Softver za arhiviranje datoteka
Neka završeni poslovi ostanu lako dostupni. Folderitov softver za arhiviranje datoteka objedinjuje dokumente, postavke čuvanja i kontrole pristupa u jednoj pretraživoj arhivi.
Čuvajte datoteke završenih projekata, potpisane ugovore, finansijske dokumente i starije poslovne zapise s kontekstom koji će vam trebati kasnije. Organizujte ih prema odeljenju, klijentu ili projektu, a zatim omogućite ovlašćenim osobama da pronađu pravu datoteku bez pretraživanja starih diskova i nizova imejlova.
Dajte završenim datotekama jasno mesto
Arhiva najbolje funkcioniše kada ljudi znaju šta u nju pripada i kako to pronaći. Počnite sa strukturom koja odgovara vašem radu, a zatim dodajte datume i oznake koji svaku datoteku čine prepoznatljivom.
- Unesite datoteke i foldere.Otpremite pojedinačne datoteke ili postojeće strukture foldera. Folderit prihvata datoteke veličine do 50 GB. Podrška za skladištenje šira je od podrške za pregled i OCR, pa specijalizovani formati možda zahtevaju izvornu aplikaciju za otvaranje.
- Dodajte korisne metapodatke arhive.Koristite polja kao što su broj projekta, odeljenje, ugovorna strana i datum završetka. Podesite predloške metapodataka foldera i prikažite ključna polja kao kolone, smanjujući potrebu da sve unosite u naziv datoteke.
- Odredite kada je posao spreman za arhiviranje.Premestite dovršene datoteke u arhivu ili podesite tok rada da premesti stavku nakon uspešnog odobravanja. Ako arhiviranje zavisi od proteklog vremena, koristite pravilo čuvanja s arhivskim folderom kao odredištem.
Primer: zatvaranje projekta. Čuvajte potpisanu primopredaju, konačne nacrte i izveštaj o završetku pod oznakom projekta. Neka odgovorne osobe odobre relevantne dokumente, a zatim koristite podešeni odredišni folder za dovršene stavke. Proverite pristup kako bi tim mogao koristiti arhivu, dok je ažuriraju samo određene osobe.
Pronađite stari dokument bez poznavanja naziva datoteke
Pretražujte prema kontekstu ili sadržaju
Pretražujte nazive datoteka i metapodatke ili koristite Dubinsku pretragu za pregled sadržaja podržanih dokumenata i skenova. Kombinujte ime klijenta, oznaku projekta ili odeljenje s filterom foldera ili datuma da suzite rezultate.
OCR i pretraga sadržaja podržavaju formate uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Kvalitet skena i odabrani jezik utiču na tačnost OCR-a; sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
Zadržite prateće informacije povezanim
Koristite Povezane stavke da povežete ugovor s pratećim dokumentima ili projektni folder s relevantnim zapisima. Ljudi mogu pratiti vezu iz detalja stavke umesto održavanja duplih kopija.
Rezultati pretrage poštuju dozvole pristupa. Rezultate s metapodacima možete izvesti u Excel ili CSV pri pripremi spiska datoteka za pregled.
Omogućite korišćenje arhive bez menjanja sadržaja
Odvojite čitanje od uređivanja
Dodelite čitaocima pristup Pregledavalac za pregled i preuzimanje datoteka bez menjanja ili brisanja sačuvanog sadržaja. Koristite pristup Samo pregled kada neko treba pregledati podržane datoteke u Folderitu bez preuzimanja ili štampanja.
U planu Tailor prilagođene dozvole omogućavaju podešavanje pojedinačnih radnji, poput ažuriranja verzija datoteka, deljenja ili brisanja. Postavite istek pristupa za osobu ili grupu kada njihov pristup treba završiti određenog datuma.
Pogledajte verzije i aktivnosti
Kada ovlašćena osoba treba zameniti datoteku, istorija verzija čuva ranije verzije zajedno s trenutnom i zajedničkim metapodacima. Dostupne kontrole omogućavaju preuzimanje ili vraćanje ranijih verzija.
