Kooskõlastusring
Kooskõlastusringi saab algatada konkreetsele üksikdokumendile või luua automaatika mistahes kaustas, et eelseadistatud kooskõlastusring algaks alati kui keegi mõne faili vastavasse kausta laadib.
Automaatse kooskõlastusringi seadistamine
Lühijuhend: Valige kaust, mida soovite automatiseerida ja klõpsake sellel. Valige ülemiselt tööriistaribalt TÖÖVOOG. Avaneb aken, kus saate automaatse töövoo seadistada.
Valige AKTIIVNE, meetodiks KOOSKÕLASTUS, täitke vajadusel TEADE väli (kuvatakse infoks kooskõlastajatele), valige sobiv kooskõlastusringi TÜÜP (Paralleelne = kõigile saadetakse kutse üheaegselt / Järjestikune = kutsed saadetakse osalejatele järjestikku alles peale seda kui eelmine on oma kooskõlastuse andnud / Kohaldatud = erinevad paralleelsed ja järjestikused sammud) ning sisestage kooskõlastusringis osalejad, igale reale üks. Lisaridu saate luua vajutades sinisele PLUSS märgile ringi sees. Klõpsake LOO, et salvestada.
Üksikdokumendi kooskõlastusringi seadistamine
Lühijuhend: Klõpsake dokumendil, mille soovite kooskõlastusringile saata. Valige paremast veerust sinine nupp TÖÖVOOG ning avanevast rippmenüüst ALGATA KOOSKÕLASTUSRING. Seadistage kooskõlastusring ning vajutage ALUSTA.
Funktsioonide täpsem selgitus:
- STAATUS võib töövool olla üks kolmest:
- Peakasuta seaded — automaatika või selle puudumine tuleneb sellest, kuidas on seadistatud kausta ülemkaust
- Aktiivne — kehtib töövoog, mis on valitud samas vaates
- Välja lülitatud — töövoog on välja lülitatud, isegi kui peakausta automaatse töövoo seadetes on märgistatud valik “Kohalda ka alamkaustadele”
- MEETOD võimaldab valida töövoo liiki kooskõlastusringi, teavitusringi, DocuSign’i, eID (digiallkirjastamise) ja Folderit eSign vahel.
- TÜÜP võimaldab valida Paralleelse, Järjestikuse või Kohaldatud töövoo.
- Paralleelse puhul saadab süsteem kutsed kõigile kooskõlastama kutsutuile üheaegselt ja võimaldab kõigil läbisegi ja mistahes järjekorras vastused anda. Etapi lõpetamise ja tagasilükkamise mõju määravad töövoo kooskõlastuse nõue ja ebaõnnestumise lävend.
- Järjestikuse töövoo puhul saadab süsteem kutsed välja selles järjekorras nagu töövoo seadistuses inimesed järjestatud on. Seejuures saab iga järgmine kutse alles siis kui eelnev inimene on dokumendi heaks kiitnud. Kui keegi kutsutuist dokumendi tagasi lükkab, siis teisi töövoos osalejaid enam seda kooskõlastama ei kutsuta ning on dokument tagasi lükatud.
- Kohandatud töövoo puhul saate luua erinevad paralleelse ja järjerstikuse kooskõlastamise sammud.
- LIIGUTA PEALE KOOSKÕLASTUST sisse lülitamisel võimaldab see valida kausta, kuhu dokument peale kooskõlastusringi edukat lõpetamist automaatselt ümber paigutatakse.
- KUTSU lahtrisse saab kirjutada kasutaja või välise osapoole emaili aadressi. Ka mittekasutajad saavad kooskõlastusringides osaleda. Sinine Pluss-märk võimaldab lahtreid lisada kui kooskõlastajaid on rohkem kui üks. Täpiline ikoon lahtrite ees võimaldab lohistades lahtrite järjekorda muuta.
- METAANDMED ON TÖÖVOOS NÄHTAVAD märkeruudu märgistamisel kuvatakse kooskõlastamise vaates ka faili metaandmeid.
