singur spațiu securizat, cu căutare, pentru a găsi informații în secunde, nu în minute, economisind bani, ușurând munca auditorilor și îmbunătățind experiența clienților.
Gestionarea documentelor în organizații
Este un sistem organizat la nivelul întregii companii pentru stocarea, protejarea, urmărirea și accesarea documentelor de-a lungul ciclului de viață.
Gestionarea înregistrărilor
Este procesul sistematic de creare, organizare, stocare, protejare și stabilire a destinației finale a înregistrărilor pe parcursul întregului ciclu de viață.
Gestionarea modelelor
Gestionarea modelelor este procesul de creare, stocare, distribuire și întreținere a modelelor standardizate într-un DMS. Sunt folosite pentru contracte, rapoarte, scrisori, facturi și comunicări interne generate frecvent, asigurând că fiecare document pornește de la structura, formatarea și blocurile de conținut potrivite.
Încărcarea în masă a documentelor
Încărcarea în masă este o funcție a sistemelor de gestionare a documentelor care permite încărcarea mai multor fișiere sau foldere printr-o singură acțiune, nu individual. Este folosită frecvent la preluarea clienților noi, migrarea sistemelor sau digitalizarea evidențelor pe hârtie. Instrumentul acceptă de obicei mai multe tipuri de fișiere, etichetare pe loturi și organizarea automată a folderelor.
Înregistrări imuabile
Înregistrările imuabile sunt documente sau fișiere care, după creare și stocare, nu mai pot fi modificate, șterse sau alterate. Sunt „blocate” pentru a-și păstra starea originală, asigurând integritate și verificabilitate pe termen lung. Într-un DMS, imutabilitatea este impusă prin protecții la nivel de sistem și controale de acces care împiedică modificarea conținutului și a metadatelor.
Jurnal de audit
Un jurnal de audit este o evidență detaliată care înregistrează fiecare acțiune dintr-un sistem de gestionare a documentelor: creare, acces, editare, ștergere, partajare și chiar încercări de autentificare. Jurnalele oferă un istoric cronologic al activității, ajutând organizațiile să urmărească utilizarea datelor, să detecteze anomalii și să mențină transparența.
M-Files
M-Files este o platformă de gestionare a documentelor și informațiilor bazată pe metadate și inteligență artificială. Organizează conținutul după context, adică ce reprezintă, în locul locației în care este stocat.
Notă de transfer al deșeurilor (WTN)
O notă de transfer al deșeurilor, WTN, este un document juridic din Regatul Unit care consemnează transferul deșeurilor nepericuloase între părți. Descrie deșeurile, identifică ambele părți și înregistrează detaliile transferului. Întreprinderile trebuie să păstreze notele de transfer cel puțin doi ani.
Obligația de diligență privind deșeurile
Este responsabilitatea legală de a gestiona în siguranță deșeurile controlate, de la producere până la eliminare.
Organizare inteligentă în foldere
Organizarea inteligentă în foldere creează și organizează automat foldere după reguli, metadate sau conținut. Elimină crearea manuală și sortarea fișierelor prin plasarea dinamică a documentelor în locația corectă din DMS, după tip, departament, dată ori numele clientului.
Partajarea externă a documentelor
Partajarea externă distribuie controlat fișiere către persoane din afara organizației, precum clienți, auditori, subcontractanți sau furnizori. Spre deosebire de atașamentele e-mail, partajarea guvernată aplică permisiuni, date de expirare și jurnale de audit fiecărui document partajat, păstrând trasabilitatea informațiilor sensibile după ieșirea din sistemele interne.
Permisiuni de acces
Permisiunile stabilesc cine poate vedea, modifica, șterge sau partaja un document într-un sistem de gestionare a documentelor. Sunt atribuite după roluri, departamente sau setări individuale și protejează datele sensibile împotriva accesului și modificărilor neautorizate.
