Failų archyvavimo programinė įranga
Išlaikykite užbaigtą darbą lengvai randamą. „Folderit“ failų archyvavimas sujungia dokumentus, saugojimo nustatymus ir prieigos kontrolę į vieną archyvą su paieška.
Laikykite užbaigtų projektų failus, pasirašytas sutartis, finansinius dokumentus ir senesnius įrašus su vėliau reikalingu kontekstu. Tvarkykite pagal skyrių, klientą ar projektą, kad įgalioti žmonės rastų failus neieškodami senuose diskuose bei laiškuose.
Suteikite užbaigtiems failams aiškią vietą
Archyvas naudingiausias, kai žmonės žino, kas jame laikoma ir kaip rasti. Pradėkite nuo darbą atitinkančios struktūros ir pridėkite reikšmingas datas bei identifikatorius.
- Įkelkite failus ir aplankus.Įkelkite atskirus failus arba esamas aplankų struktūras. „Folderit“ priima iki 50 GB failus pagal palaikomą įkėlimo būdą. Saugojimo formatų apimtis platesnė nei peržiūros ar OCR, todėl specialiems failams atverti gali reikėti originalios programos.
- Pridėkite naudingus archyvo metaduomenis.Naudokite projekto numerį, skyrių, sutarties šalį ir užbaigimo datą. Nustatykite aplanko metaduomenų šablonus ir pagrindinius laukus rodykite stulpeliuose, užuot viską įrašę į failo pavadinimą.
- Nuspręskite, kada darbas parengtas archyvuoti.Perkelkite užbaigtus failus į archyvą arba nustatykite darbo eigą, kuri perkelia elementą sėkmingai patvirtinus. Jei archyvuojama po tam tikro laiko, saugojimo taisyklės paskirtimi pasirinkite archyvo aplanką.
Pavyzdys: projekto užbaigimas. Pasirašytą perdavimą, galutinius brėžinius ir ataskaitą laikykite prie projekto numerio. Atsakingi asmenys patvirtina reikiamus dokumentus, o sukonfigūruota eiga perkelia užbaigtus elementus į paskirties aplanką. Peržiūrėkite teises, kad komanda galėtų naudotis archyvu, bet keisti tik paskirti asmenys.
Raskite seną dokumentą nežinodami pavadinimo
Ieškokite pagal kontekstą arba turinį
Ieškokite pavadinimuose ir metaduomenyse arba naudokite išsamią palaikomų dokumentų bei skenų paiešką. Klientą, projektą ar skyrių derinkite su aplanko bei datos filtrais.
OCR ir turinio paieška palaiko tokius formatus kaip PDF, DOCX, PNG ir JPG. Tikslumą lemia skenavimo kokybė bei kalba; XLSX turinys neįtraukiamas į OCR paiešką.
Išlaikykite susijusį kontekstą
Naudokite susijusius elementus, kad sutartį sujungtumėte su priedais arba projektą su įrašais. Ryšiai matomi elemento informacijoje, todėl nereikia kurti papildomų kopijų.
Paieškos rezultatus riboja prieigos teisės. Rengdami peržiūros sąrašą, eksportuokite rezultatus ir metaduomenis į „Excel“ arba CSV.
Leiskite naudotis archyvu jo nekeičiant
Atskirkite skaitymą nuo redagavimo
Suteikite skaitytojams peržiūros ir atsisiuntimo teisę, kad jie galėtų skaityti bei atsisiųsti nekeisdami ar nenaikindami saugomo turinio. Tik peržiūros teisė tinka palaikomiems failams sistemoje be atsisiuntimo ir spausdinimo funkcijų.
„Tailor“ pasirinktinės teisės leidžia nustatyti atskirus veiksmus, pavyzdžiui, versijų keitimą, bendrinimą ar šalinimą. Nustatykite prieigos pabaigą naudotojui ar grupei, jei jų prieiga turi baigtis konkrečią dieną.
Matykite versijas ir veiksmus
Kai įgaliotas asmuo turi pakeisti failą, versijų istorija išlaiko ankstesnius variantus su dabartiniu ir bendrais metaduomenimis. Pagal teises juos galima atsisiųsti ar atkurti.
