Automatizarea fluxurilor de lucru cu documente

Obțineți aprobări formale și auditabile de la persoane sau grupuri definite, fără să urmăriți oamenii prin e-mail.

Configurați în câteva minute fluxuri de aprobare pentru facturi, contracte, comenzi de achiziție, politici, documente HR și orice altceva necesită o decizie obligatorie înainte de a continua. Aprobatorii văd documentul, o notă personalizată de la dumneavoastră, fișierele justificative și lista completă a celorlalți participanți. Pot aproba, respinge sau delega și pot lăsa un comentariu ori un atașament pentru a explica decizia.

Dacă un document este respins, încărcați o versiune revizuită și trimiteți-o pentru o nouă aprobare. Gestionarea versiunilor în Folderit păstrează intact istoricul complet, astfel încât nimic nu se pierde între runde. Fiecare decizie primește un marcaj temporal și este înregistrată în jurnalul de audit. Documentele aprobate și respinse pot fi exportate ca PDF-uri cu un rezumat complet al fluxului adăugat, păstrând fișierul original nemodificat.

Nu fiecare document necesită o decizie obligatorie. Uneori are nevoie doar să fie văzut mai întâi de persoanele potrivite.

Fluxurile de verificare permit direcționarea documentelor către unul sau mai mulți verificatori înainte de aprobare sau semnare. Utilizați-le pentru controlul calității, verificări de conformitate, verificare editorială sau orice proces intern în care feedbackul contează, dar nu este necesară o aprobare formală.

Ca toate fluxurile din Folderit, verificările acceptă configurații paralele, seriale sau cu pași personalizați, astfel încât să trimiteți tuturor simultan sau într-o anumită ordine. Fiecare acțiune este înregistrată cu marcaj temporal și identitatea verificatorului, asigurând claritate prin jurnalul de audit fără păstrarea manuală a evidențelor.

Aveți nevoie de confirmarea că un document a fost citit și înțeles, nu doar livrat?

Fluxurile de confirmare a citirii vă oferă o evidență structurată și auditabilă a persoanelor care au confirmat primirea și înțelegerea unui document. Este o capacitate esențială pentru orice automatizare documentară din organizație în care livrarea pasivă nu este suficientă.

Utilizările obișnuite includ politici HR, proceduri de sănătate și securitate, materiale de instruire, proceduri operaționale standard și notificări de reglementare, oriunde trebuie să demonstrați că personalul sau terții au fost informați corespunzător. Fiecare confirmare este înregistrată cu marcaj temporal și identitatea participantului. Evidența completă poate fi descărcată ca PDF de sinteză, în timp ce documentul original rămâne nemodificat, facilitând producerea dovezilor pentru audituri, verificări ISO sau controale de conformitate GDPR. Puteți utiliza și grupuri de utilizatori pentru a trimite simultan fluxuri de confirmare echipelor întregi.

Folderit eSign vă oferă un număr nelimitat de semnături electronice incluse în planul Tailor, fără servicii terțe sau taxe pentru fiecare semnătură.

Utilizați fluxurile eSign oriunde ar fi altfel necesară o semnătură olografă: contracte, acorduri de confidențialitate, acorduri cu furnizorii, aprobări ale clienților, documente de integrare. Părțile externe nu au nevoie de cont Folderit: primesc un link securizat prin e-mail și semnează direct din căsuța lor, ceea ce face soluția practică pentru echipe mixte și contrapărți externe.

Utilizați deja DocuSign? Folderit acceptă și această opțiune, disponibilă în planurile Medium și Tailor cu abonamentul DocuSign existent. Nu sunteți limitat la un singur furnizor de semnare. Pentru organizațiile care necesită semnături electronice calificate, Folderit acceptă și eID (XAdES/ASIC-E) pentru cărți electronice de identitate emise de autorități.