Cameră de date virtuală
Partajați documente confidențiale cu verificatori externi, controlând cine le poate vedea, ce poate face și când îi expiră accesul.
Folderit aduce instrumentele unei camere de date virtuale în sistemul de gestionare a documentelor: permisiuni pentru utilizatori nominalizați, acces numai pentru previzualizare, jurnale de audit și filigranare dinamică opțională. Pregătiți fișierele, partajați un dosar de verificare definit și păstrați supravegherea pe măsură ce munca avansează.
Oferiți fiecărui verificator accesul necesar sarcinii sale
O verificare de due diligence rareori impune ca fiecare destinatar să vadă toate fișierele. Partajați fișierele, dosarele sau secțiunile selectate cu utilizatori ori grupuri nominalizate, apoi alegeți un nivel de permisiune pentru fiecare. Păstrați documentele interne de lucru separate de materialul autorizat pentru divulgare.
| Ce îi trebuie destinatarului | Acces de utilizat |
|---|---|
| Citire fără descărcare | PrevizualizarePrevizualizați documentele acceptate fără controale de descărcare, tipărire, copiere de text sau editare. |
| Păstrarea unei copii pentru activitatea proprie | VizualizarePrevizualizați, descărcați și tipăriți fără a modifica sau șterge resursa stocată. |
| Pregătirea și revizuirea documentelor | EditarePermiteți echipei interne să actualizeze versiunile și metadatele, cu drepturi de editare și ștergere pentru resursa partajată. |
Consultați detaliile nivelurilor de permisiune. Tailor adaugă permisiuni personalizate pentru acțiuni individuale. Restricțiile previzualizării nu împiedică fotografierea ecranului.
Gestionați verificatorii în grupuri
Creați grupuri pentru persoanele implicate într-o verificare, precum consultanții juridici externi sau echipa financiară a cumpărătorului. Partajați numai dosarele relevante cu fiecare grup de utilizatori, astfel încât accesul să urmeze apartenența la grup.
Faceți previzualizările atribuibile
Cu suplimentul de filigranare, previzualizările afișează diagonal numele utilizatorului, plus data accesului, ora și numele fișierului în antet sau subsol. Opacitatea ajustabilă ajută la păstrarea lizibilității.
Exemplu: verificarea unui cumpărător. Echipa tranzacției pregătește documentele într-un dosar intern. Partajați situațiile financiare autorizate cu grupul financiar al cumpărătorului cu acces de previzualizare, iar situațiile aprobate pentru descărcare folosesc acces de vizualizare. Un dosar juridic separat este transmis verificatorilor juridici. Aceasta este o configurație exemplificativă; decideți sfera divulgării înainte să invitați destinatarii.
Vedeți activitatea și închideți accesul când se termină verificarea
Verificați jurnalul de audit
Administratorii pot filtra jurnalul global de audit după dată, utilizator, domeniul resursei și acțiune. Exportați rezultatele în XLSX, ODS sau CSV pentru verificare alături de evidențele proiectului.
Utilizați partajarea cu utilizatori nominalizați când aveți nevoie de activitate legată de un cont. O vizită anonimă prin link public nu stabilește identitatea vizitatorului.
Stabiliți un termen pentru acces
Atribuiți o dată și o oră la care permisiunea de partajare a unui utilizator sau grup să expire. Este util pentru o verificare limitată în timp sau o colaborare cu un consultant.
Expirarea elimină acea permisiune de partajare, nu fișierul. Verificați și celelalte căi de acces: un destinatar poate avea în continuare acces printr-un alt grup, un dosar părinte sau o altă înregistrare de partajare.
Controlul accesului depinde și de autentificare. Administratorii pot impune autentificarea cu doi factori, stabili reguli de parole și configura restricții IP prin Politica de securitate. Folderit oferă conexiuni criptate și stocare criptată pe 256 de biți; consultați Centrul de încredere în raport cu cerințele organizației.
Configurați o cameră în jurul verificării
- Definiți structura divulgăriiÎncepeți cu dosare precum Companie, Finanțe, Contracte și Personal. Atribuiți un responsabil intern fiecărei zone și decideți ce documente sunt pregătite pentru verificare externă.
- Pregătiți un set clar de documenteUtilizați denumiri consecvente și verificați că partajați versiunea corectă. În Folderit, istoricul versiunilor păstrează revizuirile împreună; stabiliți un proces intern de verificare înainte de a înlocui fișierele deja divulgate.
- Verificați experiența verificatoruluiInvitați un verificator de test autorizat cu permisiunile dorite. Verificați vizibilitatea dosarelor, previzualizările, descărcările permise și expirarea accesului înainte de adăugarea grupului complet. Confirmați că formatele se previzualizează conform așteptărilor.
- Închideți și păstrați evidențaVerificați activitatea, eliminați accesul rămas și decideți ce trebuie să păstreze organizația. Arhivarea și retenția sunt decizii separate de încheierea unei verificări externe.
Fuziuni și achiziții
Organizați materialele financiare, juridice și operaționale pentru grupuri definite de cumpărători. Explorați utilizarea camerei de date pentru M&A.
Due diligence
Oferiți consultanților un set definit de documente pentru verificare, cu permisiuni și termen de acces. Consultați cazurile de utilizare pentru due diligence.
Finanțarea startupurilor
Pregătiți materialele pentru investitori în etape și alegeți ce poate accesa fiecare destinatar. Citiți despre camerele de date pentru startupuri.
Întrebări de clarificat înainte de invitarea verificatorilor
Care este avantajul utilizării Folderit ca o cameră de date?
Verificarea poate avea loc în același sistem pe care îl folosiți pentru organizarea și gestionarea documentelor. Puteți pregăti fișierele intern, divulga un set selectat cu permisiuni definite și păstra evidențele ulterior. Este deosebit de util când organizația are nevoie atât de gestionare continuă a documentelor, cât și de verificări externe ocazionale.
De ce plan avem nevoie și este inclusă filigranarea?
Filigranarea dinamică este un supliment achiziționat separat și nu este inclusă în niciun plan implicit. Tailor adaugă permisiuni personalizate granulare. Planurile au și limite definite pentru utilizatori și stocare, așa că confirmați numărul verificatorilor și funcțiile necesare în raport cu prețurile curente când planificați o cameră. Solicitați o demonstrație a configurației dorite, inclusiv filigranarea, dacă este necesară.
Verificatorii externi au nevoie de cont Folderit?
Partajarea cu utilizatori nominalizați impune înregistrarea și autentificarea destinatarilor. Un link public permite accesul fără cont, dar poate fi utilizat de oricine deține URL-ul. Alegeți utilizatori nominalizați pentru verificări confidențiale în care accesul și evidențele de audit trebuie să depindă de identitate.
Putem revoca un fișier pe care cineva l-a descărcat deja?
Încheierea accesului împiedică accesările ulterioare prin permisiunea eliminată; nu poate recupera copiile deja descărcate. Când destinatarii trebuie doar să citească un document, luați în considerare accesul de previzualizare și filigranarea. Aceste controale susțin politica de divulgare, alături de acordurile de confidențialitate și procedurile necesare organizației.
Vedeți procesul dumneavoastră de verificare în Folderit
Spuneți-ne ce trebuie să partajați, cine va verifica și ce controale contează. Vom parcurge permisiunile, filigranarea și opțiunile de plan pentru utilizarea dumneavoastră.