Valmis dokumendimallid
Valmis dokumendimallid aitavad alustada levinud äridokumentide loomist. Iga komplekt sisaldab dokumendigeneraatorile mõeldud ODT-malli, täidetud PDF-näidist ja muudetavat DOCX-näidist. Allpool olevad seadistusjuhised on eesti keeles; allalaaditavad näidisdokumendid on ingliskeelsed ja neid saab kohandada.
Ava kogu dokumendimallide kogu Folderitis.
Malli kasutamine
- Laadi alla valitud ODT-mall. Dokumendigeneraatorisse tuleb laadida just ODT, mitte PDF- või DOCX-näidis.
- Loo vormimall allpool toodud väljadega. Kopeeri välja tunnus ehk slug täpselt, sealhulgas alakriipsud.
- Seo vormiga dokumendigeneraatori mall, määra loodava faili nimi, vali PDF ja/või DOCX ning laadi ODT üles.
- Loo testkirje, täida väljad ning genereeri mõlemad lubatud väljundvormingud.
- Kontrolli teksti, paigutust, pikki väärtusi, leheküljepiire ja tühjaks jäävaid valikulisi välju.
Vormi kirje nime mustris kasutatakse üksikuid looksulge, näiteks {agreement_reference}. Dokumendimallis ja genereeritud faili nimes kasutatakse Folderiti kuvatud kohatäitjat, näiteks {{ agreement_reference }}. Täpsemad juhised leiad dokumendigeneraatori artiklist.
Vastastikune konfidentsiaalsusleping
Kahepoolse konfidentsiaalsuse näidismall olukorraks, kus mõlemad osapooled jagavad tundlikku äriteavet. Lase sõnastus, kohaldatav õigus ja vaidluste lahendamise kord enne kasutamist kohaliku õiguse asjatundjal üle vaadata.
ODT-mall · Täidetud PDF-näidis · Muudetav DOCX-näidis · Kogu komplekt
| Seade | Soovitatav väärtus |
|---|---|
| Vormimalli nimi ja pealkiri | Vastastikune konfidentsiaalsusleping |
| Vormi kirjeldus | Kahepoolse konfidentsiaalsuse näidismall olukorraks, kus mõlemad osapooled jagavad tundlikku äriteavet. |
| Kirje nime muster | NDA - {agreement_reference} |
| Esitamisnupu tekst | Loo kirje |
| Dokumendimalli nimi | Vastastikune konfidentsiaalsusleping |
| Genereeritud faili nimi | NDA - {{ party_a_legal_name }} - {{ party_b_legal_name }} - {{ agreement_reference }} |
| Väljundvormingud | PDF ja DOCX |
| ODT-fail | Mutual NDA – Template.odt |
Vormi väljad
Loo väljad tabeli järjekorras. Nimetusi võib muuta, kuid tunnused peavad vastama ODT-malli kohatäitjatele. Arvuväljale sisesta arv ilma valuutatähise või selgitava tekstita.
| Välja nimetus | Tunnus (slug) | Tüüp | Kohustuslik |
|---|---|---|---|
| Lepingu viide | agreement_reference | Tekst (Text) | Jah |
| Poole A juriidiline nimi | party_a_legal_name | Tekst (Text) | Jah |
| Poole A registrikood | party_a_registration_number | Tekst (Text) | Ei |
| Poole A registrijärgne aadress | party_a_address | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Poole A allkirjastaja nimi | party_a_signatory_name | Tekst (Text) | Jah |
| Poole A allkirjastaja amet | party_a_signatory_title | Tekst (Text) | Jah |
| Poole A teadete e-post | party_a_notice_email | E-post (Email) | Jah |
| Poole B juriidiline nimi | party_b_legal_name | Tekst (Text) | Jah |
| Poole B registrikood | party_b_registration_number | Tekst (Text) | Ei |
| Poole B registrijärgne aadress | party_b_address | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Poole B allkirjastaja nimi | party_b_signatory_name | Tekst (Text) | Jah |
| Poole B allkirjastaja amet | party_b_signatory_title | Tekst (Text) | Jah |
| Poole B teadete e-post | party_b_notice_email | E-post (Email) | Jah |
| Teabe avaldamise lubatud eesmärk | permitted_purpose | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Jõustumise kuupäev | effective_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Avaldamisperiood aastates | disclosure_period_years | Arv (Number) | Jah |
| Konfidentsiaalsuskohustus aastates | confidentiality_period_years | Arv (Number) | Jah |
| Kohaldatav õigus | governing_law | Tekst (Text) | Jah |
| Kohus või vaidluste lahendamise koht | dispute_forum | Tekst (Text) | Jah |
Tööpakkumiskiri
Pakkumine, mis koondab rolli, algusaja, töötasu ja põhitingimused enne lõpliku töölepingu sõlmimist. See on üldine mittesiduv näidis; kohanda see kohaliku tööõiguse ja organisatsiooni nõuetega ning lase asjatundjal üle vaadata.
