Comparta documentos, carpetas, secciones o incluso la cuenta completa con diferentes permisos (Previsualizar, Ver, Editar) a quien quiera. ¡Cree grupos de colaboradores para compartir con muchas personas a la vez! El trazado de auditoria registra incluso vistas previas y descargas, lo que proporciona una excelente visión general de cada acción realizada por cualquier persona en su sistema.
¿Una factura, solicitud de vacaciones u otro documento deben ser aprobados por una o varias personas antes del siguiente paso? ¡No es un problema! Invite a las personas a aprobar y agregar sus comentarios. En orden fijo o todo a la vez. ¡Nunca ha sido tan fácil obtener y rastrear aprobaciones! ¡Aprenda más sobre el flujo de trabajo de aprobación! También puede establecer un período de retención opcional para cualquiera de las carpetas y archivos, ¡en días, semanas, meses o años!
Nuestro software de gestión de documentos en la nube incorpora una potente función de búsqueda en vivo para que pueda buscar documentos no solo por el nombre del archivo y los metadatos, como palabras clave, sino también en el contenido de los archivos gracias a la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). ¡Ahora se puede buscar a fondo en archivos PDF, archivos Docx o incluso capturas de pantalla y fotos de documentos!
Establezca y reciba notificaciones automáticas para cambios en documentos, carpetas o secciones con la frecuencia que elija, en el momento del cambio o como una notificación agrupada una vez al día o semana. Cada vez que alguien agrega un archivo, elimina algo, etc., sabrá quién hizo qué y cuándo.
Las notas, palabras clave y otros metadatos ayudan a organizar sus documentos. ¡Y puede agregar fácilmente sus propios campos de metadatos! También puede asociar archivos para crear relaciones entre documentos en diferentes estructuras de carpetas que pertenecen juntas. Es fácil en el software de gestión de documentos en la nube Folderit.
Puede cargar una nueva versión de un documento, preservar los metadatos existentes y todas las versiones anteriores del archivo, ¡los cuales siempre son fácilmente recuperables con solo un clic!
Siempre que necesite una notificación en una fecha y hora determinadas, ¡simplemente configure un recordatorio! Puede agregar tantos recordatorios como desee y elegir una dirección de correo electrónico diferente para la notificación de cada uno de ellos.
Para cada uno de los roles de su cuenta, recibirá una dirección de correo electrónico dedicada. Simplemente envíe o reenvíe un correo electrónico a esa dirección y el archivo adjunto terminará en su Bandeja de entrada de Folderit. ¡No podría ser más simple, y es perfecto para almacenar documentos sobre la marcha!
Aunque puede crear una jerarquía ilimitada bajo su rol de cuenta principal, ¡en realidad puede agregar hasta 5 roles adicionales! Por lo tanto, puede tener uno para su empresa o sus divisiones, otros para sus necesidades personales, clubes o lo que sea para compartir con las personas relevantes.
Puede acceder a sus documentos en el sistema de gestión de documentos en línea Folderit desde cualquier PC, Mac, tableta o teléfono inteligente con conexión a Internet. En todo el mundo.
Sus documentos se almacenan en una nube segura y están perfectamente a salvo, sin embargo, si lo desea, puede descargar fácilmente toda la cuenta o archivos/carpetas individuales a su disco duro con la frecuencia que desee para su copia de seguridad local. Folderit Sync es una aplicación de Windows que le ayuda a sincronizar datos entre la nube de Folderit y tu computadora.
Todos sus datos tienen una copia de seguridad triple y se cifran a nivel de banco en el sistema de gestión de documentos en la nube Folderit, donde se almacenan y se envían a través de una capa de conexión segura (SSL). También puede personalizar la política de contraseñas para los miembros de su equipo, de modo que solo puedan elegir contraseñas extra largas y se les requiera cambiarlas tantas veces como usted lo desee.
