Software de control al documentelor ISO

Controlul documentelor nu ar trebui să depindă de un tabel

O unitate partajată poate stoca o procedură operațională. Partea dificilă este controlul activităților din jurul ei: cine o poate modifica, cine trebuie să o revizuiască, dacă noua versiune a fost aprobată, cine trebuie să confirme citirea modificării, când urmează următoarea revizuire și ce s-a întâmplat cu versiunea precedentă.

Folderit păstrează aceste controale împreună cu documentul. Versiunile, metadatele, permisiunile, fluxurile, mementourile, retenția și istoricul de audit rămân conectate. Astfel, controlul documentelor face parte din activitatea curentă și nu trebuie reconstituit înaintea unui audit.

Un ciclu de viață controlat, de la ciornă până la arhivă

1. Creați sau actualizați documentul
Încărcați un document existent sau creați și editați documente Microsoft Office prin integrarea Office 365. Versiunile noi rămân asociate aceluiași document, în loc să devină fișiere numite „SOP-final-v2-NOU”.

2. Trimiteți-l prin procesul adecvat de revizuire și aprobare
Îndrumați documentele prin fluxuri secvențiale, paralele sau personalizate. Diferite etape pot include revizuirea, aprobarea, Folderit eSign, confirmarea citirii și alte sarcini de lucru.

3. Puneți-l la dispoziția persoanelor potrivite
După finalizarea unui flux, Folderit poate muta automat documentul într-un alt folder controlat. Destinația poate avea propriile permisiuni și fluxuri.

4. Colectați confirmările de citire acolo unde sunt necesare
Când o procedură operațională, politică sau instrucțiune se modifică, trimiteți-o utilizatorilor ori grupurilor relevante pentru confirmarea citirii. Folderit înregistrează cine a confirmat documentul și când.

5. Revizuiți, păstrați sau înlocuiți documentul
Folosiți termene, mementouri și reguli de retenție pentru revizuirile periodice, datele de expirare și păstrarea evidențelor. Când documentul se modifică din nou, versiunile precedente rămân disponibile în istoricul său.

Documente și evidențe QMS în același sistem

Un sistem de management al calității nu cuprinde numai documente Word și PDF controlate. El produce și evidențe: incidente, neconformități, acțiuni corective și preventive (CAPA), constatări de audit, inspecții, evidențe ale echipamentelor, evaluări ale furnizorilor, cereri de modificare și multe altele.

Cu Folderit eForms le puteți crea ca înregistrări structurate, în loc să întrețineți tabele separate. Administratorii definesc câmpurile pe care utilizatorii trebuie să le completeze: text, date, numere, selecții, utilizatori, relații, tabele și fișiere atașate.

Informațiile introduse într-un formular devin metadate în care se poate căuta. Puteți afișa câmpurile sub formă de coloane, filtra înregistrările după valori și folosi aceleași permisiuni, fluxuri, mementouri, setări de retenție și jurnal de audit ca pentru celelalte elemente Folderit.

De exemplu, puteți crea un formular de Neconformitate internă care să includă departamentul, data descoperirii, gravitatea, descrierea, persoana responsabilă, acțiunea corectivă și termenul de finalizare. Înregistrarea trimisă poate urma fluxul configurat pentru acțiuni corective și poate fi păstrată împreună cu documentele justificative.

Ce pot controla echipele de calitate în Folderit

Istoric nelimitat al versiunilor documentelor
Păstrați versiunile anterioare împreună cu documentul și previzualizați-le, descărcați-le sau restaurați-le la nevoie.

Aprobare, revizuire, confirmarea citirii și semnare electronică
Construiți procesul de care are nevoie sistemul dumneavoastră QMS, în loc să adaptați procedura la un flux rigid. Fluxurile pot combina etape secvențiale și paralele, iar pe aceeași versiune de fișier pot fi utilizate fluxuri diferite.

Fluxuri automate
Porniți automat un flux când un document este adăugat într-un folder și mutați documentul automat după finalizarea procesului. Astfel puteți separa ciornele, documentele în curs de revizuire și documentele publicate pentru utilizare.

Revizuire periodică și urmărirea expirărilor
Folosiți termene, mementouri recurente și rapoarte administrative pentru a vedea ce documente necesită atenție, fără a întreține un tabel separat pentru revizuiri.

Numerotare controlată a documentelor
Creați scheme de numerotare pe baza metadatelor, astfel încât procedurile operaționale și celelalte documente controlate să respecte consecvent regulile de denumire și numerotare ale organizației.