ODT-mall · Täidetud PDF-näidis · Muudetav DOCX-näidis · Kogu komplekt
| Seade | Soovitatav väärtus |
|---|---|
| Vormimalli nimi ja pealkiri | Tööpakkumiskiri |
| Vormi kirjeldus | Pakkumine, mis koondab rolli, algusaja, töötasu ja põhitingimused enne lõpliku töölepingu sõlmimist. |
| Kirje nime muster | Pakkumine - {offer_reference} - {candidate_full_name} |
| Esitamisnupu tekst | Loo kirje |
| Dokumendimalli nimi | Tööpakkumiskiri |
| Genereeritud faili nimi | Tööpakkumine - {{ candidate_full_name }} - {{ offer_reference }} |
| Väljundvormingud | PDF ja DOCX |
| ODT-fail | Employment Offer Letter – Template.odt |
Vormi väljad
Loo väljad tabeli järjekorras. Nimetusi võib muuta, kuid tunnused peavad vastama ODT-malli kohatäitjatele. Arvuväljale sisesta arv ilma valuutatähise või selgitava tekstita.
| Välja nimetus | Tunnus (slug) | Tüüp | Kohustuslik |
|---|---|---|---|
| Pakkumise viide | offer_reference | Tekst (Text) | Jah |
| Tööandja juriidiline nimi | employer_legal_name | Tekst (Text) | Jah |
| Tööandja aadress | employer_address | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Kandidaadi täisnimi | candidate_full_name | Tekst (Text) | Jah |
| Kandidaadi aadress | candidate_address | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Kandidaadi e-post | candidate_email | E-post (Email) | Jah |
| Ametinimetus | position_title | Tekst (Text) | Jah |
| Osakond | department | Tekst (Text) | Jah |
| Vahetu juht | reports_to | Tekst (Text) | Jah |
| Töö tegemise koht | work_location | Tekst (Text) | Jah |
| Töösuhte liik | employment_type | Nimekiri (Select) | Jah |
| Kavandatud alguskuupäev | start_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Töötasu summa | salary_amount | Arv (Number) | Jah |
| Töötasu valuuta | salary_currency | Nimekiri (Select) | Jah |
| Tasuperiood | pay_period | Nimekiri (Select) | Jah |
| Tööaeg | working_hours | Tekst (Text) | Jah |
| Katseaeg | probation_period | Tekst (Text) | Jah |
| Hüvede kokkuvõte | benefits_summary | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Pakkumise tingimused | offer_conditions | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Pakkumise kehtivuse lõpp | offer_expiry_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Tööandja allkirjastaja nimi | employer_signatory_name | Tekst (Text) | Jah |
| Tööandja allkirjastaja amet | employer_signatory_title | Tekst (Text) | Jah |
| Kohaldatav jurisdiktsioon | governing_jurisdiction | Tekst (Text) | Jah |
Nimekirjaväljade näidisvalikud: Töösuhte liik – täistööaeg tähtajatult, täistööaeg tähtajaliselt, osaline tööaeg, muu; Valuuta – EUR, USD, GBP, CAD, AUD, muu; Tasuperiood – aasta, kuu, tund, muu. Näiteks bruto-aastatasu 68000 puhul sisesta arvuväljale 68000 ning vali eraldi valuuta ja periood. Katseaeg, hüved ja pakkumise tingimused peavad vastama konkreetsele kokkuleppele ja kohalikule õigusele.
Koolituse läbimise tunnistus
Tunnistus koolituse, programmi või muu nõutud tegevuse läbimise kohta. Kontrolli väljastaja volitust, läbimise tingimusi, kehtivusaega ja võimalikke akrediteerimisnõudeid.
ODT-mall · Täidetud PDF-näidis · Muudetav DOCX-näidis · Kogu komplekt
| Seade | Soovitatav väärtus |
|---|---|
| Vormimalli nimi ja pealkiri | Koolituse läbimise tunnistus |
| Vormi kirjeldus | Tunnistus koolituse, programmi või muu nõutud tegevuse läbimise kohta. |
| Kirje nime muster | Tunnistus - {certificate_id} - {participant_full_name} |
| Esitamisnupu tekst | Loo kirje |
| Dokumendimalli nimi | Koolituse läbimise tunnistus |
| Genereeritud faili nimi | Tunnistus - {{ participant_full_name }} - {{ course_title }} - {{ certificate_id }} |
| Väljundvormingud | PDF ja DOCX |
| ODT-fail | Training Completion Certificate – Template.odt |
Vormi väljad
Loo väljad tabeli järjekorras. Nimetusi võib muuta, kuid tunnused peavad vastama ODT-malli kohatäitjatele. Arvuväljale sisesta arv ilma valuutatähise või selgitava tekstita.
