Softver za arhiviranje datoteka
Neka dovršeni rad bude lako pronaći. Softver Folderita za arhiviranje datoteka povezuje dokumente, postavke čuvanja i kontrole pristupa u jednu pretraživu arhivu.
Pohranite zatvorene projektne datoteke, potpisane ugovore, financijske dokumente i starije poslovne zapise s kontekstom koji će kasnije trebati. Organizirajte ih prema odjelu, korisniku ili projektu pa omogućite ovlaštenima dohvat prave datoteke bez starih diskova i nizova e-pošte.
Dajte dovršenim datotekama jasno mjesto
Arhiva najbolje radi kada ljudi znaju što joj pripada i kako to pronaći. Počnite strukturom koja odgovara radu, a zatim dodajte datume i identifikatore koji svaku datoteku čine prepoznatljivom.
- Unesite datoteke i mape.Prenesite pojedinačne datoteke ili postojeće strukture mapa. Folderit prihvaća datoteke do 50 GB. Podrška pohrani šira je od podrške pregledima i OCR-u pa specijalizirani formati možda trebaju izvornu aplikaciju za otvaranje.
- Dodajte korisne arhivske metapodatke.Koristite polja poput broja projekta, odjela, druge ugovorne strane i datuma dovršetka. Konfigurirajte predloške metapodataka mapa i prikažite ključna polja kao stupce kako ne biste sve morali ugraditi u naziv datoteke.
- Odlučite kada je rad spreman za arhivu.Premjestite dovršene datoteke u arhivu ili konfigurirajte tijek rada za premještanje nakon uspješnog odobravanja. Ako arhiviranje ovisi o proteklom vremenu, koristite pravilo čuvanja s arhivskom mapom kao odredištem.
Primjer: zatvaranje projekta. Čuvajte potpisanu primopredaju, konačne nacrte i izvještaj dovršetka pod oznakom projekta. Neka odgovorne osobe odobre relevantne dokumente pa koristite konfiguriranu odredišnu mapu za dovršene stavke. Provjerite pristup kako bi tim mogao konzultirati arhivu, a samo određene osobe je ažurirati.
Pronađite stari dokument bez poznavanja naziva
Pretražujte prema kontekstu ili sadržaju
Pretražite nazive i metapodatke ili dubinskim pretraživanjem pogledajte unutar podržanih dokumenata i skenova. Kombinirajte ime korisnika, oznaku projekta ili odjel s filtrom mape ili datuma da biste suzili rezultate.
OCR i pretraživanje sadržaja podržavaju PDF, DOCX, PNG i JPG. Kvaliteta skena i odabrani jezik utječu na točnost OCR-a; sadržaj XLSX-a nije uključen u OCR pretraživanje sadržaja.
Držite popratne informacije povezanima
Koristite povezane stavke za povezivanje ugovora s popratnim dokumentima ili projektne mape s relevantnim zapisima. Ljudi prate vezu iz pojedinosti stavke umjesto održavanja dupliciranih kopija.
Rezultati pretraživanja poštuju prava pristupa. Možete ih izvesti s metapodacima u Excel ili CSV pri pripremi popisa za pregled.
Neka ljudi konzultiraju arhivu bez promjena
Odvojite čitanje od uređivanja
Dajte čitateljima pristup Pregledavatelja za pregled i preuzimanje bez izmjene ili brisanja pohranjenog sadržaja. Koristite pristup Samo pregled kada netko treba pregledati podržane datoteke u Folderitu bez preuzimanja ili ispisa.
Tailorova prilagođena prava pristupa omogućuju konfiguriranje pojedinih radnji poput ažuriranja verzija, dijeljenja ili brisanja. Postavite istek pristupa osobi ili grupi kada pristup treba završiti određenog datuma.
Pogledajte verzije i aktivnosti
Kada ovlaštena osoba treba zamijeniti datoteku, funkcija Prenesi novu verziju drži ranije verzije uz aktualnu i zajedničke metapodatke. Dostupne kontrole omogućuju preuzimanje ili vraćanje ranijih verzija.
