Programska oprema za arhiviranje datotek
Zaključeno delo naj ostane lahko najdljivo. Arhiviranje Folderit združi dokumente, hrambo in dostop v en arhiv z iskanjem.
Shranjujte zaključene projekte, podpisane pogodbe, finance in stare zapise s kontekstom za pozneje. Uredite jih po oddelku, stranki ali projektu, da pooblaščeni najdejo datoteko brez starih diskov in e-pošte.
Zaključenim datotekam dajte jasno mesto
Arhiv najbolje deluje, ko ljudje vedo, kaj sodi vanj in kako to pridobiti. Začnite s strukturo svojega dela in dodajte datume ter oznake za prepoznavnost.
- Prenesite datoteke in mape.Naložite posamezne datoteke ali obstoječe strukture map. Folderit sprejme do 50 GB na datoteko. Podpora hrambe je širša kot predogledi in OCR, zato specializirani formati morda potrebujejo izvorno aplikacijo.
- Dodajte uporabne arhivske metapodatke.Uporabite projektno številko, oddelek, pogodbenika in datum zaključka. Nastavite predloge metapodatkov map in ključna polja pokažite kot stolpce, namesto da vse kodirate v imenu.
- Določite, kdaj je delo pripravljeno za arhiv.Premaknite zaključeno v arhiv ali nastavite potek dela za premik po uspešni odobritvi. Če je odločilen pretečeni čas, uporabite pravilo hrambe z arhivsko ciljno mapo.
Primer: zaključek projekta. Pod projektno oznako ohranite podpisano predajo, končne risbe in poročilo. Pristojni odobrijo ustrezne dokumente, nato uporabite nastavljeno ciljno mapo. Preverite dostop, da ekipa arhiv pregleduje, posodabljajo pa samo določeni ljudje.
Poiščite stari dokument brez imena datoteke
Iščite po kontekstu ali vsebini
Iščite imena in metapodatke ali uporabite globoko iskanje po podprtih dokumentih ter skenih. Stranko, projekt ali oddelek združite s filtrom mape ali datuma.
OCR in vsebinsko iskanje podpirata PDF, DOCX, PNG in JPG. Točnost je odvisna od skena in jezika; vsebina XLSX ni vključena v iskanje OCR.
Ohranite podporne informacije povezane
Uporabite Povezane elemente za povezavo pogodbe z dokazili ali projektne mape z zapisi. Uporabnik sledi povezavi iz podrobnosti namesto podvajanja.
Rezultati spoštujejo pravice. Izvozite jih z metapodatki v Excel ali CSV za seznam pri pregledu.
Omogočite pregled arhiva brez spreminjanja
Ločite branje od urejanja
Bralcem omogočite dostop Ogledovalca za predogled in prenos brez spreminjanja ali brisanja. Predogledovalec naj pregleduje podprte datoteke v Folderitu brez prenosa ali tiska.
V Tailorju pravice po meri nastavijo posamezna dejanja, na primer različice, deljenje ali brisanje. Določite iztek dostopa za osebo ali skupino na določen datum.
Poglejte različice in dejavnost
Ko pooblaščeni zamenja datoteko, zgodovina različic ohrani stare skupaj s trenutno in skupnimi metapodatki. Razpoložljivi ukazi omogočajo prenos ali obnovitev prejšnjih.
Skrbniki filtrirajo revizijski dnevnik po uporabniku, datumu, obsegu ali dejanju ter izvozijo XLSX, ODS ali CSV. Tako ugotovijo prenose ali čas brisanja.
Postavite varnostna pravila ekipe. Folderitove nastavitve varnostne politike vključujejo obvezno dvofaktorsko prijavo in IP-omejitve. Dinamični vodni žigi so posebej kupljen dodatek. Preglejte podrobnosti varnosti in zasebnosti glede na zahteve organizacije.
Upravljajte hrambo in ohranite pot izvoza
Izberite trajanje hrambe
Privzeto je hramba neomejena. S samodejno hrambo v Medium in Tailor izberete obdobje, začetno datumsko polje in končno dejanje.
Dejanje premakne v arhiv, koš ali trajno izbriše. Arhiviranje lahko ohrani hierarhijo. Pravila veljajo tudi za podmape, z izjemami datotek ali map.
Prikažite Konec hrambe v seznamu in bližnje datume preglejte v nadzorni plošči ter poročilih. Obdobja in dejanja izberite po svoji politiki.
Prenesite datoteke, ko jih potrebujete
Prenesite izbrane datoteke ali mape za pooblaščenega prejemnika, predajo ali lokalno kopijo. Posamezne datoteke ostanejo v formatu, mape so ZIP.
Prav tako lahko prenesete datoteke in mape računa. Za velike arhive uporabite manjše razdelke ali mape namesto prevelikega prenosa. Revizije in iskalni metapodatki imajo lasten izvoz.
Za hrambo v lastni infrastrukturi raziščite Folderit na lastni infrastrukturi.
Vprašanja pred selitvijo arhiva
Kako se arhiv razlikuje od varnostne kopije?
Arhiv ohrani datoteke urejene in dostopne za referenco. Kopija je namenjena obnovitvi ob izgubi ali poškodbi. Struktura, pravice in roki imajo drug namen kot obnovitev; načrtujte oboje. Folderit omogoča lokalne prenose poleg gostovanih zaščit s strani o varnosti.
Ali arhiviranje pomeni samo branje?
Ime mape »Arhiv« samo ne prepreči sprememb. Nastavite pravice oseb in skupin. Ogledovalci in Predogledovalci ne spreminjajo shranjenega, pooblaščeni urejevalci pa ohranijo svoje pravice. Preverite dostop ciljne mape.
Ali ohranim obstoječo strukturo?
Da. Nalaganje map in možnost »Arhiviraj v mapo« ohranita hierarhijo. Za ZIP sledite navodilom za paketno nalaganje. Najprej testirajte reprezentativno mapo, datoteke, metapodatke in dostop, nato selite velik arhiv.
Kaj pa obrazci in aktivni zapisi?
Ista platforma podpira digitalno upravljanje zapisov z e-obrazci, iskanje polj in poteke. Aktivno in zaključeno upravljate skupaj, z ločenimi strukturami in dostopom.
Naredite arhiv uporabnejši
Preizkusite vzorec datotek ali prinesite strukturo in roke na predstavitev.
Oglejte si pakete in vključene funkcije.