Märksõnade haldamine
Märksõnad võimaldavad Folderitis faile, kaustu ja väliseid linke paindlikult liigitada, leida ning jagada. Administraatorid saavad märksõnu keskselt määrata, hierarhiatesse korraldada ja märksõnadega seotud ressurssidele juurdepääsu hallata.
Sobivate õigustega kasutajad saavad olemasolevaid märksõnu ressurssidele lisada. Konto administraatorid saavad märksõnu luua, ümber nimetada, kustutada ja korraldada asukohas Admin tööriistad → Metainfo → Märksõnad.
Märksõnade haldamise avamine
- Logige sisse konto administraatorina.
- Avage Admin tööriistad → Metainfo.
- Kõigi keskselt määratud märksõnade vaatamiseks klõpsake tööriistaribal valikut Märksõnad.
Märksõna loomine
- Avage vaade Märksõnad.
- Klõpsake tööriistaribal nuppu + Märksõna.
- Sisestage märksõna nimi.
- Salvestage uus märksõna.
Pärast loomist saavad vastava ressursi muutmise õigusega kasutajad lisada märksõna failidele, kaustadele ja välistele linkidele.
Märksõnade lisamine failidele, kaustadele ja linkidele
- Avage fail, kaust või väline link, mida soovite liigitada.
- Klõpsake tööriistaribal nuppu Muuda.
- Leidke väli Märksõnad.
- Valige või sisestage vajalikud märksõnad.
- Klõpsake Salvesta.
Märksõnu saab kasutada otsingutingimustena, kuvada kaustavaadetes ja kasutada eri kaustades asuvate seotud ressursside rühmitamiseks.
Lugege lisaks metaandmete kasutamise kohta Folderitis ning metaandmete ja märksõnadega otsimise kohta.
Hierarhiliste märksõnade ja alammärksõnade loomine
Märksõnu saab korraldada hierarhiasse, lisades põhimärksõna alla alammärksõnu.
Näiteks võite luua põhimärksõna Projekt X ja lisada selle alla järgmised alammärksõnad:
- Arved;
- Lepingud;
- Aruanded.
- Avage Admin tööriistad → Metainfo → Märksõnad.
- Valige märksõna, millest soovite teha põhimärksõna.
- Klõpsake tööriistaribal nuppu + Alammärksõna.
- Sisestage alammärksõna nimi ja salvestage see.
Alammärksõnad lihtsustavad seotud ressursside liigitamist, säilitades samal ajal selge üldise struktuuri.
Märksõna ümbernimetamine või kustutamine
Administraatorid saavad olemasolevaid märksõnu hallata vaates Märksõnad.
Märksõna ümbernimetamine
Valige märksõna ja kasutage selle nime muutmiseks saadaolevat muutmistoimingut märksõna seadete menüüst. Uuendatud nime kuvatakse kõikjal, kus märksõna on juba kasutusel.
Märksõna kustutamine
Valige märksõna seadete menüüst kustutamistoiming.
Oluline: keskselt määratud märksõna kustutamisel eemaldatakse see kõigilt ressurssidelt, millele see oli lisatud. Enne märksõna kustutamist veenduge, et seda ei ole enam vaja.
Ressursside jagamine märksõnade kaudu
Märksõna saab kasutada ka juurdepääsu jagamise alusena. Märksõna jagamisel saab saaja juurdepääsu selle märksõnaga seotud ressurssidele. Kui jagatud märksõnal on alammärksõnu, kaasatakse ka nende alammärksõnadega seotud ressursid.
Näiteks põhimärksõna Projekt X jagamisel jagatakse ka selle alammärksõnadega Arved, Lepingud ja Aruanded seotud ressursid.
- Avage Admin tööriistad → Metainfo → Märksõnad.
- Leidke märksõna, mida soovite jagada.
- Klõpsake märksõna kõrval olevat jagamise ikooni.
- Valige kasutaja või grupp, kellele soovite juurdepääsu anda.
- Valige sobiv juurdepääsuõiguse tase.
- Kinnitage jagamise seaded klõpsates JAGA.
Märksõnapõhise juurdepääsu toimimine
- Juurdepääs antakse jagatud märksõnaga seotud ressurssidele.
- Kaasatakse ka märksõna alammärksõnadega seotud ressursid.
- Valitud juurdepääsuõiguse tase määrab, milliseid toiminguid saab saaja jagatud ressurssidega teha.
- Samuti võivad kehtida olemasolevad otse antud juurdepääsuõigused ja muud jagamisreeglid.
Lisateavet juurdepääsuõiguste tasemete ja juurdepääsu haldamise kohta leiate artiklist Ligipääsuõiguste haldus.
Soovitused märksõnade kasutamiseks
- Kasutage lühikesi ja järjepidevaid märksõnade nimetusi.
- Vältige peaaegu samasuguse, kuid veidi erineva kirjapildiga topeltmärksõnade loomist.
- Kasutage põhimärksõnu üldiste kategooriate ja alammärksõnu täpsemate liigituste jaoks.
- Enne põhimärksõna jagamist kontrollige juurdepääsuõigusi, sest jagamine hõlmab ka selle alammärksõnu.
- Kustutage aegunud märksõna alles pärast seda, kui olete veendunud, et seda ei ole olemasolevate ressursside juures enam vaja.