Stocarea online a fișierelor pentru companii
Oferiți echipei un singur loc pentru găsirea, partajarea și lucrul cu fișierele de afaceri, cu permisiuni clare, istoric de versiuni și conținut documentar căutabil.
Folderit combină stocarea online a fișierelor pentru companii cu instrumentele de gestionare a documentelor. Păstrați organizate fișierele clienților, documentele proiectelor și informațiile interne, indiferent dacă oamenii lucrează la birou sau de la distanță.
Păstrați activitatea zilnică legată de fișierele potrivite
Găsiți un fișier după ceea ce vă amintiți
Căutați în denumiri și metadate sau utilizați Căutare aprofundată pentru a găsi text în documentele și scanările acceptate. Restrângeți rezultatele după dosar, dată, creator sau valori de câmp, în loc să deschideți dosar după dosar.
Căutarea în conținut acceptă formate precum PDF, DOCX, PNG și JPG. OCR depinde de calitatea scanării și de limbă; conținutul XLSX nu este inclus în căutarea OCR în conținut. Utilizatorii văd numai rezultatele la care au permisiune de acces.
Păstrați clară versiunea curentă
Încărcați o revizuire ca versiune nouă a aceluiași fișier. Lista versiunilor păstrează fișierele anterioare împreună cu cel curent și metadatele comune, cu opțiuni de descărcare sau restaurare a versiunilor precedente.
Pentru editare locală, rezervați pentru editare un fișier partajat pentru a preveni încărcări concurente de versiuni. Ceilalți utilizatori îl pot vizualiza și descărca în continuare cât timp blocarea este activă.
Editați documente Office direct în sistem
Creați și editați fișierele Word, Excel și PowerPoint acceptate prin integrarea Folderit cu Microsoft 365. Mai mulți utilizatori pot colabora, cu excepția cazului în care fișierul este rezervat pentru editare, iar modificările salvate sunt înregistrate în istoricul versiunilor.
Un supliment Outlook vă permite și să salvați e-mailurile și atașamentele selectate într-un dosar Folderit, păstrând corespondența alături de activitatea relevantă.
Adăugați context și pași următori
Utilizați metadate personalizate în planurile Medium și Tailor pentru informații precum clientul, departamentul sau referința proiectului. Afișați câmpurile utile drept coloane în dosar.
Când un fișier necesită o decizie, utilizați funcțiile de flux de lucru disponibile în planul dumneavoastră. Fișierele finalizate pot fi mutate ulterior într-o arhivă gestionată, fără a se deconecta de sistemul documentar.
Partajați fișierul și alegeți ce poate face destinatarul
Partajați un anumit fișier, dosar sau o secțiune cu un utilizator sau grup. Oferiți fiecărui destinatar accesul necesar sarcinii sale și stabiliți o dată de expirare când accesul trebuie să fie temporar.
| Sarcina | Acces de luat în considerare |
|---|---|
| Consultarea unui document fără descărcare | Previzualizare: previzualizați fișierele acceptate fără descărcare, tipărire sau modificare. |
| Citirea și descărcarea unui fișier finalizat | Vizualizare: previzualizați, descărcați și tipăriți fără a modifica sau șterge resursa stocată. |
| Lucrul la un document partajat | Editare: actualizați metadatele și versiunile fișierelor, cu drepturi de editare și ștergere pentru resursa partajată. |
| Colectarea trimiterilor într-un dosar | Numai încărcare: trimiteți fișiere fără să navigați prin conținutul adăugat de alți utilizatori. |
Consultați ghidul de permisiuni pentru detalii specifice resurselor. Tailor adaugă permisiuni personalizate pentru acțiuni individuale. Accesul de editare la întregul cont acordă drepturi administrative; utilizați partajarea de fișiere sau dosare pentru colaborarea obișnuită.
Gestionați accesul pe echipe
Creați grupuri precum Finanțe, Echipa de proiect sau Conducere, apoi partajați dosarele relevante cu acele grupuri. Accesul grupului se aplică membrilor, reducând necesitatea păstrării unor înregistrări separate de partajare pentru fiecare.
