Софтвер за архивирање датотека
Нека завршени послови остану лако доступни. Folderit-ов софтвер за архивирање датотека обједињује документе, поставке чувања и контроле приступа у једној претраживој архиви.
Чувајте датотеке завршених пројеката, потписане уговоре, финансијске документе и старије пословне записе с контекстом који ће вам требати касније. Организујте их према одјелу, клијенту или пројекту, а затим омогућите овлаштеним особама да пронађу праву датотеку без претраживања старих дискова и низова имејлова.
Дајте завршеним датотекама јасно мјесто
Архива најбоље функционише када људи знају шта у њу припада и како то пронаћи. Почните са структуром која одговара вашем раду, а затим додајте датуме и ознаке који сваку датотеку чине препознатљивом.
- Унесите датотеке и фолдере.Отпремите појединачне датотеке или постојеће структуре фолдера. Folderit прихвата датотеке величине до 50 GB. Подршка за похрану шира је од подршке за преглед и OCR, па специјализовани формати можда захтијевају изворну апликацију за отварање.
- Додајте корисне метаподатке архиве.Користите поља као што су број пројекта, одјел, уговорна страна и датум завршетка. Подесите предлошке метаподатака фолдера и прикажите кључна поља као колоне, смањујући потребу да све уносите у назив датотеке.
- Одредите када је посао спреман за архивирање.Премјестите довршене датотеке у архиву или подесите ток рада да премјести ставку након успјешног одобравања. Ако архивирање зависи од протеклог времена, користите правило чувања с архивским фолдером као одредиштем.
Примјер: затварање пројекта. Чувајте потписану примопредају, коначне нацрте и извјештај о завршетку под ознаком пројекта. Нека одговорне особе одобре релевантне документе, а затим користите подешени одредишни фолдер за довршене ставке. Провјерите приступ како би тим могао користити архиву, док је ажурирају само одређене особе.
Пронађите стари документ без познавања назива датотеке
Претражујте према контексту или садржају
Претражујте називе датотека и метаподатке или користите Дубинску претрагу за преглед садржаја подржаних докумената и скенова. Комбинујте име клијента, ознаку пројекта или одјел с филтером фолдера или датума да сузите резултате.
OCR и претрага садржаја подржавају формате укључујући PDF, DOCX, PNG и JPG. Квалитет скена и одабрани језик утичу на тачност OCR-а; садржај XLSX датотека није укључен у OCR претрагу садржаја.
Задржите пратеће информације повезаним
Користите Повезане ставке да повежете уговор с пратећим документима или пројектни фолдер с релевантним записима. Људи могу пратити везу из детаља ставке умјесто одржавања дуплих копија.
Резултати претраге поштују дозволе приступа. Резултате с метаподацима можете извести у Excel или CSV при припреми списка датотека за преглед.
Омогућите кориштење архиве без мијењања садржаја
Одвојите читање од уређивања
Додијелите читаоцима приступ Прегледавалац за преглед и преузимање датотека без мијењања или брисања похрањеног садржаја. Користите приступ Само преглед када неко треба прегледати подржане датотеке у Folderit-у без преузимања или штампања.
У плану Tailor прилагођене дозволе омогућавају подешавање појединачних радњи, попут ажурирања верзија датотека, дијељења или брисања. Поставите истек приступа за особу или групу када њихов приступ треба завршити одређеног датума.
Погледајте верзије и активности
Када овлаштена особа треба замијенити датотеку, хисторија верзија чува раније верзије заједно с тренутном и заједничким метаподацима. Доступне контроле омогућавају преузимање или враћање ранијих верзија.
Администратори могу филтрирати дневник ревизије према кориснику, датуму, обухвату или радњи те га извезите као XLSX, ODS или CSV. То помаже одговорити на питања ко је преузео документ или када је датотека обрисана.
Поставите сигурносна правила за свој тим. Folderit-ове поставке сигурносне политике укључују обавезну двофакторску аутентификацију и IP ограничења. Динамички водени жиг је додатак који се купује засебно. Прегледајте детаље сигурности и приватности у односу на захтјеве ваше организације.
Управљајте чувањем и задржите могућност извоза
Одаберите колико дуго датотеке остају
Датотеке се подразумијевано чувају неограничено. Уз аутоматизацију чувања у плановима Medium и Tailor бирате период, поље почетног датума и завршну радњу.
Завршна радња може премјестити датотеке у архивски фолдер, послати их у корпу или их трајно обрисати. Архивирање може сачувати хијерархију фолдера. Правила се могу проширити на подфолдере, уз изузетке за поједине датотеке или фолдере.
Прикажите Крај чувања у листи фолдера и прегледајте датуме који се приближавају на Контролној плочи и извјештајима. Бирајте периоде и радње уклањања према правилима своје организације.
Преузмите датотеке када вам требају
Преузмите одабране датотеке или фолдере за овлаштеног примаоца, примопредају или локалну копију. Појединачне датотеке преузимају се у изворном облику; преузимања фолдера пакују се у ZIP датотеке.
Можете и преузети датотеке и фолдере рачуна. За велике архиве користите мање одјељке или фолдере умјесто једног превеликог преузимања. Дневници ревизије и метаподаци резултата претраге имају властите могућности извоза.
Ако систем требате хостовати на властитој инфраструктури, истражите Folderit на властитој инфраструктури.
Питања која треба разјаснити прије премјештања архиве
По чему се архива датотека разликује од сигурносне копије?
Архива одржава сачуване датотеке организованим и доступним за каснију употребу. Сигурносна копија је копија за опоравак која се користи при губитку или оштећењу података. Структура архиве, дозволе и правила чувања имају другачију сврху од договора о опоравку; планирајте обоје. Folderit пружа преузимање датотека и фолдера за локалне копије, уз заштите хостоване услуге описане на страници о сигурности.
Чини ли смјештање датотеке у архиву ту датотеку доступном само за читање?
Фолдер назван „Архива“ сам по себи не спречава измјене. Подесите приступ за особе и групе које га користе. Дозволе Прегледавалац и Само преглед спречавају те примаоце да мијењају похрањени садржај; овлаштени уредници и даље имају радње које њихове дозволе допуштају. Провјерите приступ одредишном фолдеру као дио подешавања архиве.
Могу ли задржати постојећу структуру фолдера?
Да. Folderit подржава отпремање фолдера, а могућност чувања „Архивирај у фолдер“ може сачувати постојећу хијерархију. За ZIP увозе слиједите смјернице водича за отпремање о групним уносима. Прво тестирајте репрезентативан фолдер, провјеравајући датотеке, метаподатке и приступ прије премјештања велике архиве.
Шта ако ми требају и обрасци и активни записи?
Иста платформа подржава управљање дигиталним записима помоћу е-образаца, претраживе вриједности поља и токове рада. Можете управљати текућим записима и завршеним датотекама у једном систему, с различитим структурама фолдера и поставкама приступа за сваку групу.
Олакшајте кориштење своје архиве
Испробајте Folderit с узорком својих датотека или донесите структуру архиве и захтјеве чувања на демонстрацију.
Погледајте планове и укључене функције.