Програмне забезпечення для архівування файлів
Знаходьте завершену роботу легко. Архівування файлів Folderit поєднує документи, строки зберігання й права доступу в одному архіві з пошуком.
Зберігайте закриті проєкти, підписані договори, фінансові документи й старі записи з потрібним на майбутнє контекстом. Упорядковуйте за відділом, клієнтом чи проєктом, щоб уповноважені люди отримували файл без старих дисків і листування.
Надайте завершеним файлам чітке місце
Архів працює найкраще, коли зрозуміло, що йому належить і як знайти потрібне. Почніть зі структури роботи й додайте дати та ідентифікатори для впізнаваності.
- Додавайте файли й папки.Завантажуйте окремі файли або наявні структури папок. Folderit приймає файли до 50 ГБ. Підтримка зберігання ширша за перегляд і OCR, тому спеціальним форматам може знадобитися вихідна програма.
- Додавайте корисні метадані архіву.Використовуйте номер проєкту, відділ, контрагента й дату завершення. Налаштуйте шаблони метаданих папки та показуйте важливі поля колонками, щоб не кодувати все в назві файла.
- Визначте готовність роботи до архівування.Переміщуйте завершені файли до архіву або налаштуйте робочий процес переміщення після успішного погодження. Для архівування після певного часу використовуйте правило строків із папкою призначення.
Приклад: закриття проєкту. Зберігайте підписане передавання, остаточні креслення й звіт під номером проєкту. Відповідальні погоджують документи, після чого використовується налаштована папка завершених матеріалів. Перевірте доступ, щоб команда могла звертатися до архіву, а оновлювали лише призначені люди.
Знаходьте старий документ без назви файла
Пошук за контекстом або вмістом
Шукайте назви й метадані або використовуйте Глибокий пошук у підтримуваних документах і сканах. Поєднуйте клієнта, номер чи відділ із фільтром папки або дати.
OCR і пошук вмісту підтримують PDF, DOCX, PNG і JPG. Якість скану й вибрана мова впливають на точність; вміст XLSX не входить до OCR-пошуку.
Пов’язуйте супровідну інформацію
Використовуйте Пов’язані елементи для зв’язку договору з документами чи проєктної папки із записами. З деталей елемента можна перейти до пов’язаного замість зберігання дублікатів.
Пошук ураховує права. Експортуйте результати з метаданими в Excel чи CSV для списку файлів на перевірку.
Дозвольте звертатися до архіву без змін
Розділяйте читання й редагування
Надайте читачам доступ Переглядача для попереднього перегляду й завантаження без зміни чи видалення. Використовуйте доступ лише попереднього перегляду, коли потрібна перевірка підтримуваних файлів без завантаження чи друку.
У Tailor власні права налаштовують окремі дії: оновлення версій, обмін, видалення. Установіть завершення доступу для людини чи групи на потрібну дату.
Переглядайте версії й дії
Коли уповноваженій людині потрібно замінити файл, історія версій тримає попередні редакції разом із поточною та спільними метаданими. Доступні засоби дозволяють завантажувати чи відновлювати їх.
Адміністратори фільтрують журнал аудиту за користувачем, датою, областю чи дією й експортують XLSX, ODS або CSV. Це відповідає на питання, хто завантажив або коли видалили документ.
Установіть правила безпеки команди. У Folderit налаштування політики безпеки включають обов’язкову двофакторну автентифікацію й IP-обмеження. Динамічні водяні знаки — окремо придбане доповнення. Перегляньте подробиці безпеки й приватності відповідно до потреб організації.
Керуйте строками й збережіть шлях експорту
Виберіть тривалість зберігання
Типово файли зберігаються безстроково. З автоматизацією строків у Medium і Tailor ви визначаєте період, початкове поле дати й кінцеву дію.
Кінцева дія переміщує до архіву, у кошик або остаточно видаляє. Архівування може зберігати ієрархію. Правила поширюються на підпапки з окремими винятками файлів чи папок.
Показуйте Завершення зберігання в переліку й перевіряйте наближення дат у Панелі й звітах. Обирайте строки та дії за політикою організації.
Завантажуйте файли за потреби
Завантажуйте вибрані файли чи папки для уповноваженого одержувача, передавання або локальної копії. Окремі файли надходять як є, папки — у ZIP.
Також можна завантажити файли й папки акаунта. Для великих архівів використовуйте менші розділи чи папки замість надмірного пакета. Аудит і метадані результатів мають власні експорти.
Якщо потрібне розміщення на своїй інфраструктурі, дослідіть Folderit на власних серверах.
Запитання перед перенесенням архіву
Чим архів відрізняється від резервної копії?
Архів тримає записи впорядкованими й доступними для довідки. Резервна копія відновлює втрачене чи пошкоджене. Структура, права й строки мають іншу мету, ніж відновлення: плануйте обидва. Folderit надає завантаження локальних копій разом із захистом хостингу, описаним на сторінці безпеки.
Чи робить архівування файл доступним лише для читання?
Назва папки «Архів» сама не забороняє зміни. Налаштуйте доступ людей і груп. Переглядач і Попередній переглядач не змінюють збережене, уповноважені редактори мають дозволені дії. Перевірте права папки призначення під час налаштування.
Чи можна зберегти наявну структуру папок?
Так. Folderit завантажує папки, а дія строків «Архівувати до папки» зберігає ієрархію. Для ZIP-імпорту дотримуйтеся рекомендацій пакетного завантаження. Спочатку перевірте типову папку: файли, метадані й доступ до перенесення великого архіву.
А якщо також потрібні форми й активні записи?
Та сама платформа підтримує цифрове керування записами з електронними формами, пошуком значень полів і процесами. Активні записи й завершені файли ведуться в одній системі з різними папками й доступом.
Зробіть архів зручнішим
Спробуйте Folderit на вибірці файлів або принесіть структуру й вимоги строків на демонстрацію.
Перегляньте плани й включені можливості.