Administratori mogu filtrirati globalni trag revizije prema korisniku, datumu, opsegu ili radnji te ga izvesti kao XLSX, ODS ili CSV. To pomaže odgovoriti tko je preuzeo dokument ili kada je datoteka izbrisana.
Postavite sigurnosna pravila za tim. Folderitove postavke sigurnosnih pravila uključuju obveznu dvofaktorsku autentifikaciju i IP ograničenja. Dinamički vodeni žigovi zasebno su kupljen dodatak. Pregledajte pojedinosti sigurnosti i privatnosti prema zahtjevima organizacije.
Upravljajte čuvanjem i zadržite put izvoza
Odaberite duljinu čuvanja datoteka
Datoteke se prema zadanim postavkama čuvaju neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja u paketima Medium i Tailor birate razdoblje, početno datumsko polje i završnu radnju.
Završna radnja može premjestiti datoteke u arhivsku mapu, poslati ih u koš ili trajno izbrisati. Arhiviranje može očuvati hijerarhiju mapa. Pravila se mogu proširiti na podmape, uz pojedinačne iznimke datoteka ili mapa.
Prikažite Kraj čuvanja na popisu mape i provjeravajte nadolazeće datume u Nadzornoj ploči i izvještajima. Odaberite rokove i radnje izlučivanja prema pravilima organizacije.
Preuzmite datoteke kada trebate
Preuzmite odabrane datoteke ili mape za ovlaštenog primatelja, primopredaju ili lokalnu kopiju. Pojedinačne datoteke preuzimaju se kakve jesu; mape se pakiraju kao ZIP.
Možete i preuzeti datoteke i mape računa. Za velike arhive koristite manje odjeljke ili mape umjesto jednog prevelikog preuzimanja. Zapisnici revizije i metapodaci rezultata pretraživanja imaju vlastite mogućnosti izvoza.
Ako sustav trebate smjestiti na vlastitu infrastrukturu, istražite lokalno uvođenje Folderita.
Pitanja za rješavanje prije preseljenja arhive
Kako se arhiva datoteka razlikuje od sigurnosne kopije?
Arhiva drži zadržane datoteke organiziranima i dostupnima za referencu. Sigurnosna kopija služi oporavku nakon gubitka ili oštećenja. Struktura arhive, prava i čuvanje imaju drukčiju svrhu od oporavka; planirajte oboje. Folderit pruža preuzimanje datoteka i mapa za lokalne kopije uz zaštitu usluge hostinga opisanu na sigurnosnoj stranici.
Čini li arhiviranje datoteku dostupnom samo za čitanje?
Mapa nazvana „Arhiva” sama po sebi ne sprječava izmjene. Konfigurirajte pristup osoba i grupa koje je koriste. Prava Pregledavatelja i Samo pregled sprječavaju izmjenu pohranjenog sadržaja tim primateljima; ovlašteni uređivači i dalje imaju dopuštene radnje. Provjerite pristup odredišne mape kao dio postavljanja arhive.
Mogu li zadržati postojeću strukturu mapa?
Da. Folderit podržava prijenos mapa, a mogućnost čuvanja „Arhiviraj u mapu” može očuvati hijerarhiju. Za ZIP uvoze slijedite smjernice skupnog prijenosa u vodiču. Prvo testirajte reprezentativnu mapu i provjerite datoteke, metapodatke i pristup prije velike arhive.
Što ako trebam i obrasce i aktivne zapise?
Ista platforma podržava upravljanje digitalnim zapisima s e-obrascima, pretražive vrijednosti polja i tijekove rada. Tekućim zapisima i dovršenim datotekama možete upravljati u jednom sustavu, uz različite strukture mapa i pristup za svaku vrstu.
Olakšajte uporabu arhive
Isprobajte Folderit s uzorkom datoteka ili donesite strukturu arhive i zahtjeve čuvanja na demonstraciju.
Pogledajte pakete i uključene funkcije.