Failu arhivēšanas programmatūra
Saglabājiet pabeigto darbu viegli atrodamu. Folderit failu arhivēšanas programmatūra apvieno dokumentus, glabāšanas iestatījumus un piekļuves kontroli vienā pārmeklējamā arhīvā.
Glabājiet slēgtu projektu failus, parakstītus līgumus, finanšu dokumentus un vecākus uzņēmuma ierakstus ar kontekstu, kas būs nepieciešams vēlāk. Sakārtojiet tos pēc nodaļas, klienta vai projekta un ļaujiet pilnvarotām personām izgūt pareizo failu bez vecu disku un e-pasta sarakstu pārmeklēšanas.
Piešķiriet pabeigtiem failiem skaidru vietu
Arhīvs vislabāk darbojas, ja cilvēki zina, kas tajā pieder un kā to atrast. Sāciet ar darbam atbilstošu struktūru un pievienojiet datumus un identifikatorus, kas padara katru failu atpazīstamu.
- Importējiet failus un mapes.Augšupielādējiet atsevišķus failus vai esošās mapju struktūras. Folderit pieņem failus līdz 50 GB katram. Glabāšanas atbalsts ir plašāks nekā priekšskatīšanas un OCR atbalsts, tāpēc specializētu formātu atvēršanai var būt nepieciešama sākotnējā lietotne.
- Pievienojiet noderīgus arhīva metadatus.Izmantojiet tādus laukus kā projekta numurs, nodaļa, darījuma partneris un pabeigšanas datums. Konfigurējiet mapju metadatu veidnes un parādiet svarīgos laukus kā kolonnas, mazinot vajadzību visu iekodēt faila nosaukumā.
- Nosakiet, kad darbs ir gatavs arhivēšanai.Pārvietojiet pabeigtos failus arhīvā vai konfigurējiet darba plūsmu vienuma pārvietošanai pēc sekmīgas apstiprināšanas. Ja arhivēšana atkarīga no pagājušā laika, izmantojiet glabāšanas noteikumu ar arhīva mapi kā galamērķi.
Piemērs: projekta slēgšana. Saglabājiet parakstīto nodošanas aktu, gala rasējumus un pabeigšanas pārskatu pie projekta atsauces. Lūdziet atbildīgajām personām apstiprināt attiecīgos dokumentus un izmantojiet konfigurēto galamērķa mapi pabeigtajiem vienumiem. Pārskatiet piekļuvi, lai komanda varētu izmantot arhīvu, bet tikai norīkotas personas to atjauninātu.
Atrodiet vecu dokumentu, nezinot tā faila nosaukumu
Meklējiet pēc konteksta vai satura
Meklējiet failu nosaukumus un metadatus vai izmantojiet padziļināto meklēšanu atbalstītu dokumentu un skenējumu saturā. Apvienojiet klienta vārdu, projekta atsauci vai nodaļu ar mapes vai datuma filtru rezultātu sašaurināšanai.
OCR un satura meklēšana atbalsta tādus formātus kā PDF, DOCX, PNG un JPG. Skenējuma kvalitāte un izvēlētā valoda ietekmē OCR precizitāti; XLSX saturs OCR satura meklēšanā nav iekļauts.
Saglabājiet saistītu pamatojošo informāciju
Izmantojiet Saistītos vienumus, lai savienotu līgumu ar pamatojošajiem dokumentiem vai projekta mapi ar attiecīgajiem ierakstiem. Personas var sekot saitei vienuma informācijā, nevis uzturēt dublētas kopijas.
Meklēšanas rezultāti ievēro piekļuves tiesības. Gatavojot failu sarakstu pārskatīšanai, varat eksportēt rezultātus ar metadatiem Excel vai CSV formātā.
Ļaujiet izmantot arhīvu, nemainot to
Nodaliet lasīšanu no rediģēšanas
Piešķiriet lasītājiem Skatītāja piekļuvi, lai priekšskatītu un lejupielādētu failus, nemainot un nedzēšot glabāto saturu. Izmantojiet Priekšskatītāja piekļuvi, ja kādam jāskatās atbalstīti faili Folderit bez lejupielādes vai drukāšanas piekļuves.
Tailor pielāgotās tiesības ļauj konfigurēt atsevišķas darbības, piemēram, failu versiju atjaunināšanu, kopīgošanu vai dzēšanu. Iestatiet piekļuves beigu termiņu personai vai grupai, ja piekļuvei jābeidzas konkrētā datumā.
Skatiet versijas un darbības
Kad pilnvarotai personai jāaizstāj fails, versiju vēsture saglabā agrākās versijas kopā ar pašreizējo un kopīgajiem metadatiem. Pieejamās vadīklas ļauj iepriekšējās versijas lejupielādēt vai atjaunot.