Administratoriai gali filtruoti audito žurnalą pagal naudotoją, datą, sritį ar veiksmą ir eksportuoti XLSX, ODS arba CSV. Tai padeda atsakyti, kas atsisiuntė dokumentą ar kada failas pašalintas.
Nustatykite komandos saugumo taisykles. „Folderit“ saugumo politikos nustatymai apima privalomą dviejų veiksnių autentifikavimą ir IP apribojimus. Dinaminiai vandenženkliai yra atskirai įsigyjamas papildinys. Peržiūrėkite saugumo ir privatumo informaciją pagal organizacijos reikalavimus.
Valdykite saugojimą ir išlaikykite eksporto galimybę
Pasirinkite, kiek laiko laikyti failus
Pagal numatytuosius nustatymus failai laikomi neribotai. Naudodami saugojimo automatizavimą „Medium“ ir „Tailor“ planuose, pasirinkite laikotarpį, pradžios datos lauką bei galutinį veiksmą.
Galima perkelti į archyvo aplanką, šiukšlinę arba negrįžtamai pašalinti. Archyvuojant galima išlaikyti aplankų hierarchiją. Taisyklės gali apimti poaplankius su atskirų failų ar aplankų išimtimis.
Rodykite saugojimo pabaigą aplanko sąraše ir artėjančias datas peržiūrėkite suvestinėje bei ataskaitose. Laikotarpius ir veiksmus pagrįskite organizacijos politika.
Atsisiųskite failus, kai reikia
Atsisiųskite pasirinktus failus ar aplankus įgaliotam gavėjui, perdavimui ar vietinei kopijai. Atskiri failai atsisiunčiami savo formatu, o aplankai supakuojami į ZIP.
Taip pat galite atsisiųsti paskyros failus ir aplankus. Didelį archyvą siųskitės mažesnėmis dalimis. Audito žurnalai ir paieškos metaduomenys turi atskiras eksporto galimybes.
Jei sistema turi veikti jūsų infrastruktūroje, žr. vietinį „Folderit“ diegimą.
Klausimai prieš perkeliant archyvą
Kuo failų archyvas skiriasi nuo atsarginės kopijos?
Archyvas išlaiko sutvarkytus dokumentus prieigai ir informacijai, o atsarginė kopija skirta atkūrimui po praradimo ar sugadinimo. Struktūra, teisės ir saugojimo taisyklės neatstoja atkūrimo plano — numatykite abu. „Folderit“ leidžia atsisiųsti vietines failų bei aplankų kopijas ir teikia saugumo puslapyje aprašytas paslaugos priemones.
Ar įdėtas į archyvą failas tampa nekeičiamas?
Vien aplanko pavadinimas „Archyvas“ redagavimo neuždraudžia. Nustatykite žmonių bei grupių prieigą. Skaitytojų teisės neleidžia jiems keisti saugomo turinio, bet įgalioti redaktoriai išlaiko savo veiksmus. Paskirties aplanko teises peržiūrėkite rengdami archyvą.
Ar galiu išsaugoti esamą aplankų struktūrą?
Taip. „Folderit“ palaiko aplankų įkėlimą, o archyvavimo į aplanką parinktis gali išlaikyti hierarchiją. ZIP importui laikykitės įkėlimo vadovo rekomendacijų dėl rinkinių. Pirmiausia išbandykite pavyzdinį aplanką ir patikrinkite failus, metaduomenis bei prieigą.
Ką daryti, jei reikia ir formų bei aktyvių įrašų?
Toje pačioje platformoje galimas skaitmeninių įrašų valdymas su elektroninėmis formomis, laukų reikšmių paieška ir darbo eigos. Aktyvius įrašus bei užbaigtus failus galima laikyti vienoje sistemoje su atskiromis struktūromis ir teisėmis.
Padarykite archyvą patogesnį
Išbandykite „Folderit“ su failų pavyzdžiais arba aptarkite archyvo struktūrą ir saugojimo reikalavimus demonstracijoje.
Peržiūrėkite planus ir įtrauktas funkcijas.