Kohandatud töövoo meetodid
Kohandatud töövoomeetodid võimaldavad administraatoritel kohandada Folderiti standardseid töövoogusid (põhimeetodeid) vastavalt organisatsioonis kasutatavale terminoloogiale ja otsustusprotsessile.
Näiteks võib standardset kooskõlastamise töövoogu kuvada nimega „Juhtkonna ülevaatus“, „Kvaliteedikontroll“, „Juriidiline ülevaatus“ või mõne muu ettevõttesisese protsessina. Töövoo aluseks olev kinnitamisloogika jääb samaks, kuid kohandada saab meetodi nime, toimingunuppe, tulemuste nimetusi, teateid, värve, delegeerimisreegleid ja failidele juurdepääsu.
Kus toimub kohandatud meetodite haldus
Mine Admin tööriistad → Töövood → Meetodid
Sel lehel on näha Põhimeetodid ja organisatsioonile loodud Kohandatud meetodeid.
Standardmeetodite lubamine või keelamine
Saadaolevaid põhimeetodeid saab lubada või keelata kogu konto jaoks. Näiteks kui teie organisatsioon ei kasuta DocuSign’i või teavitusringe, saate need meetodid keelata, et neid ei kuvataks enam kasutajatele töövoogude loomisel.
Meetodi keelamine eemaldab selle organisatsiooni saadaolevate töövoovalikute hulgast. See ei asenda ega muuda sellel meetodil põhinevaid olemasolevaid kohandatud meetodeid.
Pärast lubatud meetodite muutmist klõpsake nuppu Salvesta.
Kohandatud töövoomeetodi loomine
Klõpsake lehe Meetodid ülaosas nuppu + Kohandatud.
1. Valige baasmeetod
Valige Folderiti meetod, mille toimimist uus meetod kasutama hakkab. Saadaolevad alusmeetodid võivad hõlmata järgmisi valikuid:
- Kooskõlastus
- Teadmiseks võtmine
- DocuSign
- Folderit eSign
- eID digiallkirjastamine (ID-kaardi, Mobiil-ID ja Smart-ID’ga)
- Väljade täitmine
Valitud alusmeetod määrab saadaolevad toimingud ja töövoo toimimise.
Näiteks:
- kinnitamisel põhinev meetod võib sisaldada kinnitamise, tagasilükkamise ja täpsustuse küsimise toiminguid;
- kättesaamise kinnitamisel põhinev meetod sisaldab tavaliselt üht kinnitamistoimingut;
- eSignil põhinev meetod järgib elektroonilise allkirjastamise protsessi.
2. Sisestage vaikimisi nimetus
Vaikimisi nimetus on nimi, mida kasutajad näevad selle meetodi valimisel töövoos.
Näited:
- Juhtkonna ülevaatus
- Juriidiline kooskõlastus
- Kvaliteedikontroll
- Poliitikaga tutvumise kinnitus
- Avaldamise volitus
3. Seadistage delegeerimine
Lubage valik Luba delegeerimine, kui saajatel peab olema võimalik oma ülesanne teisele kasutajale edasi delegeerida.
Keelake see valik, kui määratud saaja peab ülesande isiklikult täitma.
4. Seadistage juurdepääs töövoo failile
Valige, millise juurdepääsu saab töövoo saaja vastavale üksusele.
Saadaolevad valikud võivad olla:
- Juurdepääs puudub
- Eelvaade
- Vaataja
- Muutja
- Kohandatud
Selle seadistusega saate määrata, kas töövooülesanne ise annab õiguse faili vaadata, alla laadida või muuta.
5. Kohandage töövoo pealkirjatekste
Klõpsake valikul Kohanda teadete tekste, et muuta eri töövoo olekute puhul kuvatavaid sõnumeid.
Need võivad hõlmata sõnumeid järgmiste olukordade jaoks:
- aktiivne ülesanne;
- delegeeritud ülesanne;
- täpsustuse küsimine;
- kinnitatud otsus;
- tagasilükatud otsus.
Toetatud juhtudel saab kasutada kohatäitjaid, näiteks taotleja või saaja nime.
6. Kohandage saadaolevaid toiminguid
Saadaolevad toimingud sõltuvad valitud baasmeetodist.
Iga toimingu puhul saab seadistada:
- kas toiming on lubatud;
- nupu värvi;
- nupu nimetuse;
- tulemuse nimetuse;
- toimingute järjekorra.
Näiteks võib kinnitamisel põhinevas meetodis kasutada:
- Saada muutmiseks tagasi valiku Lükka tagasi asemel;
- Küsi lisateavet valiku Küsi selgitust asemel;
- Nõustu valiku Kooskõlasta asemel.
Kohandada saab ka tulemuste nimetusi, näiteks:
- Muutmiseks tagasi saadetud
- Lisateavet küsitud
- Nõustutud
7. Salvestage meetod
Kohandatud meetodi loomiseks klõpsake nuppu Salvesta.
Seejärel kuvatakse meetod loendis Kohandatud meetodid, kus seda saab lubada, keelata või muuta.
Kus saab kohandatud meetodeid kasutada?
Pärast lubamist saab kohandatud meetodeid kasutada kõikjal Folderitis, kus töövoomeetodid on saadaval, sealhulgas:
- üksuse menüüst Töövoog käivitatavates käsitsi loodud töövoogudes;
- kaustataseme töövooautomaatikas;
- visuaalsetes töövooautomaatikates;
- töövoomallides;
- kohandatud mitmeetapilistes töövoogudes.
See võimaldab kasutada organisatsioonipõhist terminoloogiat ja toimimisloogikat järjepidevalt nii käsitsi kui ka automaatselt käivitatavates protsessides.
Näide
Organisatsioon võib luua kinnitamisel põhineva meetodi nimega Juhtkonna ülevaatus.
Selles võib kasutada:
- valikut Saada muutmiseks tagasi valiku Lükka tagasi asemel;
- valikut Küsi lisateavet valiku Küsi selgitust asemel;
- valikut Nõustu valiku Kooskõlasta asemel;
- kohandatud pealkirjasõnumeid;
- faili eelvaateõigust;
- lubatud delegeerimist.
Seejärel saavad kasutajad valida meetodi Juhtkonna ülevaatus kõikjal, kus see on saadaval, samal ajal kui Folderit kasutab taustal endiselt standardset kinnitamisloogikat.
MÄRKUS. Kohandatud töövoomeetodid muudavad töövoo kuvamist ja seadistamist, kuid põhinevad endiselt valitud põhimeetodil.
Alusmeetod määrab töövoo põhiloogika. Kohandamine võimaldab organisatsioonil muuta terminoloogiat, saadaolevaid toiminguid, juurdepääsuõigusi ja esitlusviisi, ilma et oleks vaja luua täiesti uut töövoomootorit.