Săriți la conținutul principal
Cu ce vă putem ajuta?

Conectarea Folderit la Microsoft Power Automate

← Toate subiectele

Utilizați Folderit DMS connector for Microsoft Power Automate pentru a conecta gestionarea documentelor la alte aplicații de afaceri. Creați fluxuri care creează foldere, găsesc documente, transferă fișiere, adaugă versiuni, actualizează metadate sau pornesc fluxuri Folderit configurate.

Disponibilitate — actualizat la 27 octombrie 2026: Microsoft a finalizat certificarea și publicarea, iar Partner Center raportează conectorul ca Live. Disponibilitatea poate varia în timpul lansării: ultima noastră verificare într-un mediu Power Automate obișnuit nu afișa încă conectorul public Folderit DMS. Pașii de mai jos se aplică după apariția în mediul dvs. Dacă nu îl găsiți, contactați Folderit pentru disponibilitatea actuală, în loc să alegeți un conector personalizat fără legătură.

Implementări acceptate: Ghidul acoperă serviciul cloud standard Folderit. Implementările dedicate, domeniile Folderit personalizate și instalările locale nu sunt acceptate momentan de acest conector publicat.

Ghidul acoperă cerințele preliminare, configurarea pe cont propriu, conectarea contului, primul flux, maparea conținutului fișierelor, exemple practice, Microsoft Copilot și depanarea.

Înainte de a începe

  • Un cont Folderit cu acces API și permisiune pentru documentele și folderele vizate. Consultați accesul API Folderit sau întrebați administratorul.
  • Un cont Microsoft de serviciu sau școală, acces la mediul Power Automate vizat și licență pentru conectori premium. Nu toate abonamentele Microsoft 365 includ aceste drepturi. Verificați îndrumările actuale Microsoft privind licențierea Power Automate.
  • Conectorul Folderit DMS trebuie să fie disponibil în mediu și permis de politicile Power Platform ale organizației.
  • Pentru un flux cu Outlook, SharePoint, Teams, contabilitate sau altă aplicație, aveți nevoie și de contul și conexiunea serviciului respectiv.

Alegeți un document mic, nesensibil și un folder de test etichetat clar pentru primul flux. Transferurile prin acest conector sunt limitate momentan la 10 MiB per fișier.

Conectați contul Folderit

  1. Deschideți Microsoft Power Automate și selectați mediul unde rulează fluxul.
  2. Deschideți Connections, alegeți New connection și căutați Folderit DMS. Conexiunile pot fi disponibile în meniul More.
  3. Selectați conectorul publicat Folderit DMS și opțiunea de creare a conexiunii.
  4. Finalizați autentificarea și autorizarea Folderit. Utilizați un utilizator Folderit cu acces la contul, folderele și documentele necesare.
  5. Reveniți în Power Automate și confirmați conexiunea activă. Selectați-o când adăugați acțiuni Folderit în flux.

Conexiunea Folderit utilizează permisiunile existente ale utilizatorului autentificat. Autentificarea Microsoft și autorizarea Folderit sunt separate. Nu puneți secrete de client OAuth în câmpurile fluxului, metadate sau mesaje către asistență.

Nu găsiți Folderit DMS? Verificați nota de disponibilitate și politicile organizației. Conectorii specifici entității găzduite numiți Folderit sau Folderit Development sunt resurse personalizate separate; existența lor nu confirmă disponibilitatea conectorului public.

Ce poate face conectorul

Conectorul actual oferă 19 acțiuni:

  • Conturi: List accounts; Get account.
  • Dosare List root folders; List child folders; Get folder; Create folder.
  • Căutare și înregistrări: Search records; Get record; Get file; List folder contents.
  • Transferuri și versiuni: Upload file; Download file; Add file version; List file versions.
  • Metadate List metadata fields; Get metadata; Update metadata.
  • Fluxuri de lucru List startable workflows; Start workflow.

Conectorul oferă momentan acțiuni, fără declanșator de eveniment Folderit. Porniți fluxul cu buton manual, programare sau eveniment acceptat din altă aplicație. Verificarea programată a fișierelor noi necesită stare salvată proprie pentru a separa înregistrările noi de cele procesate.

