Software de arhivare a fișierelor
Păstrați munca încheiată ușor de găsit. Software-ul Folderit de arhivare a fișierelor reunește documentele, setările de retenție și controalele de acces într-o singură arhivă căutabilă.
Stocați fișierele proiectelor încheiate, contractele semnate, documentele financiare și evidențele mai vechi ale companiei, cu contextul de care veți avea nevoie ulterior. Organizați-le după departament, client sau proiect, apoi permiteți persoanelor autorizate să regăsească fișierul potrivit fără să caute prin unități vechi și șiruri de e-mailuri.
Oferiți fișierelor finalizate un loc clar
O arhivă funcționează cel mai bine când oamenii știu ce îi aparține și cum să regăsească documentele. Începeți cu o structură care corespunde activității, apoi adăugați datele și identificatorii care fac fiecare fișier recognoscibil.
- Importați fișiere și dosare.Încărcați fișiere individuale sau structuri de dosare existente. Folderit acceptă fișiere de până la 50 GB fiecare. Suportul pentru stocare este mai larg decât cel pentru previzualizare și OCR, astfel încât formatele specializate pot necesita aplicația originală pentru deschidere.
- Adăugați metadate utile pentru arhivă.Utilizați câmpuri precum numărul proiectului, departamentul, contrapartea și data finalizării. Configurați șabloane de metadate pentru dosare și afișați câmpurile-cheie sub formă de coloane, reducând necesitatea codificării tuturor informațiilor în denumirea fișierului.
- Decideți când este pregătită munca pentru arhivare.Mutați fișierele finalizate în arhivă sau configurați un flux de lucru care să mute un element după aprobarea cu succes. Dacă arhivarea depinde de timpul scurs, utilizați o regulă de retenție cu un dosar de arhivă ca destinație.
Exemplu: închiderea unui proiect. Păstrați predarea semnată, desenele finale și raportul de finalizare sub referința proiectului. Solicitați persoanelor responsabile aprobarea documentelor relevante, apoi utilizați dosarul de destinație configurat pentru elementele finalizate. Verificați accesul astfel încât echipa să poată consulta arhiva, dar numai persoanele desemnate să o poată actualiza.
Găsiți un document vechi fără să-i cunoașteți denumirea
Căutați după context sau conținut
Căutați în denumiri și metadate sau utilizați Căutare aprofundată pentru a căuta în documentele și scanările acceptate. Combinați un nume de client, o referință de proiect sau un departament cu un filtru de dosar ori dată pentru a restrânge rezultatele.
OCR și căutarea în conținut acceptă formate precum PDF, DOCX, PNG și JPG. Calitatea scanării și limba selectată influențează precizia OCR; conținutul XLSX nu este inclus în căutarea OCR în conținut.
Păstrați conectate informațiile justificative
Utilizați Elemente asociate pentru a conecta un contract la documentele justificative sau un dosar de proiect la evidențele relevante. Oamenii pot urma legătura din detaliile elementului, fără a întreține copii duplicate.
Rezultatele căutării respectă permisiunile de acces. Puteți exporta rezultatele cu metadate în Excel sau CSV când pregătiți o listă de fișiere pentru verificare.
Permiteți consultarea arhivei fără modificarea ei
Separați citirea de editare
Oferiți cititorilor acces de vizualizare pentru a previzualiza și descărca fișiere fără a modifica sau șterge conținutul stocat. Utilizați accesul de previzualizare când cineva trebuie să consulte fișierele acceptate în Folderit fără drept de descărcare sau tipărire.
Planul Tailor include permisiuni personalizate care vă permit configurarea acțiunilor individuale, precum actualizarea versiunilor, partajarea sau ștergerea. Stabiliți o dată de expirare a accesului pentru o persoană sau un grup când accesul trebuie să se încheie la o dată anume.
Vedeți versiunile și activitatea
Când o persoană autorizată trebuie să înlocuiască un fișier, istoricul versiunilor păstrează versiunile anterioare împreună cu cea curentă și metadatele comune. Controalele disponibile permit descărcarea sau restaurarea versiunilor anterioare.
