Logiciel d’archivage de fichiers
Retrouvez facilement les travaux terminés. Le logiciel d’archivage de fichiers Folderit réunit vos documents, paramètres de conservation et contrôles d’accès dans une archive consultable par recherche.
Conservez les dossiers de projets clôturés, contrats signés, documents financiers et anciens documents d’activité avec le contexte dont vous aurez besoin plus tard. Classez-les par service, client ou projet pour permettre aux personnes autorisées de retrouver le bon fichier sans fouiller d’anciens disques ou fils d’e-mails.
Un emplacement clair pour les fichiers finalisés
Une archive est plus utile lorsque chacun sait ce qui doit y être conservé et comment le retrouver. Commencez par une structure adaptée à votre travail, puis ajoutez les dates et identifiants qui rendent chaque fichier reconnaissable.
- Importez les fichiers et dossiers.Importez des fichiers individuels ou des arborescences de dossiers existantes ; Folderit accepte des fichiers jusqu’à 50 Go chacun. Les formats pris en charge pour le stockage sont plus nombreux que ceux compatibles avec les aperçus et l’OCR : certains fichiers spécialisés nécessitent donc leur application d’origine.
- Ajoutez des métadonnées utiles à l’archive.Utilisez des champs tels que le numéro de projet, le service, le cocontractant et la date de clôture. Configurez des modèles de métadonnées de dossier et affichez les champs clés en colonnes pour éviter de devoir intégrer toutes les informations dans le nom du fichier.
- Décidez quand les travaux sont prêts à être archivés.Déplacez les fichiers finalisés vers l’archive ou configurez un workflow pour déplacer un élément après une validation réussie. Si l’archivage dépend du temps écoulé, utilisez une règle de conservation avec un dossier d’archive comme destination.
Exemple : clôture d’un projet. Conservez le procès-verbal de remise signé, les plans définitifs et le rapport de clôture sous la référence du projet. Faites valider les documents concernés par les responsables, puis utilisez le dossier de destination configuré pour les éléments finalisés. Vérifiez les accès pour que l’équipe puisse consulter l’archive, tout en réservant sa mise à jour aux personnes désignées.
Retrouvez un ancien document sans connaître son nom
Recherchez par contexte ou par contenu
Recherchez dans les noms de fichiers et les métadonnées, ou utilisez Deep Search pour explorer le contenu des documents et numérisations pris en charge. Associez un nom de client, une référence de projet ou un service à un filtre de dossier ou de date pour affiner les résultats.
L’OCR et la recherche de contenu prennent notamment en charge les formats PDF, DOCX, PNG et JPG. La qualité de numérisation et la langue sélectionnée influencent la précision de l’OCR ; le contenu XLSX n’est pas inclus dans la recherche de contenu OCR.
Reliez les informations complémentaires
Utilisez les éléments liés pour associer un contrat à ses justificatifs ou un dossier projet aux enregistrements pertinents. Les utilisateurs suivent le lien depuis les détails de l’élément, sans avoir à conserver des copies en double.
Les résultats de recherche respectent les autorisations d’accès. Vous pouvez exporter les résultats avec leurs métadonnées vers Excel ou CSV pour préparer une liste de fichiers à examiner.
Permettez la consultation de l’archive sans sa modification
Distinguez lecture et modification
Accordez aux lecteurs un accès Viewer pour prévisualiser et télécharger les fichiers sans modifier ni supprimer le contenu stocké. Utilisez Previewer pour consulter les fichiers pris en charge dans Folderit sans accès au téléchargement ni à l’impression.
Les autorisations personnalisées de Tailor permettent de configurer les actions individuellement, notamment la mise à jour des versions, le partage ou la suppression. Définissez une date d’expiration de l’accès pour une personne ou un groupe lorsque l’accès doit se terminer à une date précise.
Consultez les versions et l’activité
Lorsqu’une personne autorisée doit remplacer un fichier, l’historique des versions conserve les versions antérieures avec la version actuelle et les métadonnées partagées. Les commandes disponibles permettent de télécharger ou de restaurer une ancienne version.