Utilizați deliberat linkurile publice
Un link public permite oricărei persoane care deține URL-ul să acceseze conținutul partajat fără autentificare. Stabiliți o expirare sau dezactivați-l când nu mai este necesar. Utilizați utilizatori nominalizați când accesul trebuie să depindă de identitate. Linkurile publice nu sunt disponibile în planul de probă.
Exemplu: un proiect pentru client. Oferiți echipei interne acces de editare la dosarul său de lucru. Partajați livrabilele selectate cu clientul cu acces de vizualizare și utilizați un dosar separat Numai încărcare pentru fișierele primite. Astfel, fiecare grup are un loc clar de lucru, fără a primi același acces la toate.
Protejați accesul și vedeți cum sunt utilizate fișierele
Stabiliți reguli de securitate pentru întreaga organizație
Folderit oferă stocare criptată pe 256 de biți și conexiuni criptate. Administratorii pot impune autentificarea cu doi factori și configura reguli de parole și restricții IP prin Politica de securitate.
Consultați informațiile despre securitate și confidențialitate și Centrul de încredere când evaluați serviciul în raport cu cerințele organizației. Setările de acces și procedurile interne rămân parte a propriei configurații.
Verificați activitatea printr-un jurnal de audit
Utilizați jurnalul global de audit pentru a filtra evenimentele după utilizator, dată, domeniul resursei sau acțiune. Exportați rezultatele în XLSX, ODS sau CSV când trebuie să verificați descărcările, ștergerile sau alte activități.
Activitatea utilizatorilor nominalizați poate fi legată de un cont. Vizitatorii linkurilor publice sunt anonimi, astfel încât înregistrările lor de audit folosesc informații tehnice, precum adresa IP, nu identitatea unui utilizator autentificat.
Migrați echipa cu un plan clar
Începeți cu un proiect sau departament reprezentativ. Conveniți structura dosarelor, câmpurile și accesul, apoi testați încărcarea, căutarea, editarea și partajarea câtorva fișiere reale înainte de a muta totul.
Putem păstra dosarele și metadatele existente?
Puteți încărca structurile existente de dosare. Pentru transferuri mai mari, opțiunile de migrare includ Folderit Sync, loturi ZIP și un transfer SFTP convenit.
Metadatele din alt sistem necesită propria mapare. Dacă sunt disponibile în Excel sau CSV, contactați Folderit pentru confirmarea formatului câmpurilor și a modului de asociere a rândurilor cu fișierele. O încărcare de dosar singură nu stabilește acea mapare.
Câtă stocare și câți utilizatori sunt incluși?
Planul Mini începe de la 45 EUR pe lună plus TVA și include 5 utilizatori și 150 GB de stocare. Fiecare plan are limite definite pentru utilizatori și stocare; prețul unui plan nu înseamnă utilizatori nelimitați. Verificați prețurile curente pentru opțiunile de facturare și funcțiile incluse în fiecare plan.
Medium adaugă funcții precum metadate personalizate și automatizarea retenției. Tailor adaugă permisiuni granulare, fluxuri avansate, eForms, SSO și acces API.
Ne putem descărca din nou fișierele?
Da. Descărcați fișiere individuale, dosare sau fișierele și dosarele contului utilizând în Folderit opțiunile de export. Descărcările dosarelor sunt împachetate ca fișiere ZIP. Pentru colecții mari, descărcați secțiuni sau dosare mai mici; jurnalele de audit și rapoartele de metadate au exporturi separate.
Există o opțiune on-premises?
Da. Folderit on-premises este disponibil pentru organizațiile care trebuie să găzduiască sistemul în infrastructura proprie. Discutați cu Folderit implementarea, capacitatea și cerințele de operare înainte de a alege această cale.
Încercați-l cu fișierele utilizate de echipă
Configurați un dosar de lucru, invitați un coleg și vedeți cum se potrivesc căutarea, versiunile și permisiunile activității zilnice.