Archivo organizado
Agrupe expedientes mediante carpetas, referencias y metadatos útiles.
Software de archivo documental
Conserve la documentación de su organización en un archivo que pueda buscar, controlar y mantener a lo largo del tiempo.
Recuperación ágil
Busque por datos del registro y por el contenido de documentos compatibles mediante OCR.
Conservación controlada
Defina permisos y políticas de conservación que correspondan a su calendario documental.
Archivar también significa poder recuperar
Una carpeta llena de archivos deja de ser útil si nadie sabe qué contiene o quién puede acceder. Folderit combina estructura, búsqueda e información del registro para recuperar los documentos cuando vuelva a necesitarlos.
Prepare el archivo antes de migrar
Distinga documentos de trabajo, versiones finales y expedientes cerrados. Establezca categorías, fechas y responsables. Compruebe qué formatos necesita consultar y si los documentos escaneados permiten búsquedas útiles tras el procesamiento OCR.
Conserve el contexto del expediente
Mantenga juntos los documentos relacionados y sus referencias. El historial de versiones y la actividad registrada aportan trazabilidad. Limite los permisos de modificación para que la documentación archivada se gestione conforme a su procedimiento.
Aplique un calendario de conservación
La organización debe definir los plazos y las excepciones que le correspondan. Configure las reglas y compruebe su efecto antes de aplicarlas a todo el archivo. Revise las necesidades de exportación, recuperación y eliminación como parte de la implantación.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo archivar que hacer una copia de seguridad?
No. El archivo organiza y conserva documentación para su uso y sus obligaciones. Las copias de seguridad apoyan la recuperación del servicio; tienen un propósito diferente.
¿Folderit decide cuánto tiempo debo conservar cada documento?
Los plazos deben definirse según sus necesidades y obligaciones. El sistema permite aplicar controles configurados; no sustituye esa decisión.
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Pruebe su proceso con Folderit
Trabaje con documentos representativos y confirme las funciones, la capacidad y el despliegue que necesita.