UID-urile de cont, folder, fișier, înregistrare, flux și câmp de metadate identifică resurse diferite. Utilizați identificatorul întors de acțiunea Folderit corespunzătoare; numele documentului nu este UID său. Folosiți selectoarele de cont și folder unde există.

Configurați în propriul mediu

Puteți configura fluxurile cu propriile conturi Microsoft și Folderit. Personalul Folderit nu are nevoie de acces la entitatea găzduită sau documente. Organizația poate trebui să ofere licența Microsoft, să permită conectorul sau să vă acorde dreptul de a crea fluxuri.

  1. Verificați întâi disponibilitatea. Căutați conectorul public Folderit DMS în Conexiune nouă. Dacă lipsește, așteptați disponibilitatea în mediu; importarea unui conector privat și configurarea acreditărilor OAuth reprezintă alt proces de administrator/dezvoltator.
  2. Conectați propriile conturi. Utilizați conexiunile Microsoft ale serviciilor sursă și propria conexiune Folderit autorizată. Descărcarea unui flux nu vă poate furniza autentificarea sau acorda acces la documente.
  3. Alegeți sursă și destinație restrânse. Începeți cu un folder de e-mail sau de bibliotecă dedicat și un folder Folderit de test etichetat. Confirmați contul și destinația prin selectoare ori Get account / Get folder.
  4. Rulați exemplul de căutare manuală de mai jos. Confirmați un rezultat cunoscut și unul gol înainte de a adăuga scrierea documentelor.
  5. Testați fișierele și evenimentele repetate. Folosiți un document mic nesensibil, verificați octeții salvați și destinația și confirmați că același eveniment nu produce a doua încărcare. Păstrați scrierile incerte pentru inspecție, fără repetare automată.

Exemplele descriu fluxuri pe care le configurați, nu linkuri către șabloane gata de import. La importarea unui pachet, clienții aleg propriile conexiuni și destinații. Microsoft cere rolul Environment Maker pentru importuri de pachete fără soluție; administratorul poate confirma permisiunile mediului. Consultați ghidul Microsoft de export/import al fluxurilor.

Evitați duplicatele și recuperați un transfer eșuat

Pentru fluxuri care salvează documente, țineți o înregistrare de urmărire pentru fiecare element sursă și destinație. Rezervați identitatea înainte de încărcare, verificați fișierul în contul și folderul Folderit vizate și marcați Completed doar după verificare. Un eveniment repetat cu aceeași identitate completă și înregistrare Completed verificată trebuie să omită încărcarea. O înregistrare Reserved sau NeedsReview existentă trebuie să oprească procesul pentru verificare. Numele fișierelor nu oferă singure protecție fiabilă împotriva duplicatelor.

Dacă încărcarea reușește, dar actualizarea urmăririi eșuează, nu încărcați din nou. Inspectați acțiunea eșuată, ID-ul exact, destinația și octeții salvați. După verificarea independentă a fișierului, reconciliați înregistrarea existentă. Nu ștergeți rezervarea doar pentru a permite repetarea: o scriere eșuată sau expirată poate să fi salvat deja documentul. Pentru e-mail cu mai multe atașamente, omiteți numai atașamentul finalizat, pentru a procesa restul.

Configurarea listei SharePoint: impuneți unicitatea cheii de urmărire. Dacă importați lista din CSV, verificați câmpul State cu o singură alegere și valorile dorite. Importul CSV poate atribui nume interne precum field_1, chiar dacă sunt afișate FullKey sau RunId. Folosiți tokenurile dinamice etichetate ale designerului sau verificați o ieșire Get/Create item mică, sintetică, înainte de expresii ce presupun numele intern al coloanei.

Legați tratarea erorii de propria rezervare. Actualizați exact rândul creat de execuția respectivă numai după confirmarea creării. Dacă rezervarea a eșuat, nu modificați rândul unei execuții anterioare. Recitiți înainte de NeedsReview și păstrați identitatea completă a sursei, ID-ul original al execuției și ID-ul cunoscut al fișierului salvat. O înregistrare finalizată trebuie să rămână Completed.

