Sistema de gestion documental
DMS galardonado para una gestión digital de documentos segura, eficiente, con firmas electrónicas y cumplimiento fácil.
Empezar! Ver vídeo!Características principales:
- Fuente única de la verdad
- Automatizar de forma fiable
- Gestionar el acceso
- Encontrar fácilmente
Más ecológico y sostenible
Clientes en más de 80 países
12 años
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Fabricado en Europa
Características
See the Features
Cuando la Seguridad, la Sostenibilidad y la Facilidad de Uso Importan
Almacene de forma segura
Almacene de forma segura cualquier tipo de archivo en Folderit, de hasta 50 GB por archivo, con cumplimiento de ISO 27001, GDPR y HIPAA.
PUNTOS DESTACADOS
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s Cifrado de 256 bitsCifrado de 256 bitsLa encriptación de 256 bits protege tus datos convirtiéndolos en un código que solo los usuarios autorizados pueden descifrar, garantizando su seguridad de acceso no autorizado. Este nivel de seguridad, por ejemplo, se usa en los bancos para proteger la información financiera.
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s Autenticación de dos factoresAutenticación de dos factoresLa autentificación en dos factores (2FA) mejora tu seguridad al requerir un código de verificación de una aplicación de autentificación, además de tu contraseña.
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s Conexiones SSL y restricciones por IPConexiones SSL y restricciones por IPLas conexiones Secure Sockets Layer cifran los datos transmitidos entre tu navegador y nuestros centros de datos, asegurando que tu información permanezca privada y protegida contra intercepciones. Las restricciones por IP añaden una capa adicional de seguridad al limitar desde dónde se puede acceder a tu cuenta, ofreciéndote un mayor control sobre quién puede acceder a tus documentos — y desde dónde.
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s Política de contraseñas personalizadaPolítica de contraseñas personalizadaLas políticas de contraseñas personalizadas te permiten definir reglas específicas para crear contraseñas seguras, como la longitud, complejidad y caducidad.
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s Copias de seguridad triplesCopias de seguridad triplesLas copias de seguridad triples garantizan que tus datos se almacenen de manera simultánea en múltiples ubicaciones para una seguridad y fiabilidad máximas. Esto significa que, ante la improbable situación de que se produzca un fallo en un sitio, tus datos se mantendrán seguros y accesibles.
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s Papelera de reciclaje sólo visible para los administradores de cuentasPapelera de reciclaje sólo visible para los administradores de cuentasLa Papelera de Reciclaje, visible solo para los administradores de las cuentas, garantizan que los archivos eliminados se puedan revisar si es necesario.
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s Integración con MS Entra ID, Okta y Google SSOIntegración con MS Entra ID, Okta y Google SSOEsta integración permite la gestión de identidades centralizada, el inicio de sesión único (SSO) y las robustas políticas de privacidad, asegurando que los usuarios puedan tener acceso fácil y seguro a los recursos mientras que los administradores mantienen el control sobre los permisos de usuario y la protección de datos.
Gestionar el acceso
Es muy fácil compartir recursos a cualquier nivel con personas, grupos de usuarios o con un enlace de acceso público.
NIVELES DE PERMISO
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s Sólo vista previaSólo vista previaEl nivel de permiso de Solo Visualización permite a los usuarios ver los documentos sin poder imprimirlos, descargar, editar o incluso seleccionar y copiar el texto.
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s Sólo para subirSólo para subirEl permiso de Solo Enviar permite a los usuarios añadir archivos nuevos a una ubicación designada sin la posibilidad de ver, descargar o modificar el contenido existente. Esta función es perfecta para casos en los que se necesita enviar documentos sin conceder el acceso a otros archivos confidenciales.
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s Vista previa y descargaVista previa y descargaEste nivel de permiso permite a los usuarios ver documentos, al igual que imprimirlos y descargarlos.
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s EditorEditorEl permiso de Editor concede a los usuarios el control total sobre los recursos compartidos, incluida la capacidad de ver, editar, eliminar y gestionar archivos y configuraciones.
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s Permisos granulares personalizadosPermisos granulares personalizadosLos Permisos Personalizados permiten un control preciso sobre las acciones de los usuarios, como alternar la visibilidad del registro de auditoría, permitir solo la edición en línea y restringir las descargas u otras actividades. Esta flexibilidad asegura que el acceso de cada usuario se alinee a la perfección con su función y las necesidades de seguridad del recurso compartido.
Encontrar fácilmente
Realice búsquedas a partir del contenido de los archivos, añada sus metadatos personalizados y relacione los archivos que van juntos.
PUNTOS DESTACADOS
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s Indexación de contenidos OCRIndexación de contenidos OCRLa indexación de contenidos OCR (Optical Character Recognition) permite la conversión de los documentos escaneados e imágenes en texto apto para búsqueda. Puedes encontrar documentos basándote solo en su contenido, ¡no solo el nombre del archivo!
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s Filtrado avanzadoFiltrado avanzadoEl Filtro Avanzado ofrece potentes herramientas para refinar tus búsquedas mediante filtros de metadatos, campos de metadata personalizados, intervalos de fechas, fechas de vencimiento y más. Esto te permite localizar rápidamente los archivos relevantes en función de criterios específicos como el estado del proyecto, tipo de documento y plazos clave.
