Oprogramowanie do archiwizacji plików
Łatwo odnajduj zakończone prace. Oprogramowanie do archiwizacji plików Folderit łączy dokumenty, ustawienia przechowywania i kontrolę dostępu w jednym przeszukiwalnym archiwum.
Przechowuj dokumentację zamkniętych projektów, podpisane umowy, dokumenty finansowe i starsze dokumenty firmowe wraz z kontekstem potrzebnym w przyszłości. Uporządkuj je według działu, klienta lub projektu, aby uprawnione osoby mogły odnaleźć właściwy plik bez przeszukiwania starych dysków i wątków e-mail.
Wyznacz miejsce dla ukończonych dokumentów
Archiwum działa najlepiej, gdy każdy wie, co należy w nim przechowywać i jak to odnaleźć. Zacznij od struktury odpowiadającej Twojej pracy, a następnie dodaj daty i identyfikatory ułatwiające rozpoznanie plików.
- Dodaj pliki i foldery.Prześlij pojedyncze pliki lub istniejące struktury folderów; Folderit obsługuje pliki o rozmiarze do 50 GB każdy. Zakres formatów, które można przechowywać, jest szerszy niż zakres podglądu i OCR, więc specjalistyczne formaty mogą wymagać otwarcia w oryginalnej aplikacji.
- Dodaj przydatne metadane archiwum.Użyj pól takich jak numer projektu, dział, kontrahent i data zakończenia. Skonfiguruj szablony metadanych folderów i wyświetlaj najważniejsze pola jako kolumny, zamiast umieszczać wszystkie informacje w nazwie pliku.
- Ustal, kiedy praca jest gotowa do archiwizacji.Przenieś ukończone pliki do archiwum lub skonfiguruj obieg dokumentów tak, aby przenosił element po pomyślnym zatwierdzeniu. Jeśli archiwizacja zależy od upływu czasu, ustaw regułę przechowywania z folderem archiwum jako miejscem docelowym.
Przykład: zamknięcie projektu. Przechowuj podpisany protokół przekazania, końcowe rysunki i raport zamknięcia pod identyfikatorem projektu. Poproś odpowiedzialne osoby o zatwierdzenie właściwych dokumentów, a następnie użyj skonfigurowanego folderu docelowego dla ukończonych elementów. Sprawdź dostęp, aby zespół mógł przeglądać archiwum, a tylko wyznaczone osoby mogły je aktualizować.
Znajdź stary dokument bez znajomości nazwy pliku
Wyszukuj według kontekstu lub treści
Przeszukuj nazwy plików i metadane albo użyj Deep Search, aby znaleźć informacje w obsługiwanych dokumentach i skanach. Połącz nazwę klienta, numer projektu lub dział z filtrem folderu bądź daty, aby zawęzić wyniki.
OCR i wyszukiwanie w treści obsługują między innymi PDF, DOCX, PNG i JPG. Jakość skanu i wybrany język wpływają na dokładność OCR; treść plików XLSX nie jest objęta wyszukiwaniem treści OCR.
Powiąż informacje uzupełniające
Użyj powiązanych elementów, aby połączyć umowę z dokumentami uzupełniającymi lub folder projektu z właściwą dokumentacją. Użytkownicy mogą przejść do powiązanego elementu z jego szczegółów, zamiast utrzymywać zduplikowane kopie.
Wyniki wyszukiwania respektują uprawnienia dostępu. Przygotowując listę plików do przeglądu, możesz wyeksportować wyniki wraz z metadanymi do Excela lub CSV.
Pozwól przeglądać archiwum bez jego zmieniania
Oddziel odczyt od edycji
Nadaj czytelnikom uprawnienia Viewer, aby mogli przeglądać i pobierać pliki bez zmiany lub usuwania przechowywanej treści. Uprawnienia Previewer umożliwiają przeglądanie obsługiwanych plików w Folderit bez dostępu do pobierania i drukowania.
W planie Tailor uprawnienia niestandardowe pozwalają konfigurować poszczególne działania, takie jak aktualizowanie wersji, udostępnianie czy usuwanie. Ustaw datę wygaśnięcia dostępu dla osoby lub grupy, jeśli dostęp ma się zakończyć w określonym dniu.
Sprawdzaj wersje i aktywność
Gdy uprawniona osoba musi zastąpić plik, historia wersji przechowuje starsze wersje wraz z aktualną i wspólnymi metadanymi. Dostępne funkcje umożliwiają pobranie lub przywrócenie wcześniejszej wersji.