Metadate obligatorii
Definiți metadate precum tipul documentului, departamentul, responsabilul, data intrării în vigoare, data revizuirii sau nivelul de confidențialitate. Modelele de metadate de la nivel de folder pot face câmpurile obligatorii.

Permisiuni de acces detaliate
Oferiți drepturi de numai previzualizare, numai încărcare, vizualizare sau editare și aplicați controale suplimentare pentru descărcare, partajare, administrare și vizibilitatea jurnalului de audit. Accesul poate fi controlat la nivel de cont, secțiune, folder și element individual.

Jurnal de audit și dovezile fluxurilor
Activitatea utilizatorilor și a sistemului este înregistrată, iar informațiile de audit pot fi exportate când aveți nevoie de dovezi privind accesul la documente, modificările sau deciziile din fluxuri.

Regăsire rapidă în timpul unui audit
Găsiți documentele după metadate, etichete, date, termene sau text integral. OCR permite și căutarea în PDF-uri scanate și imagini.

Retenția documentelor
Aplicați perioade de retenție unor elemente individuale sau unor foldere întregi, astfel încât evidențele calității să respecte politica de păstrare fără urmărire manuală separată.

Un exemplu practic de flux pentru proceduri

O procedură controlată ar putea începe într-un folder de Proceduri în lucru. Când o versiune nouă este pregătită, documentul este trimis responsabilului de proces pentru revizuire și apoi managerului de calitate pentru aprobare.

După aprobare, Folderit îl poate muta automat în folderul de Proceduri controlate. Angajații relevanți pot primi apoi o cerere de confirmare că au citit noua versiune. Se poate înregistra o dată de revizuire, iar mementourile pot fi trimise când se apropie următoarea verificare programată.

Dacă procedura este revizuită ulterior, noua versiune urmează din nou fluxul necesar, în timp ce versiunile precedente și istoricul lor rămân disponibile.

Util și dincolo de procedurile operaționale

• Manuale de calitate, politici și proceduri
• Proceduri operaționale standard (SOP)
• Instrucțiuni de lucru și modele controlate
• Neconformități și evidențe CAPA
• Constatări ale auditurilor interne și externe
• Rapoarte de incidente și abateri
• Instruire și confirmări de citire a documentelor
• Evidențe ale echipamentelor, etalonărilor și mentenanței
• Documentația și evaluările furnizorilor
• Certificate și alte documente cu date de expirare sau revizuire
• Documente externe care trebuie păstrate cu acces controlat

Sprijin pentru sisteme de calitate și management bazate pe ISO

Folderit poate fi configurat în jurul controalelor documentelor și evidențelor pe care organizația le-a definit pentru sistemul său de management. Se potrivește echipelor care lucrează cu ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 și alte standarde pentru care informația documentată controlată, trasabilitatea și dovezile sunt importante.

Software-ul nu dictează cum trebuie să funcționeze sistemul QMS. Dumneavoastră definiți tipurile de documente, responsabilitățile, metadatele, intervalele de revizuire, traseele de aprobare, regulile de acces și perioadele de retenție. Folderit oferă instrumentele pentru aplicarea lor consecventă.

Controale de securitate pentru documentația QMS sensibilă

• Criptare AES de 256 de biți pentru datele stocate
• Conexiuni criptate pentru datele în tranzit
• Autentificare în doi pași (2FA), inclusiv politici care o fac obligatorie
• Politici de parole și liste de adrese IP permise
• Integrare SSO cu Microsoft Entra ID, Google și Okta
• Permisiuni detaliate pentru utilizatori, grupuri și administratori
• Jurnal de audit pentru activitatea utilizatorilor și a sistemului
• Copii de siguranță triple pe infrastructura AWS
• Filigranare dinamică opțională pentru previzualizări și descărcări

Aflați mai multe despre securitatea Folderit, fluxurile automate de aprobare, semnarea electronică și jurnalul de audit.

Vedeți cum ar putea funcționa sistemul dumneavoastră QMS în Folderit

Nu trebuie să reconstruiți sistemul de calitate în jurul software-ului. Prezentați-ne structura actuală a documentelor, procesul de aprobare sau tabelul de revizuire și vă putem arăta cum poate fi gestionat același proces în Folderit.

Începeți o perioadă de probă gratuită sau solicitați o demonstrație pentru a vedea cum poate fi configurat Folderit pentru sistemul dumneavoastră QMS.

Probă gratuită de 14 zile. Nu este necesar un card de credit.