Administratori var filtrēt auditācijas žurnālu pēc lietotāja, datuma, tvēruma vai darbības un eksportēt XLSX, ODS vai CSV formātā. Tas palīdz atbildēt, piemēram, kurš lejupielādējis dokumentu vai kad fails dzēsts.
Nosakiet drošības noteikumus komandai. Folderit drošības politikas iestatījumi ietver obligātu divfaktoru autentifikāciju un IP ierobežojumus. Dinamiskās ūdenszīmes ir atsevišķi iegādājams papildinājums. Pārskatiet drošības un privātuma informāciju atbilstoši organizācijas prasībām.
Pārvaldiet glabāšanu un saglabājiet eksporta iespēju
Izvēlieties failu glabāšanas ilgumu
Pēc noklusējuma faili tiek glabāti bez termiņa. Ar glabāšanas automatizāciju Medium un Tailor plānos jūs izvēlaties periodu, sākuma datuma lauku un beigu darbību.
Beigu darbība var pārvietot failus uz arhīva mapi, atkritni vai neatgriezeniski dzēst. Arhivēšana var saglabāt mapju hierarhiju. Noteikumus var attiecināt uz apakšmapēm, nosakot atsevišķu failu vai mapju izņēmumus.
Parādiet lauku Glabāšanas beigas mapes sarakstā un pārskatiet tuvojošos beigu datumus sadaļā Panelis un pārskati. Izvēlieties periodus un iznīcināšanas darbības saskaņā ar organizācijas politiku.
Lejupielādējiet failus, kad nepieciešams
Lejupielādējiet atlasītos failus vai mapes pilnvarotam saņēmējam, nodošanai vai lokālai kopijai. Atsevišķi faili tiek lejupielādēti sākotnējā veidā; mapju lejupielādes tiek iepakotas ZIP failos.
Varat arī lejupielādēt konta failus un mapes. Lieliem arhīviem izmantojiet mazākas sadaļas vai mapes, nevis vienu pārmērīgi lielu lejupielādi. Auditācijas žurnāliem un meklēšanas rezultātu metadatiem ir atsevišķas eksporta iespējas.
Ja sistēma jāmitina savā infrastruktūrā, iepazīstiet lokāli uzstādāmo Folderit.
Jautājumi, kas jāatrisina pirms arhīva pārvietošanas
Ar ko failu arhīvs atšķiras no rezerves kopijas?
Arhīvs uztur saglabātos failus sakārtotus un pieejamus atsaucēm. Rezerves kopija ir atjaunošanas kopija datu zaudēšanas vai bojājuma gadījumā. Arhīva struktūrai, tiesībām un glabāšanas noteikumiem ir cits mērķis nekā atjaunošanas pasākumiem; plānojiet abus. Folderit nodrošina failu un mapju lejupielādi lokālām kopijām līdzās drošības lapā aprakstītajai mitinātā pakalpojuma aizsardzībai.
Vai faila ievietošana arhīvā padara to tikai lasāmu?
Mapes nosaukums “Arhīvs” pats par sevi neliedz rediģēšanu. Konfigurējiet piekļuvi personām un grupām, kas to izmanto. Skatītāja un Priekšskatītāja tiesības neļauj šiem saņēmējiem mainīt glabāto saturu; pilnvaroti redaktori saglabā savās tiesībās atļautās darbības. Pārskatiet galamērķa mapes piekļuvi arhīva iestatīšanas ietvaros.
Vai varu saglabāt esošo mapju struktūru?
Jā. Folderit atbalsta mapju augšupielādi, un glabāšanas iespēja “Arhivēt mapē” var saglabāt esošo hierarhiju. ZIP importam ievērojiet augšupielādes ceļveža norādes par failu kopumiem. Vispirms pārbaudiet reprezentatīvu mapi — tās failus, metadatus un piekļuvi —, pirms pārvietojat lielu arhīvu.
Ko darīt, ja nepieciešamas arī veidlapas un aktīvi ieraksti?
Tā pati platforma atbalsta digitālu ierakstu pārvaldību ar e-veidlapām, pārmeklējamas lauku vērtības un darba plūsmas. Varat pārvaldīt aktīvos ierakstus un pabeigtos failus vienā sistēmā, katram izmantojot atšķirīgu mapju struktūru un piekļuves iestatījumus.
Padariet arhīvu ērtāk izmantojamu
Izmēģiniet Folderit ar savu failu paraugu vai atnesiet arhīva struktūru un glabāšanas prasības uz demonstrāciju.
Skatiet plānus un iekļautās funkcijas.