| Välja nimetus | Tunnus (slug) | Tüüp | Kohustuslik |
|---|---|---|---|
| Tunnistuse number | certificate_id | Tekst (Text) | Jah |
| Osaleja täisnimi | participant_full_name | Tekst (Text) | Jah |
| Koolituse või programmi nimi | course_title | Tekst (Text) | Jah |
| Lõpetamise kuupäev | completion_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Koolituse kestus | training_duration | Tekst (Text) | Jah |
| Tulemus või saavutus | result_or_achievement | Tekst (Text) | Jah |
| Koolitaja nimi | instructor_name | Tekst (Text) | Jah |
| Väljastav organisatsioon | issuer_organization | Tekst (Text) | Jah |
| Väljastamise kuupäev | issue_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Kehtivuse märge | validity_statement | Tekst (Text) | Jah |
| Volitatud allkirjastaja | authorized_signatory | Tekst (Text) | Jah |
| Allkirjastaja amet | signatory_title | Tekst (Text) | Jah |
Kehtivuse märge võib olla kuupäev või näiteks „Ei aegu”. Kasuta tunnistusel osaleja nime täpselt soovitud kirjapildis.
Seadmete üleandmise akt
Üleantavate seadmete, seisukorra, kohustuste ja tagastamise tingimuste kirjeldus. Kohanda see organisatsiooni vara-, turbe-, personali- ja tagastuspoliitikaga.
ODT-mall · Täidetud PDF-näidis · Muudetav DOCX-näidis · Kogu komplekt
| Seade | Soovitatav väärtus |
|---|---|
| Vormimalli nimi ja pealkiri | Seadmete üleandmise akt |
| Vormi kirjeldus | Üleantavate seadmete, seisukorra, kohustuste ja tagastamise tingimuste kirjeldus. |
| Kirje nime muster | Üleandmine - {handover_reference} - {recipient_full_name} |
| Esitamisnupu tekst | Loo kirje |
| Dokumendimalli nimi | Seadmete üleandmise akt |
| Genereeritud faili nimi | Seadmete üleandmine - {{ recipient_full_name }} - {{ handover_reference }} |
| Väljundvormingud | PDF ja DOCX |
| ODT-fail | Equipment Handover Form – Template.odt |
Vormi väljad
Loo väljad tabeli järjekorras. Nimetusi võib muuta, kuid tunnused peavad vastama ODT-malli kohatäitjatele. Arvuväljale sisesta arv ilma valuutatähise või selgitava tekstita.
| Välja nimetus | Tunnus (slug) | Tüüp | Kohustuslik |
|---|---|---|---|
| Üleandmise viide | handover_reference | Tekst (Text) | Jah |
| Organisatsiooni nimi | organization_name | Tekst (Text) | Jah |
| Saaja täisnimi | recipient_full_name | Tekst (Text) | Jah |
| Saaja tunnus | recipient_id | Tekst (Text) | Jah |
| Osakond või projekt | department_or_project | Tekst (Text) | Jah |
| Juhi nimi | manager_name | Tekst (Text) | Jah |
| Üleandmise kuupäev | handover_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Tagastamise aeg või tingimus | expected_return | Tekst (Text) | Jah |
| Üleantavad seadmed | equipment_items | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Kaasa antavad tarvikud | accessories_included | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Seisukorra kokkuvõte | condition_summary | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Turvanõuded | security_requirements | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Tagastamise nõuded | return_requirements | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Lisamärkused | additional_notes | Pikk tekst (Textarea) | Ei |
| Üleandja | handed_over_by | Tekst (Text) | Jah |
| Saaja kinnitus | recipient_acknowledgement | Märkeruut (Checkbox) | Jah |
Väljal Üleantavad seadmed kirjelda iga seadet eraldi real: nimetus, vara tunnus, seerianumber ja seisukord. Näidismall kasutab ühte pikemat tekstivälja ega vaja korduvate tabeliridade süntaksit. Saaja kinnituse märkeruut peab enne esitamist olema märgitud.
Intsidendi aruanne
Töö-, teenuse-, turbe- või muu intsidendi faktide, mõju ja järeltegevuste kirjeldus. Kohanda vorm vastavaks organisatsiooni teavitamis- ja reageerimisnõuetele; raske juhtumi korral ei asenda vorm kiiret eskaleerimist või nõutud teavitusi.