- SEOSTATUD RESSURSID ON TÖÖVOOS NÄHTAVAD märkeruudu märgistamisel kuvatakse kooskõlastamise vaates ka nimekirja failiga seotud ressurssidest ning kooskõlastaja saab neidki eelvaadata/alla laadida.
- KOHALDA KA ALAMKAUSTADELE märkeruudu märgistamisel kohaldatakse seadistatud automaatika samasugusena ka alamkaustadele (mille töövoo aknas on määratud aktiivsuseks “peakausta seaded”, mis on ka vaikeväärtus)
- LOO (kaustaautomaatika puhul) või ALUSTA (üksikdokumendi puhul) nupp kinnitab valikud
Kooskõlastaja vaade
Kooskõlastaja saab oma otsusele jätta kommentaari, dokument kooskõlastada või tagasi lükata, mõnele teisele kasutajale delegeerida või küsida dokumendile selgitust enne kui oma otsuse teeb.
Töövoomallid, grupid ja mitmeetapiline kooskõlastus
Korduva protsessi puhul saad üksuse menüüst Töövoog valida administraatori loodud töövoomalli. Kuvatakse ainult sellele failile, kaustale, lingile või vormitüübile sobivad mallid. Teine võimalus on valida samast menüüst Koosta kohandatud töövoog (Build custom workflow), et ühendada näiteks kooskõlastamine, teadmiseks saatmine ja allkirjastamine.
Saajateks saab lisada üksikkasutajaid ja kasutajagruppe. Grupi lisamise järel saad loendiikooni kaudu vaadata liikmeid ning järjestikuse töövoo korral vajaduse järgi nende järjekorda muuta. Ühes etapis võib nõuda kõigi, kindla arvu või protsendi saajate kooskõlastust ning määrata tagasilükkamise lävendi. Seetõttu sõltub etapi tulemus selle tegelikest reeglitest.
Peale kaustapõhise automaatika saab kasutada visuaalset töövooautomaatika disainerit, kus käivitumise määravad valitud sündmused ja tingimused. Eduka töövoo järel võib üksuse liigutada teise kausta, kus jätkub järgmine protsess.
Kooskõlastaja ülesanne ja selgituse küsimine
Ülesanne saabub e-postiga ja on registreeritud kasutajale nähtav ka isiklikul ülesannete töölaual, mille avab päise kellukeseikoon. Kooskõlastaja saab dokumenti eelvaadata või alla laadida, lisada kommentaari ja soovi korral faili ning anda kooskõlastuse või dokumendi tagasi lükata. Teisi osalejaid ja nende otsuseid näeb ta siis, kui see on lubatud.
Valikuga Küsi selgitust saab saata küsimuse teisele kasutajale või grupile lõplikku otsust tegemata. Esialgne kooskõlastusülesanne jääb avatuks, kuni selle saaja on valmis otsustama. Vajaduse korral saab ülesande delegeerida. Ka mittekasutajad võivad kooskõlastada; nende puhul salvestatakse kontrolljälge e-posti aadress ja IP-aadress.
Töövoogude oleku ja ajaloo vaatamine
Üksusega seotud töövood on detailvaate jaotises Töövood. Kirje näitab olekut, osalejat, meetodit ning algus- ja lõpuaega. Ava kirje, et näha juhiseid, ülesande loomist, otsuseid, kommentaare, osalejaid ja ajatempleid.
Kaustapõhise töövooautomaatikaga kausta tähistab sinine kaustaikoon templiga. Dokumendi kooskõlastuse oleku ruudukujuline linnukeseikoon on kollane, kui töövoog kestab, punane tagasilükkamise korral ja roheline eduka kooskõlastuse järel.
Kõigi töövoogude kokkuvõtte allalaadimine
Vali üksuse detailvaatest Kõigi töövoogude kokkuvõte (Summary of all workflows). Sõltuvalt üksusest ja failitüübist saab alla laadida faili koos töövoo kokkuvõttega PDF-is, faili ja kokkuvõtte ZIP-pakis või ainult kokkuvõtte.
Kui faili uusim versioon on elektrooniliselt allkirjastatud, saad uusima versiooni allalaadimisel otse allkirjastatud faili. Allkirjastatud faile saab ka kaustavaates mitmekaupa valida ja alla laadida.