Les administrateurs peuvent filtrer le journal d’audit par utilisateur, date, périmètre ou action, puis l’exporter en XLSX, ODS ou CSV. Cela permet notamment de déterminer qui a téléchargé un document ou quand un fichier a été supprimé.
Définissez les règles de sécurité de votre équipe. Les paramètres de politique de sécurité de Folderit permettent notamment d’imposer l’authentification à deux facteurs et des restrictions IP. Le filigrane dynamique est un module complémentaire acheté séparément ; consultez les informations de sécurité et de confidentialité au regard des exigences de votre organisation.
Gérez la conservation et prévoyez les exports
Choisissez la durée de conservation des fichiers
Par défaut, les fichiers sont conservés sans limite de durée. Avec l’automatisation de la conservation des offres Medium et Tailor, vous choisissez la durée, le champ de date de départ et l’action à son terme.
L’action finale peut déplacer les fichiers vers un dossier d’archive, les envoyer dans la corbeille ou les supprimer définitivement. L’archivage peut préserver l’arborescence. Les règles peuvent s’étendre aux sous-dossiers, avec des exceptions par fichier ou dossier.
Affichez la fin de conservation dans la liste des dossiers et suivez les échéances proches dans Tableau de bord et rapports. Définissez les durées et les actions de disposition selon les règles de votre organisation.
Téléchargez les fichiers quand vous en avez besoin
Téléchargez les fichiers ou dossiers sélectionnés pour un destinataire autorisé, une transmission ou une copie locale. Les fichiers individuels sont téléchargés tels quels ; les dossiers sont regroupés dans des fichiers ZIP.
Vous pouvez aussi télécharger les fichiers et dossiers d’un compte ; pour les archives volumineuses, préférez plusieurs sections ou dossiers à un téléchargement unique trop lourd. Les journaux d’audit et les métadonnées des résultats de recherche disposent de leurs propres options d’export.
Si vous devez héberger le système sur votre propre infrastructure, découvrez Folderit sur site.
Les questions à régler avant de transférer votre archive
Quelle différence entre une archive de fichiers et une sauvegarde ?
Une archive garde les fichiers conservés organisés et disponibles pour consultation. Une sauvegarde est une copie de récupération utilisée en cas de perte ou de détérioration des données. La structure d’archive, les autorisations et les règles de conservation répondent à un besoin distinct de la reprise des données : prévoyez les deux. Folderit permet de télécharger les fichiers et dossiers pour réaliser des copies locales, en complément des protections du service hébergé décrites sur la page de sécurité.
Placer un fichier dans une archive le rend-il accessible en lecture seule ?
Un dossier nommé « Archive » n’empêche pas à lui seul les modifications. Configurez les accès des personnes et groupes concernés. Les autorisations Viewer et Previewer les empêchent de modifier le contenu stocké ; les utilisateurs habilités à modifier conservent les actions permises par leurs droits. Vérifiez les accès du dossier de destination lors de la configuration de l’archive.
Puis-je conserver mon arborescence existante ?
Oui. Folderit prend en charge l’importation de dossiers, et l’option de conservation « Archiver dans un dossier » peut préserver la hiérarchie existante. Pour les imports ZIP, suivez les consignes d’importation par lots du guide ; testez d’abord un dossier représentatif, en vérifiant ses fichiers, métadonnées et accès avant de transférer une archive volumineuse.
Et si j’ai aussi besoin de formulaires et de dossiers actifs ?
La même plateforme propose la gestion des dossiers numériques avec eForms et associe des valeurs de champs consultables par recherche à des workflows. Vous pouvez gérer les dossiers actifs et les fichiers finalisés dans un même système, avec des structures et paramètres d’accès distincts.
Rendez votre archive plus facile à utiliser
Essayez Folderit avec un échantillon de fichiers ou présentez la structure de votre archive et vos exigences de conservation lors d’une démonstration.
Consultez les offres et fonctionnalités incluses.