ODT-mall · Täidetud PDF-näidis · Muudetav DOCX-näidis · Kogu komplekt
| Seade | Soovitatav väärtus |
|---|---|
| Vormimalli nimi ja pealkiri | Intsidendi aruanne |
| Vormi kirjeldus | Töö-, teenuse-, turbe- või muu intsidendi faktide, mõju ja järeltegevuste kirjeldus. |
| Kirje nime muster | Intsident - {incident_id} - {incident_title} |
| Esitamisnupu tekst | Loo kirje |
| Dokumendimalli nimi | Intsidendi aruanne |
| Genereeritud faili nimi | Intsidendi aruanne - {{ incident_id }} - {{ incident_date }} |
| Väljundvormingud | PDF ja DOCX |
| ODT-fail | Incident Report – Template.odt |
Vormi väljad
Loo väljad tabeli järjekorras. Nimetusi võib muuta, kuid tunnused peavad vastama ODT-malli kohatäitjatele. Arvuväljale sisesta arv ilma valuutatähise või selgitava tekstita.
| Välja nimetus | Tunnus (slug) | Tüüp | Kohustuslik |
|---|---|---|---|
| Intsidendi tunnus | incident_id | Tekst (Text) | Jah |
| Intsidendi pealkiri | incident_title | Tekst (Text) | Jah |
| Intsidendi kuupäev | incident_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Intsidendi kellaaeg | incident_time | Tekst (Text) | Jah |
| Asukoht või süsteem | location_or_system | Tekst (Text) | Jah |
| Osakond | department | Tekst (Text) | Jah |
| Teataja nimi | reported_by | Tekst (Text) | Jah |
| Teataja e-post | reporter_email | E-post (Email) | Jah |
| Intsidendi liik | incident_type | Nimekiri (Select) | Jah |
| Tõsidus | severity | Nimekiri (Select) | Jah |
| Seotud inimesed | people_involved | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Intsidendi kirjeldus | incident_description | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Kohesed tegevused | immediate_actions | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Mõju või vigastus | impact_or_injury | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Tunnistajad või tõendid | witnesses_or_evidence | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Esialgne põhjus | preliminary_cause | Pikk tekst (Textarea) | Ei |
| Parandusmeetmed | corrective_actions | Pikk tekst (Textarea) | Jah |
| Tegevuste vastutaja | action_owner | Tekst (Text) | Jah |
| Kavandatud lõpetamise kuupäev | target_completion_date | Kuupäev (Date) | Jah |
| Olek | status | Nimekiri (Select) | Jah |
| Tõendusfailid | supporting_files | Fail (File) | Ei |
Nimekirjaväljade näidisvalikud: Intsidendi liik – töötervishoid ja -ohutus, infoturve, privaatsus, teenusekatkestus, varakahju, kvaliteet, muu; Tõsidus – madal, keskmine, kõrge, kriitiline; Olek – avatud, uurimisel, tegevused käimas, suletud. Märgi kellaaja juurde ajavöönd, erista kinnitatud fakte oletustest ning ära lisa tarbetuid isikuandmeid. Tõendusfailide puhul arvesta ligipääsu- ja privaatsusreegleid.
Malli kohandamine
Ava ODT LibreOffice Writeris või muus ODT-vormingut toetavas redaktoris. Saad muuta logo, värve, fonte, staatilist teksti, allkirjaalasid, tabeleid ja paigutust. Olemasoleva välja säilitamiseks jäta selle kohatäitja muutmata. Uue välja lisamisel loo vormil alakriipsudega tunnus, salvesta ning kopeeri Folderiti tabelist täpne kohatäitja ODT-sse. Välja eemaldamisel eemalda ka vastav kohatäitja ja selle ümber olev mittevajalik tekst.
Pärast muudatusi laadi uuendatud ODT üles ja genereeri uuesti test-PDF ning test-DOCX. Kohatäitja peab jääma üheks tervikuks: ära jaga seda ridade, tekstikastide ega tabelilahtrite vahel ning ära vorminda selle eri osi erinevalt.
Tõrkeotsing
- Kohatäitja jääb nähtavale: kontrolli, et vormivälja tunnus ja ODT kohatäitja kattuvad täpselt. Kopeeri kohatäitja uuesti Folderitist.
- Puuduva võtme või arvutüübi viga: kontrolli alakriipse, õiget vormimalli ja seda, et arvuväljadel on arvud, mitte vormindatud tekst.
- Paigutus erineb oodatust: lihtsusta keerukaid tabeleid ja ujuvaid tekstikaste ning testi pikki nimesid, aadresse ja kirjeldusi.
- Valikuline tühi väli jätab liigse kirjavahemärgi: paiguta see eraldi reale või muuda ümbritsevat teksti. Tee väli kohustuslikuks siis, kui dokument ei saa ilma selle väärtuseta korrektne olla.
Genereeritud dokumendi saab Folderitisse salvestada, alla laadida või e-postiga saata. Salvestatud dokumendile saab rakendada ligipääse, kontrolljälge, versioonihaldust, säilitust ja töövooge.