Software de arquivo de ficheiros
Mantenha o trabalho concluído fácil de encontrar. O software de arquivo da Folderit reúne documentos, regras de conservação e permissões num arquivo pesquisável.
Guarde projetos encerrados, contratos assinados, documentos financeiros e registos antigos com o contexto necessário para o futuro. Organize por departamento, cliente ou projeto e permita às pessoas autorizadas encontrar os ficheiros sem procurar em unidades antigas e e-mails.
Dê um lugar claro aos ficheiros concluídos
Um arquivo funciona melhor quando todos sabem o que deve conter e como consultar os documentos. Comece com uma estrutura adequada ao trabalho e adicione datas e identificadores para reconhecer cada ficheiro.
- Importe ficheiros e pastas.Carregue ficheiros individuais ou estruturas de pastas existentes. A Folderit aceita ficheiros até 50 GB cada. O armazenamento abrange mais formatos do que a pré-visualização e o OCR; formatos especializados podem exigir a aplicação original.
- Adicione metadados úteis.Utilize número de projeto, departamento, contraparte e data de conclusão. Configure modelos de metadados de pastas e apresente os campos principais como colunas, reduzindo a necessidade de incluir tudo no nome do ficheiro.
- Defina quando o trabalho está pronto para arquivo.Mova os ficheiros concluídos ou configure um fluxo de trabalho para mover o item depois da aprovação. Se o arquivo depende do tempo decorrido, utilize uma regra de conservação com uma pasta de arquivo como destino.
Exemplo: encerramento de um projeto. Mantenha o termo de entrega assinado, os desenhos finais e o relatório de conclusão associados à referência do projeto. Peça a aprovação dos responsáveis e utilize a pasta de destino configurada para os itens concluídos. Reveja o acesso para permitir a consulta à equipa e reservar as atualizações às pessoas designadas.
Encontre documentos antigos sem conhecer o nome
Pesquise por contexto ou conteúdo
Pesquise nomes e metadados ou utilize a pesquisa avançada para consultar documentos e digitalizações suportados. Combine cliente, projeto ou departamento com filtros de pasta ou data.
O OCR e a pesquisa de conteúdo suportam formatos como PDF, DOCX, PNG e JPG. A qualidade da digitalização e o idioma influenciam a exatidão; o conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR.
Mantenha a informação de apoio ligada
Utilize itens relacionados para associar contratos e documentos de apoio ou pastas de projetos e registos relevantes. As pessoas seguem a ligação nos detalhes do item, sem manter cópias duplicadas.
Os resultados respeitam as permissões. Pode exportá-los com metadados para Excel ou CSV ao preparar uma lista para revisão.
Permita consultar o arquivo sem o alterar
Separe leitura e edição
Dê aos leitores acesso de Visualizador para pré-visualizar e descarregar sem alterar ou eliminar o conteúdo guardado. Utilize Apenas pré-visualização para consultar formatos suportados sem permissão de transferência ou impressão.
As permissões personalizadas do Tailor permitem configurar ações individuais, como atualizar versões, partilhar ou eliminar. Defina a expiração do acesso de uma pessoa ou grupo para terminar o acesso numa data específica.
Consulte as versões e a atividade
Quando uma pessoa autorizada precisa de substituir um ficheiro, o histórico de versões mantém as anteriores com a atual e os metadados comuns. Os controlos disponíveis permitem descarregar ou recuperar versões anteriores.
Os administradores podem filtrar o registo de auditoria por utilizador, data, âmbito ou ação e exportá-lo em XLSX, ODS ou CSV, para analisar transferências ou eliminações.
Defina regras de segurança para a equipa. As definições de segurança da Folderit incluem autenticação de dois fatores obrigatória e restrições de IP. As marcas de água dinâmicas são um complemento de aquisição separada. Consulte os detalhes de segurança e privacidade segundo os requisitos da organização.
Gira a conservação e mantenha uma via de exportação
Escolha durante quanto tempo guardar
Os ficheiros são conservados indefinidamente por predefinição. Com a conservação automatizada no Medium e no Tailor, escolhe o período, o campo de data inicial e a ação final.
A ação pode mover para uma pasta de arquivo, para a Reciclagem ou eliminar permanentemente. O arquivo pode preservar a hierarquia. As regras podem abranger subpastas, com exceções individuais.
Mostre Fim da conservação na lista e consulte as datas próximas no Painel e relatórios. Defina prazos e destino final segundo a política da organização.
Descarregue ficheiros quando necessário
Descarregue ficheiros ou pastas selecionados para um destinatário autorizado, uma entrega ou cópia local. Os ficheiros individuais mantêm o formato; as pastas são descarregadas em ZIP.
Também pode descarregar os ficheiros e pastas de uma conta. Em arquivos grandes, prefira secções ou pastas menores a uma única transferência excessiva. Auditoria e metadados de resultados têm opções próprias de exportação.
Se precisa de alojar o sistema na sua infraestrutura, conheça a Folderit nas suas instalações.
Questões antes de migrar o arquivo
Em que difere um arquivo de uma cópia de segurança?
O arquivo mantém documentos organizados para consulta. Uma cópia de segurança serve para recuperação após perda ou dano. Estrutura, permissões e conservação têm objetivos diferentes da recuperação; planeie ambos. A Folderit permite descarregar ficheiros e pastas para cópias locais, além das proteções do serviço descritas na página de segurança.
Colocar um ficheiro no arquivo torna-o só de leitura?
O nome «Arquivo» não impede alterações por si só. Configure as permissões das pessoas e grupos. Visualizador e Apenas pré-visualização impedem esses destinatários de alterar o conteúdo guardado; os editores mantêm as ações autorizadas. Reveja os acessos da pasta de destino na configuração do arquivo.
Posso manter a estrutura de pastas existente?
Sim. A Folderit permite carregar pastas e preservar a hierarquia com a opção Arquivar numa pasta da conservação. Nas importações ZIP, siga as orientações de lotes do guia de carregamento. Teste primeiro uma pasta representativa e verifique ficheiros, metadados e acessos antes de migrar um arquivo grande.
E se também precisar de formulários e registos ativos?
A mesma plataforma permite gestão de registos digitais com eForms, valores de campos pesquisáveis e fluxos de trabalho. Gira registos ativos e ficheiros concluídos no mesmo sistema, com estruturas e acessos diferentes.
Torne o arquivo mais fácil de utilizar
Experimente com alguns ficheiros ou apresente a estrutura e os requisitos de conservação numa demonstração.
Consulte os planos e funcionalidades incluídas.