Administratori mogu filtrirati dnevnik revizije prema korisniku, datumu, obuhvatu ili radnji te ga izvezite kao XLSX, ODS ili CSV. To pomaže odgovoriti na pitanja ko je preuzeo dokument ili kada je datoteka obrisana.
Postavite bezbednosna pravila za svoj tim. Folderitove postavke bezbednosne politike uključuju obaveznu dvofaktorsku autentifikaciju i IP ograničenja. Dinamički vodeni žig je dodatak koji se kupuje zasebno. Pregledajte detalje bezbednosti i privatnosti u odnosu na zahteve vaše organizacije.
Upravljajte čuvanjem i zadržite mogućnost izvoza
Odaberite koliko dugo datoteke ostaju
Datoteke se podrazumevano čuvaju neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja u planovima Medium i Tailor birate period, polje početnog datuma i završnu radnju.
Završna radnja može premestiti datoteke u arhivski folder, poslati ih u korpu ili ih trajno obrisati. Arhiviranje može sačuvati hijerarhiju foldera. Pravila se mogu proširiti na podfoldere, uz izuzetke za pojedine datoteke ili foldere.
Prikažite Kraj čuvanja u listi foldera i pregledajte datume koji se približavaju na Kontrolnoj ploči i izveštajima. Birajte periode i radnje uklanjanja prema pravilima svoje organizacije.
Preuzmite datoteke kada vam trebaju
Preuzmite odabrane datoteke ili foldere za ovlašćenog primaoca, primopredaju ili lokalnu kopiju. Pojedinačne datoteke preuzimaju se u izvornom obliku; preuzimanja foldera pakuju se u ZIP datoteke.
Možete i preuzeti datoteke i foldere računa. Za velike arhive koristite manje odeljke ili foldere umesto jednog prevelikog preuzimanja. Dnevnici revizije i metapodaci rezultata pretrage imaju vlastite mogućnosti izvoza.
Ako sistem trebate hostovati na vlastitoj infrastrukturi, istražite Folderit na vlastitoj infrastrukturi.
Pitanja koja treba razjasniti pre premeštanja arhive
Po čemu se arhiva datoteka razlikuje od bezbednosne kopije?
Arhiva održava sačuvane datoteke organizovanim i dostupnim za kasniju upotrebu. Bezbednosna kopija je kopija za oporavak koja se koristi pri gubitku ili oštećenju podataka. Struktura arhive, dozvole i pravila čuvanja imaju drugačiju svrhu od dogovora o oporavku; planirajte oboje. Folderit pruža preuzimanje datoteka i foldera za lokalne kopije, uz zaštite hostovane usluge opisane na stranici o bezbednosti.
Čini li smeštanje datoteke u arhivu tu datoteku dostupnom samo za čitanje?
Folder nazvan „Arhiva“ sam po sebi ne sprečava izmene. Podesite pristup za osobe i grupe koje ga koriste. Dozvole Pregledavalac i Samo pregled sprečavaju te primaoce da menjaju sačuvani sadržaj; ovlašćeni urednici i dalje imaju radnje koje njihove dozvole dopuštaju. Proverite pristup odredišnom folderu kao deo podešavanja arhive.
Mogu li zadržati postojeću strukturu foldera?
Da. Folderit podržava otpremanje foldera, a mogućnost čuvanja „Arhiviraj u folder“ može sačuvati postojeću hijerarhiju. Za ZIP uvoze sledite smernice vodiča za otpremanje o grupnim unosima. Prvo testirajte reprezentativan folder, proveravajući datoteke, metapodatke i pristup pre premeštanja velike arhive.
Šta ako mi trebaju i obrasci i aktivni zapisi?
Ista platforma podržava upravljanje digitalnim zapisima pomoću e-obrazaca, pretražive vrednosti polja i tokove rada. Možete upravljati tekućim zapisima i završenim datotekama u jednom sistemu, s različitim strukturama foldera i postavkama pristupa za svaku grupu.
Olakšajte korišćenje svoje arhive
Isprobajte Folderit s uzorkom svojih datoteka ili donesite strukturu arhive i zahteve čuvanja na demonstraciju.
Pogledajte planove i uključene funkcije.