Configurați ramuri de eroare care păstrează rezervarea și raportează transferul incomplet, nu succesul în mod tacit. Consultați ghidul Microsoft pentru Run after, Scopes și erori. Instrucțiunile sunt pentru fluxurile configurate de dvs.; nu fac exemplele șabloane gata de import.

Atașamente Microsoft Forms: întrebările de încărcare sunt disponibile respondenților din organizație. Fișierele formularelor individuale sunt în OneDrive-ul proprietarului, iar cele ale formularelor de grup în site-ul SharePoint al grupului. Preluarea necesită conexiunea de stocare corespunzătoare. Consultați cerințele Microsoft pentru încărcare.

Creați primul flux: găsiți un document

  1. În Power Automate, alegeți Create → Instant cloud flow și selectați Manually trigger a flow.
  2. Adăugați o intrare text pentru expresia căutată, precum o referință de proiect.
  3. Adăugați acțiunea Search records Folderit DMS și selectați conexiunea Folderit.
  4. Alegeți contul. Mapați intrarea text la query, limitați opțional căutarea la folder prin parentUid și selectați tipul înregistrării. Începeți cu limit egal cu 5 și offset egal cu 0.
  5. Salvați fluxul și testați manual cu o referință cunoscută.
  6. Deschideți istoricul și inspectați rezultatele reale. Confirmați că numele și UID-urile returnate identifică documentele vizate. Testați și o expresie fără rezultate.
  7. Adăugați un pas ulterior dacă trebuie, de exemplu afișarea numelor în Teams. Configurați conexiunea aplicației și testați destinatarul și ieșirea.

Exemplul este un flux pe care îl configurați în propriul mediu. Un rezultat gol înseamnă că nu s-a returnat o înregistrare corespunzătoare în domeniul selectat și accesul utilizatorului conectat.

Salvați un document primit în Folderit

Un flux tipic începe cu un eveniment din altă aplicație, preia conținutul fișierului, apoi apelează Upload file. De exemplu, un flux de atașamente Outlook necesită declanșatorul Outlook și pasul de conținut al atașamentului înaintea acțiunii Folderit.

  • accountUid: contul Folderit care deține destinația.
  • folderUid: UID exact al folderului destinație.
  • fileName: numele documentului, inclusiv extensia.
  • contentType: tipul MIME, precum application/pdf.
  • fileContent: octeții fișierului codificați base64.

Utilizați conținutul real din acțiunea sursă, nu un URL de previzualizare web. În designerul Power Automate, intrarea conținutului are semantică binară/de octeți: selectați tokenul binar File Content al sursei. Dacă aveți deja text base64, convertiți-l cu base64ToBinary(...) înainte de mapare. Un șir base64 simplu transmis direct poate fi codificat a doua oară, salvând text în locul documentului original. Cererea brută a conectorului folosește base64 la transmitere; designerul gestionează serializarea. Verificați octeții salvați, nu doar starea reușită.

Maparea conținutului SharePoint: în Get file content using path, setați parametrul avansat Infer content type la No și mapați ieșirea binară File Content. Dacă extrageți textul base64 $content, reconvertiți-l cu base64ToBinary(...) înainte de încărcare. Cu inferența activată, un fișier text poate reveni ca șir simplu; selectarea $content din acel șir eșuează. Verificați octeții salvați cu acțiunea sursă și tipurile de fișier alese înainte de activare.

Pentru Upload file și Add file version, setați politica de reîncercare automată la None. Păstrați un identificator stabil al evenimentului sau documentului în registrul fluxului și verificați-l înainte de scriere, ca evenimentele repetate să nu creeze duplicate sau versiuni duble. Cheia de corelare a auditului, dacă este folosită, nu este un mecanism de prevenire a duplicatelor.

Descărcați un fișier pentru alt pas

Adăugați Download file, selectați contul și furnizați UID exact al fișierului. Ieșirea include fileContent, contentType, byteLength și sha256.

Când următoarea acțiune așteaptă conținut binar, utilizați această expresie într-un pas Compose:

base64ToBinary(body('Download_file')?['fileContent'])

Înlocuiți Download_file cu numele intern real al acțiunii dacă diferă. Mapați ieșirea Compose la conținutul fișierului din aplicația destinatară. Poate furniza, de exemplu, un atașament e-mail sau conținut pentru crearea unui fișier în alt serviciu.