Administratorzy mogą filtrować dziennik audytu według użytkownika, daty, zakresu lub działania i eksportować go jako XLSX, ODS lub CSV. Pomaga to ustalić między innymi, kto pobrał dokument lub kiedy plik został usunięty.
Ustal zasady bezpieczeństwa zespołu. W Folderit ustawienia polityki bezpieczeństwa obejmują między innymi wymuszanie uwierzytelniania dwuskładnikowego i ograniczenia adresów IP. Dynamiczne znaki wodne to oddzielnie płatny dodatek; zapoznaj się z informacjami o bezpieczeństwie i prywatności w kontekście wymagań Twojej organizacji.
Zarządzaj przechowywaniem i zaplanuj eksport
Wybierz, jak długo przechowywać pliki
Domyślnie pliki są przechowywane bezterminowo. Dzięki automatyzacji przechowywania w planach Medium i Tailor wybierasz okres, pole daty początkowej i działanie po jego zakończeniu.
Działanie końcowe może przenieść pliki do folderu archiwum, wysłać je do kosza lub trwale usunąć. Archiwizacja może zachować hierarchię folderów. Reguły mogą obejmować podfoldery, z wyjątkami dla poszczególnych plików lub folderów.
Wyświetlaj koniec okresu przechowywania na liście folderów i przeglądaj zbliżające się terminy w sekcji Panel i raporty. Ustal okresy i działania końcowe zgodnie z polityką organizacji.
Pobieraj pliki, gdy ich potrzebujesz
Pobierz wybrane pliki lub foldery dla uprawnionego odbiorcy, na potrzeby przekazania lub jako kopię lokalną. Pojedyncze pliki są pobierane w oryginalnej postaci, a foldery pakowane do archiwów ZIP.
Możesz również pobrać pliki i foldery całego konta; w przypadku dużych archiwów pobieraj mniejsze sekcje lub foldery zamiast jednego zbyt dużego pakietu. Dzienniki audytu i metadane wyników wyszukiwania mają osobne opcje eksportu.
Jeśli potrzebujesz hostingu na własnej infrastrukturze, poznaj Folderit on-premises.
Pytania, które warto wyjaśnić przed przeniesieniem archiwum
Czym archiwum plików różni się od kopii zapasowej?
Archiwum utrzymuje przechowywane pliki w porządku i udostępnia je do późniejszego wykorzystania. Kopia zapasowa służy do odzyskania danych po ich utracie lub uszkodzeniu. Struktura archiwum, uprawnienia i reguły przechowywania mają inny cel niż rozwiązania odtwarzania danych, dlatego zaplanuj oba obszary. Folderit umożliwia pobieranie plików i folderów jako kopii lokalnych, obok zabezpieczeń usługi hostowanej opisanych na stronie bezpieczeństwa.
Czy umieszczenie pliku w archiwum ustawia go jako tylko do odczytu?
Sama nazwa folderu „Archiwum” nie blokuje edycji. Skonfiguruj dostęp osób i grup, które z niego korzystają. Uprawnienia Viewer i Previewer uniemożliwiają tym odbiorcom zmianę przechowywanej treści; uprawnieni edytorzy nadal mogą wykonywać działania wynikające z ich praw. Sprawdź dostęp do folderu docelowego podczas konfiguracji archiwum.
Czy mogę zachować istniejącą strukturę folderów?
Tak. Folderit obsługuje przesyłanie folderów, a opcja przechowywania „Archiwizuj do folderu” pozwala zachować istniejącą hierarchię. Przy importowaniu ZIP postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi przesyłania partiami; najpierw przetestuj reprezentatywny folder i sprawdź jego pliki, metadane oraz dostęp przed przeniesieniem dużego archiwum.
A jeśli potrzebuję również formularzy i aktywnej dokumentacji?
Ta sama platforma obsługuje zarządzanie dokumentacją elektroniczną z eForms i umożliwia wyszukiwanie wartości pól oraz korzystanie z obiegów dokumentów. Możesz zarządzać bieżącą dokumentacją i ukończonymi plikami w jednym systemie, stosując dla nich różne struktury folderów i ustawienia dostępu.
Ułatw korzystanie z archiwum
Wypróbuj Folderit na przykładowym zestawie plików albo przedstaw strukturę archiwum i wymagania dotyczące przechowywania podczas prezentacji.
Zobacz plany i dostępne funkcje.