Teavitusring
Iga süsteemis asuva dokumendi saab saata teadmiseks teistele kasutajatele. Selle käigus saavad töövoos osalejad emaili kutse (aga näevad kutset ka oma Folderiti konto töölaual) ja saavad sellele klõpsates dokumendiga tutvuda — seda alla laadida või süsteemis eelvaadata — ning kinnitada oma tutvumist dokumendiga klõpsates vastavale nupule.
Töövoo saab algatada nii üksikdokumendile kui ka aktiveerida valitud kaustas töövooautomaatika, et kõik sinna liigutatavad dokumendid (või seal olevate dokumentide uued versioonid) saadetaks eeldefineeritud kasutajate loendile teadmiseks.
Automaatse teavitusringi seadistamine
Lühijuhend: Valige kaust, mida soovite automatiseerida ja klõpsake sellel. Valige ülemiselt tööriistaribalt TÖÖVOOG. Avaneb aken, kus saate automaatse töövoo seadistada.
Valige AKTIIVNE, meetodiks TEADMISEKS, täitke vajadusel TEATE väli (kuvatakse infoks teadmiseks võtjale) ning sisestage töövoos osalejad, igale reale üks. Lisaridu saate luua vajutades sinisele PLUSS märgile ringi sees. Klõpsake LOO, et salvestada.
Üksikdokumendi teavitusringi algatamine
Lühijuhend: Klõpsake dokumendil, mille soovite kellelegi teadmiseks saata. Valige paremast veerust sinine nupp TÖÖVOOG ja avanevast rippmenüüst ALGATA TEAVITUSE TÖÖVOOG. Seadistage teavitusring lisades kutsutute emaili addressid (igaüks eraldi reale) ja soovi korral resolutisoon ning vajutage ALUSTA.
Mida näeb kutse saaja?
Esiteks näeb ta emaili teel saabuvat kutset.
Dokumendi nimele klõpsates jõuab kasutaja dokumendiga tutvumise vaatesse.
Grupid, olek ja tutvumise kinnitus
Teavitusringi saab lisada ka kasutajagruppe. Registreeritud kasutajad leiavad päringu oma ülesannete töölaualt. E-posti kutse saatmine sõltub teavituste seadetest.
Teavitusringi olekut näevad dokumendile ligipääsevad kasutajad silmaikoonina: kollane tähendab, et ring ei ole lõppenud, roheline, et see on lõpetatud. Ava dokument ja vali Vaata teavitusringi (View acknowledgement workflow), et näha, kes on kutsutud ja kes on tutvumise juba kinnitanud.
Samast saab alla laadida dokumendi koos lõppu lisatud tutvumiskinnituste lehega või kinnituste kokkuvõtte eraldi failina. Nii saab säilitada tõendi, kes on juhendi või muu dokumendiga tutvunud.