Administratorii pot filtra jurnalul de audit după utilizator, dată, domeniu sau acțiune și îl pot exporta în XLSX, ODS sau CSV. Aceasta ajută la întrebări precum cine a descărcat un document sau când a fost șters un fișier.
Stabiliți reguli de securitate pentru echipă. În Folderit, setările politicii de securitate includ impunerea autentificării cu doi factori și restricții IP. Filigranarea dinamică este un supliment achiziționat separat. Consultați detaliile de securitate și confidențialitate în raport cu cerințele organizației.
Gestionați retenția și păstrați o cale de export
Alegeți cât timp rămân fișierele
Fișierele sunt păstrate implicit pe termen nelimitat. Cu automatizarea retenției în planurile Medium și Tailor, alegeți perioada, câmpul datei de început și acțiunea finală.
Acțiunea finală poate muta fișierele într-un dosar de arhivă, le poate trimite în coșul de reciclare sau le poate șterge definitiv. Arhivarea poate păstra ierarhia dosarelor. Regulile se pot extinde la subdosare, cu excepții individuale pentru fișiere sau dosare.
Afișați Sfârșitul retenției în lista dosarului și verificați datele apropiate în Panou de bord și rapoarte. Alegeți perioadele și acțiunile de eliminare conform politicii organizației.
Descărcați fișierele când aveți nevoie de ele
Descărcați fișierele sau dosarele selectate pentru un destinatar autorizat, o predare sau o copie locală. Fișierele individuale se descarcă în forma lor existentă; descărcările dosarelor sunt împachetate ca fișiere ZIP.
Puteți și să descărcați fișierele și dosarele unui cont. Pentru arhive mari, utilizați secțiuni sau dosare mai mici în locul unei singure descărcări supradimensionate. Jurnalele de audit și metadatele rezultatelor de căutare au propriile opțiuni de export.
Dacă trebuie să găzduiți sistemul în infrastructura proprie, descoperiți Folderit on-premises.
Întrebări de clarificat înainte de mutarea arhivei
Prin ce diferă o arhivă de fișiere de o copie de rezervă?
O arhivă păstrează fișierele reținute organizate și disponibile pentru consultare. O copie de rezervă este o copie de recuperare utilizată când datele sunt pierdute sau deteriorate. Structura arhivei, permisiunile și regulile de retenție au alt scop decât măsurile de recuperare; planificați-le pe ambele. Folderit oferă descărcări de fișiere și dosare pentru copii locale, alături de protecțiile serviciului găzduit descrise pe pagina de securitate.
Plasarea unui fișier într-o arhivă îl face numai pentru citire?
Un dosar numit „Arhivă” nu împiedică singur editările. Configurați accesul persoanelor și grupurilor care îl folosesc. Permisiunile de vizualizare și previzualizare îi împiedică pe acei destinatari să modifice conținutul stocat; editorii autorizați păstrează acțiunile permise de drepturile lor. Verificați accesul dosarului de destinație ca parte a configurării arhivei.
Pot păstra structura existentă de dosare?
Da. Folderit acceptă încărcarea dosarelor, iar opțiunea de retenție „Arhivare într-un dosar” poate păstra ierarhia existentă. Pentru importurile ZIP, urmați recomandările privind loturile din ghidul de încărcare. Testați mai întâi un dosar reprezentativ, verificând fișierele, metadatele și accesul înainte să mutați o arhivă mare.
Ce fac dacă am nevoie și de formulare și înregistrări active?
Aceeași platformă acceptă gestionarea digitală a înregistrărilor cu eForms, valori de câmp căutabile și fluxuri de lucru. Puteți gestiona înregistrările în desfășurare și fișierele finalizate într-un singur sistem, cu structuri de dosare și setări de acces diferite pentru fiecare.
Faceți arhiva mai ușor de utilizat
Încercați Folderit cu un eșantion de fișiere sau prezentați structura arhivei și cerințele de retenție într-o demonstrație.
Consultați planurile și funcțiile incluse.