Pregătire pentru e-discovery
Înseamnă capacitatea organizației de a identifica, colecta, conserva, revizui și furniza documente electronice ca răspuns la solicitări juridice sau investigații de reglementare. Necesită gestionarea proactivă a informației stocate electronic, ESI, astfel încât să poată fi căutată, protejată și recuperată în termenele impuse.
Rezidența datelor
Rezidența datelor este locația fizică sau geografică în care sunt stocate și prelucrate datele unei organizații. Este importantă deoarece țara în care se află datele determină legile, autoritățile de reglementare și puterile de acces guvernamental aplicabile. De aceea este o întrebare centrală în conformitatea GDPR, alegerea furnizorilor și evaluările de securitate IT.
Securitatea documentelor
Securitatea documentelor înseamnă protejarea lor împotriva accesului, modificării, furtului sau distrugerii neautorizate. Cuprinde tehnologii și proceduri concepute pentru a asigura accesul ori modificarea numai de către persoane autorizate, menținând confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea informațiilor esențiale.
Sistem de gestionare a înregistrărilor
Un sistem de gestionare a înregistrărilor, RMS, organizează, stochează, urmărește și controlează evidențele organizației pe întregul ciclu de viață, de la creare și stocare până la retenție și eliminare finală. Este un centru care asigură gestionarea, protecția și regăsirea fiecărei evidențe digitale sau fizice atunci când este necesară.
Sistem DMS
Un sistem DMS este un software pentru stocarea, organizarea, regăsirea și protejarea documentelor digitale. DMS înseamnă deja Document Management System, astfel că expresia „sistem DMS” conține o repetiție tehnică, dar este frecvent folosită în căutări și conversații de afaceri.
Software de gestionare a contractelor
Software-ul de gestionare a contractelor ajută la crearea, aprobarea, semnarea, stocarea, urmărirea, reînnoirea și încetarea contractelor într-un singur loc. Centralizează documentele și automatizează etapele întregului ciclu contractual, de la prima versiune până la arhivare.
Software de gestionare a litigiilor
Este o platformă care ajută echipele juridice să organizeze și să urmărească elementele unui litigiu: documente, termene, comunicări, probe și fluxuri. Le reunește într-un sistem structurat pentru o gestionare mai eficientă și reducerea erorilor, asemenea unui centru de coordonare al dosarului.
Software de versionare a fișierelor
Software-ul de versionare urmărește și salvează automat fiecare revizie a unui fișier. În loc de a suprascrie documentele la fiecare modificare, păstrează istoricul complet al versiunilor anterioare, pentru consultare, comparare sau restaurare oricând. Funcționează ca o arhivă digitală care memorează fiecare etapă a fișierului.
Stocare hibridă, cloud și on-premises
Stocarea hibridă combină stocarea în cloud cu infrastructura on-premises. Oferă avantajele ambelor: capacitatea de extindere și accesul la distanță ale cloudului, împreună cu controlul și securitatea serverelor locale. Documentele pot fi stocate, accesate și gestionate în ambele medii, în funcție de nevoile de afaceri sau cerințele de conformitate.
Suspendarea ștergerii documentelor
Suspendarea ștergerii este o măsură care împiedică modificarea, ștergerea sau eliminarea definitivă a unui document, indiferent de programul normal de păstrare. Când este aplicată, prevalează asupra oricărei politici automate de ștergere, asigurând păstrarea intactă pe durata unei proceduri juridice, de reglementare sau investigații interne. După ridicarea suspendării, documentul reintră în ciclul său normal.
Urmărirea confirmărilor de citire
Urmărirea confirmărilor de citire înregistrează, cu dată și oră, că anumite persoane au primit, citit și confirmat un document, precum o politică, procedură sau notificare de securitate. Înlocuiește distribuirea prin e-mail fără urmărire cu dovezi verificabile despre cine a confirmat ce și când. Pentru organizațiile care lucrează cu ISO 9001, ISO 27001, GDPR sau HIPAA, oferă dovezile așteptate de auditori privind informarea personalului despre documentele controlate.