Un răspuns de descărcare HTTP 202 înseamnă că fișierul este încă în pregătire. Reîncercați citirea mai târziu și continuați acțiunea dependentă de conținut numai după disponibilitatea fișierului.

Versiuni, metadate și fluxuri Folderit

Utilizați Add file version când documentul revizuit trebuie să rămână asociat aceluiași UID de fișier Folderit. Utilizați List file versions pentru revizii. Încărcarea unui fișier separat și adăugarea unei versiuni sunt operații diferite.

Utilizați List metadata fields pentru UID-urile și tipurile câmpurilor existente, apoi citiți sau actualizați valorile. Update metadata acceptă un tablou fieldsJson cu metaUid și value pentru fiecare câmp. Acțiunea actuală acceptă câmpuri scalare cu o singură valoare; valorile multiple, tabelele, referințele de utilizator/entitate și scrierile datetime nu sunt acceptate momentan. Nu creează definiții de metadate. Inspectați actualizarea eșuată înainte de reîncercare, deoarece lotul din backend poate să fi modificat unele valori.

Pentru a lansa un flux eligibil existent, apelați List startable workflows pentru înregistrarea țintă. Transmiteți workflowUid returnat și triggerId exact de pornire manuală la Start workflow. Pornirea reușită pune fluxul în coadă; nu confirmă finalizarea aprobărilor sau pașilor ulteriori. Acțiunea pornește o configurație existentă, nu creează un design de flux.

Exemple practice Power Automate

Aceste scenarii se pot construi din acțiunile conectorului. Fiecare necesită propriul declanșator sursă, mapare, conexiuni externe și testare.

  • E-mail primit: stocați atașamentele selectate în folderul Folderit corect.
  • Preluare din SharePoint: copiați un document nou în Folderit.
  • Preluare din OneDrive: arhivați documentele care ajung într-un folder sursă selectat.
  • Trimiteri de formulare: stocați documentele încărcate și scrieți valorile furnizate în câmpuri compatibile de metadate.
  • Contabilitate arhivați PDF-urile facturilor generate și înregistrați referințele.
  • Contracte semnate: stocați PDF semnat returnat de serviciul de semnătură conectat.
  • Integrarea clienților: creați un folder de client la crearea înregistrării CRM.
  • Configurarea proiectului: creați folderul proiectului și subfoldere standard.
  • Clasare lunară: creați foldere an/lună programat.
  • Generarea documentelor: salvați un PDF sau fișier Word produs de altă aplicație.
  • Revizii de documente: adăugați contractul sau raportul revizuit ca versiune nouă.
  • Referințe de client: scrieți identificatori CRM sau ERP în metadate.
  • Găsirea documentelor: căutați într-un cont sau folder de proiect selectat.
  • Căutare în Teams: afișați numele documentelor găsite într-un flux Teams configurat.
  • Livrare controlată: descărcați fișierul curent pentru un e-mail autorizat sau procesul altei aplicații.
  • Registru de documente: listați conținutul folderului și citiți metadatele într-un registru Excel.
  • Notificări de versiune: comparați ID-urile versiunilor curente cu starea salvată și raportați modificările.
  • Rezumat zilnic: comparați listele programate ale folderului cu ID-urile procesate anterior.
  • Pornirea fluxului: încărcați un document și porniți fluxul Folderit configurat.
  • Îmbogățire cu AI: procesați textul extras cu un serviciu AI aprobat și scrieți rezultatele verificate în câmpuri compatibile.

Utilizați Folderit cu Microsoft Copilot

Puteți configura un Copilot Studio agent să folosească acțiunile conectorului Folderit ca instrumente. Un agent poate transforma o cerere precum „Find the contract for Acme” într-o căutare delimitată, citi metadate, crea un folder sau porni un flux eligibil configurat. Consultați ghidul Microsoft pentru conectori ca instrumente ale agenților.

Un început practic este un agent doar pentru citire, cu acțiunile de căutare și metadate necesare. Configurați instrumentele Folderit cu acreditările utilizatorului, astfel încât fiecare să se conecteze cu propriul cont Folderit. Testați cu utilizatori diferiți și foldere restricționate înainte de partajare.

