Software de arquivamento de documentos
Mantenha o trabalho concluído fácil de encontrar. O software de arquivamento da Folderit reúne documentos, regras de retenção e permissões em um acervo pesquisável.
Salve projetos encerrados, contratos assinados, documentos financeiros e registros antigos com o contexto necessário para o futuro. Organize por departamento, cliente ou projeto e permita às pessoas autorizadas encontrar os arquivos sem procurar em unidades antigas e e-mails.
Dê um lugar claro aos arquivos concluídos
Um arquivo funciona melhor quando todos sabem o que deve conter e como consultar os documentos. Comece com uma estrutura adequada ao trabalho e adicione datas e identificadores para reconhecer cada arquivo.
- Importe arquivos e pastas.Carregue arquivos individuais ou estruturas de pastas existentes. A Folderit aceita arquivos até 50 GB cada. O armazenamento abrange mais formatos do que a pré-visualização e o OCR; formatos especializados podem exigir a aplicação original.
- Adicione metadados úteis.Utilize número de projeto, departamento, contraparte e data de conclusão. Configure modelos de metadados de pastas e apresente os campos principais como colunas, reduzindo a necessidade de incluir tudo no nome do arquivo.
- Defina quando o trabalho está pronto para arquivamento.Mova os arquivos concluídos ou configure um fluxo de trabalho para mover o item depois da aprovação. Se o arquivamento depender do tempo decorrido, use uma regra de retenção com uma pasta de arquivo como destino.
Exemplo: encerramento de um projeto. Mantenha o termo de entrega assinado, os desenhos finais e o relatório de conclusão associados à referência do projeto. Peça a aprovação dos responsáveis e use a pasta de destino configurada para os itens concluídos. Revise o acesso para permitir a consulta pela equipe e reservar as atualizações às pessoas designadas.
Encontre documentos antigos sem conhecer o nome
Pesquise por contexto ou conteúdo
Pesquise nomes e metadados ou utilize a pesquisa avançada para consultar documentos e digitalizações suportados. Combine cliente, projeto ou departamento com filtros de pasta ou data.
O OCR e a pesquisa de conteúdo oferecem suporte a formatos como PDF, DOCX, PNG e JPG. A qualidade da digitalização e o idioma influenciam a precisão; o conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR.
Mantenha as informações de apoio vinculadas
Utilize itens relacionados para associar contratos e documentos de apoio ou pastas de projetos e registros relevantes. As pessoas seguem o link nos detalhes do item, sem manter cópias duplicadas.
Os resultados respeitam as permissões. Pode exportá-los com metadados para Excel ou CSV ao preparar uma lista para revisão.
Permita consultar o arquivo sem o alterar
Separe leitura e edição
Dê aos leitores acesso de Visualizador para visualizar e baixar sem alterar ou excluir o conteúdo salvo. Use Apenas visualização para consultar formatos compatíveis sem permissão de download ou impressão.
As permissões personalizadas do Tailor permitem configurar ações individuais, como atualizar versões, compartilhar ou excluir. Defina a expiração do acesso de uma pessoa ou grupo para terminar o acesso em uma data específica.
Consulte as versões e a atividade
Quando uma pessoa autorizada precisa de substituir um arquivo, o histórico de versões mantém as anteriores com a atual e os metadados comuns. Os controles disponíveis permitem baixar ou recuperar versões anteriores.
Os administradores podem filtrar o registro de auditoria por usuário, data, escopo ou ação e exportá-lo em XLSX, ODS ou CSV, para analisar downloads ou exclusões.
Defina regras de segurança para a equipe. As configurações de segurança da Folderit incluem autenticação de dois fatores obrigatória e restrições de IP. As marcas d’água dinâmicas são um complemento adquirido separadamente. Consulte os detalhes de segurança e privacidade segundo os requisitos da organização.
Gerencie a retenção e mantenha uma via de exportação
Escolha durante quanto tempo salvar
Os arquivos são mantidos por tempo indeterminado por padrão. Com a retenção automatizada no Medium e no Tailor, escolhe o período, o campo de data inicial e a ação final.
A ação pode mover os arquivos para uma pasta de arquivo, para a Lixeira ou excluí-los permanentemente. O arquivamento pode preservar a hierarquia. As regras podem abranger subpastas, com exceções individuais.
Mostre Fim da retenção na lista e consulte as datas próximas no Painel e relatórios. Defina prazos e destino final segundo a política da organização.
Baixe arquivos quando necessário
Baixe arquivos ou pastas selecionados para um destinatário autorizado, uma entrega ou cópia local. Os arquivos individuais mantêm o formato; as pastas são baixadas em ZIP.
Também pode baixar os arquivos e pastas de uma conta. Em grandes acervos, prefira seções ou pastas menores a um único download excessivo. Auditoria e metadados de resultados têm opções próprias de exportação.
Se você precisa hospedar o sistema na sua infraestrutura, conheça a Folderit na sua infraestrutura.
Questões antes de migrar o arquivo
Em que difere um arquivo de uma cópia de segurança?
O arquivo mantém documentos organizados para consulta. Um backup serve para recuperação após perda ou dano. Estrutura, permissões e retenção têm objetivos diferentes da recuperação; planeje ambos. A Folderit permite baixar arquivos e pastas para cópias locais, além das proteções do serviço descritas na página de segurança.
Arquivar um documento o torna somente leitura?
O nome “Arquivo” não impede alterações por si só. Configure as permissões das pessoas e dos grupos. Visualizador e Apenas visualização impedem esses destinatários de alterar o conteúdo salvo; os editores mantêm as ações autorizadas. Revise os acessos da pasta de destino na configuração do arquivo.
Posso manter a estrutura de pastas existente?
Sim. A Folderit permite enviar pastas e preservar a hierarquia com a opção Arquivar em uma pasta da retenção. Nas importações ZIP, siga as orientações de lotes do guia de upload. Teste primeiro uma pasta representativa e verifique arquivos, metadados e acessos antes de migrar um grande acervo.
E se também precisar de formulários e registros ativos?
A mesma plataforma permite gestão de registros digitais com eForms, valores de campos pesquisáveis e fluxos de trabalho. Gerencie registros ativos e arquivos concluídos no mesmo sistema, com estruturas e acessos diferentes.
Torne o arquivo mais fácil de usar
Experimente com alguns arquivos ou apresente a estrutura e os requisitos de retenção em uma demonstração.
Consulte os planos e funcionalidades incluídas.