Pentru disponibilitate în Teams sau Microsoft 365 Copilot, configurați și publicați agentul pe canalul potrivit și finalizați distribuția organizației. Este o implementare separată de publicarea conectorului Power Automate. Consultați opțiunile Microsoft de publicare a agenților. Publicarea conectorului Folderit nu indexează automat întregul depozit în Copilot standard și nu instalează un agent Folderit gata pregătit.

Pentru rezumate, traduceri, clasificare sau extragerea valorilor facturilor, adăugați extragerea conținutului și procesarea AI. Octeții descărcați nu sunt automat text lizibil. Power Automate acceptă acțiunea Run a prompt a AI Builder; formatele, regiunile, licențierea și capacitatea AI depind de serviciul ales. Verificați valorile generate înainte de decizii sau actualizări. Documentele trimise unui serviciu AI sunt procesate conform configurației și termenilor acelui serviciu.

Exemplele Copilot și AI necesită configurare și testare. Nu sunt șabloane publice Folderit Copilot gata de utilizare, furnizate de conector.

Depanare

  • Conectorul lipsește: verificați nota de lansare, mediul selectat și politicile organizației. Contactați Folderit dacă nu este disponibil conectorul public.
  • Este necesară licență premium: cereți administratorului Microsoft să verifice drepturile utilizatorului sau fluxului. Licența gratuită Power Automate este limitată la conectori standard.
  • Conectarea sau accesarea înregistrării eșuează: verificați accesul API Folderit, utilizatorul autentificat, contul și permisiunile înregistrării.
  • Căutarea nu găsește rezultate: verificați expresia, contul, folderul, tipul și accesul utilizatorului. Inspectați paginarea pentru rezultate mari.
  • Fișierul nu poate fi citit după transfer: verificați maparea conținutului, MIME, numele și conversia base64. Începeți cu un fișier mic cunoscut.
  • Fișierul este prea mare conectorul limitează momentan transferurile la 10 MiB. Este limita conectorului, nu limita generală de încărcare Folderit.
  • Document sau versiune duplicată: verificați deduplicarea evenimentului sursă și dezactivați reîncercările automate la încărcări și versiuni.
  • Actualizarea metadatelor eșuează: confirmați UID, tipul și structura cu o singură valoare acceptată, apoi recitiți înregistrarea înainte de reîncercare.
  • Fluxul a pornit, dar nu s-a terminat: inspectați fluxul în Folderit. O pornire în coadă nu este rezultatul final al aprobării.

Verificați configurarea comună înaintea primului transfer

  1. Confirmați ID-urile Folderit complete. UID-urile de cont și folder au exact 10 litere, cifre, liniuțe de subliniere sau cratime. Nu scurtați valoarea lipită și nu folosiți un URL din browser drept UID. Citiți contul și folderul prin propria conexiune și confirmați numele și permisiunile înainte de scriere.
  2. Utilizați adresa site-ului SharePoint. Site Address este URL site-ului, precum https://example.sharepoint.com/sites/Automation, nu un link la listă, bibliotecă sau fișier partajat. GUID-ul listei de urmărire este separat. Utilizați site-ul și lista propriei organizații.
  3. Finalizați setările listei de urmărire. Importarea unui CSV nu asigură deduplicarea. Verificați unicitatea Title și câmpul State cu o singură opțiune și valorile dorite. Folosiți tokenuri etichetate sau verificați numele interne reale; numele afișat nu este întotdeauna proprietatea expresiei.

Acești pași sunt îndrumări de configurare, nu un pachet gata de import. Începeți cu document sintetic și destinație de test. Verificați contul, folderul, UID, dimensiunea și octeții descărcați, apoi testați repetarea înainte de activarea declanșatorului sursă.

Verificați documentul salvat înainte de activarea fluxului

O execuție verde și un nume identic nu confirmă salvarea corectă. Testați cu un fișier mic nesensibil și verificați copia reală:

  1. Descărcați copiile corecte. Păstrați versiunea sursă folosită de flux, apoi descărcați fișierul din contul și folderul Folderit vizate. Confirmați UID și dimensiunea. Comparația cu o sursă modificată ulterior poate induce în eroare.
  2. Comparați conținutul local. Puneți copiile cu nume diferite într-un folder local. Comenzile opționale de mai jos calculează amprente SHA-256; citesc fișierele de pe calculator. Înlocuiți căile exemplu cu cele două căi reale.
  3. Verificați rezultatul și înregistrarea de urmărire. Ambele fișiere trebuie citite cu succes și valorile SHA-256 complete trebuie să coincidă. O eroare de citire sau un hash diferit înseamnă transfer neverificat. Potrivirea conținutului nu verifică UID la distanță, destinația sau repetarea și nu autorizează eliberarea unui Reserved / NeedsReview.

Windows PowerShell

Rulați în folderul celor două copii. Comparați valorile complete din coloana Hash. Consultați referința Microsoft Get-FileHash.

Get-FileHash -Algorithm SHA256 -LiteralPath '.\source-file.pdf'
Get-FileHash -Algorithm SHA256 -LiteralPath '.\folderit-copy.pdf'

Terminal macOS

Rulați în folderul celor două copii. Comparați hashul complet de la începutul fiecărei linii:

shasum -a 256 -b -- './source-file.pdf' './folderit-copy.pdf'

Dacă diferă, păstrați transferul pentru verificare. Inspectați versiunea sursă și maparea nativă a conținutului înainte de alt test. Nu reîncărcați și nu eliminați rezervarea doar fiindcă verificarea a eșuat. Corectați cauza și reconciliați transferul existent prin procedura de recuperare.

Înțelegeți un transfer eșuat sau incomplet

  • Execuția este verde, dar fișierul salvat nu poate fi citit. Reușita acțiunii nu dovedește corectitudinea octeților. Mapați tokenul binar File Content al sursei în câmpul nativ Folderit. Pentru un șir base64 existent, utilizați base64ToBinary(...) o singură dată pentru intrarea de octeți; nu aplicați iar base64(). Comparați descărcarea cu sursa înainte de a raporta finalizarea.
  • SharePoint raportează că un String nu are proprietatea $content. Setați Infer content type la No la citirea conținutului și inspectați o ieșire sintetică înainte de selectarea $content. Confirmați maparea binară reală în loc să adăugați o alternativă unei expresii deja defecte.
  • Title duplicat este respins sau urmărirea indică Reserved / NeedsReview. Inspectați rândul existent și istoricul. Oprirea intenționată a duplicatului poate lăsa o execuție Failed cu toate scrierile Folderit omise. Repetarea unui transfer finalizat trebuie să urmeze ramura de omitere pentru identitate exactă. Rezervarea eșuată sau scrierea incertă nu autorizează niciodată altă încărcare. Păstrați rândul și urmați finalizarea și recuperarea; nu dezactivați unicitatea, nu ștergeți rezervarea și nu retrimiteți orbește.
  • Outlook nu poate citi un atașament. Confirmați că același cont de serviciu conectat are o cutie Exchange accesibilă și permisiunile necesare pentru cutii partajate. Autentificarea reușită nu dovedește accesul la cutie. Ghidul conectorului Outlook Microsoft recomandă Get Attachment (V2) când descărcările declanșatorului expiră și descrie evenimente duplicate și limitele mesajelor protejate.
  • Descărcarea întoarce 202 sau există folderul Forms fără fișierul răspunsului. Pregătirea descărcării nu este verificare finalizată: reîncercați numai citirea, în limitele unei politici. Pentru Forms, crearea folderului, textul răspunsului și fiecare atașament trebuie urmărite separat. Folderul finalizat nu finalizează pasul neterminat al fișierului. Blocați scrierile incerte în timp ce verificați destinația exactă salvată.

Pentru ajutor, contactați Folderit cu numele acțiunii, textul erorii, ora și o descriere nesensibilă a procesului. Nu includeți parole, secrete de client, tokenuri sau conținut confidențial în mesaje.

Ghiduri conexe: integrări Folderit, conectarea Folderit la Zapier și documentația API Folderit. Pentru directorul public Microsoft, consultați referința conectorului.