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s Metadatos personalizadosMetadatos personalizadosLos Metadatos Personalizados te permiten definir varios tipos de campos de metadatos, como texto, números, fechas y listas desplegables para cada documento. Esta flexibilidad te permite adaptar los atributos de datos a tus necesidades específicas, mejorando la organización, facilidad de búsqueda y gestión de tus archivos.
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s Vinculación de archivosVinculación de archivosVincular y relacionar los recursos te permite conectar archivos, carpetas y links externos del sistema, creando una red de documentos y recursos relacionados.
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s Historial de archivos ilimitadoHistorial de archivos ilimitadoEl Historial de Versiones garantiza que cada cambio hecho en el documento se guarde automáticamente, sin límite en el número de versiones guardadas. Cuando usas Ia integración de Office 365, el control de versiones se realiza de forma automática.
Automatización de flujos de trabajo y control documental
Automatice aprobaciones, revisiones, confirmaciones de lectura, firmas electrónicas y el control documental mediante flujos de trabajo visuales, plantillas reutilizables, recordatorios, políticas de conservación y acciones automáticas.
PUNTOS DESTACADOS
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s Automatización personalizada de flujos de trabajoAutomatización personalizada de flujos de trabajoCree flujos de trabajo secuenciales, paralelos o personalizados de varios pasos mediante el diseñador visual. Combine aprobaciones, revisiones, confirmaciones de lectura, firmas electrónicas, cumplimentación de formularios y puntuaciones en un único flujo, con instrucciones y plazos individuales para cada participante. Los usuarios también pueden solicitar aclaraciones antes de tomar una decisión.
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s Flujos de trabajo de firma electrónicaFlujos de trabajo de firma electrónicaEnvíe documentos para su firma electrónica legalmente vinculante mediante Folderit eSign o conecte Folderit con DocuSign. Las tareas de firma pueden combinarse con aprobaciones y otros pasos del flujo de trabajo.
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s Flujos de confirmación de políticasFlujos de confirmación de políticasDistribuya políticas, procedimientos, instrucciones de seguridad y otros documentos controlados para su confirmación obligatoria. Folderit registra quién ha recibido, consultado y confirmado cada documento, proporcionando una pista de auditoría clara y un resumen del flujo para el cumplimiento de normas ISO, requisitos regulatorios y políticas internas.
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s Plantillas de flujo de trabajo y activadores automáticosPlantillas de flujo de trabajo y activadores automáticosGuarde los flujos de trabajo utilizados con frecuencia como plantillas reutilizables e inícielos sin tener que reconstruir cada proceso. Los flujos también pueden comenzar automáticamente cuando se añade un documento a una carpeta, y los documentos completados pueden trasladarse automáticamente a otra carpeta para la siguiente fase del proceso.
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s RecordatoriosRecordatoriosConfigure recordatorios únicos o recurrentes para usuarios y grupos, con un mensaje personalizado y un enlace directo al recurso correspondiente. Seleccione una fecha, una hora y una opción de repetición para mantener al equipo informado sobre revisiones de documentos, renovaciones, actualizaciones de políticas y otras tareas importantes.
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s Numeración automática de documentosNumeración automática de documentosAsigne automáticamente números de documento coherentes mediante esquemas personalizables que pueden incluir contadores, fechas, texto fijo y valores de metadatos. Pueden configurarse reglas de numeración diferentes para distintas carpetas y tipos de documento, facilitando un control documental estructurado.
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s Automatización de políticas de conservaciónAutomatización de políticas de conservaciónDefina durante cuánto tiempo deben conservarse los archivos o carpetas antes de ser archivados o eliminados. Las políticas de conservación pueden configurarse individualmente por archivo o carpeta, ayudando a garantizar el cumplimiento de los requisitos internos y regulatorios.
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s Importación de correo electrónico a carpetaImportación de correo electrónico a carpetaCada carpeta de Folderit puede tener una dirección de correo electrónico única. Envíe archivos adjuntos directamente a la carpeta seleccionada y guarde los datos del remitente, el asunto y el contenido del mensaje como metadatos para facilitar la organización y la búsqueda. Es ideal para procesos como el escaneo a correo electrónico y el almacenamiento rápido y seguro de documentos.
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s Historial y resúmenes de flujos de trabajoHistorial y resúmenes de flujos de trabajoConsulte los flujos de trabajo completados, pendientes y enviados junto con las decisiones, comentarios, marcas de tiempo, firmas y solicitudes de aclaración de los participantes. Los procesos completados pueden incluir documentación de resumen descargable para auditorías y cumplimiento normativo.
Obtenga una visión general
Obtenga una visión completa o de cualquier acción realizada por cualquier persona en su DMS. Y de todos los recursos compartidos.
PUNTOS DESTACADOS
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s Cuadro de mandos y herramientas de informesCuadro de mandos y herramientas de informesEstas herramientas ofrecen un panel de administración completo con listas de la organización, incluyendo informes de duplicados, documentos pendientes de decisión en cualquier flujo de trabajo, informes de finalización del tiempo del tiempo de retención y documentos vencidos o próximos a vencer. Además, proporciona una visión detallada de todos los archivos. Todo exportable a Excel, PDF, CSV y más. Cada usuario dispone de un panel personalizado con sus tareas.
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s Registros de auditoría completosRegistros de auditoría completosLos registros de auditoría registran cada acción de los archivos, carpetas y de toda la organización, tanto por usuarios o por terceros. Se marca cada tiempo de acción para un seguimiento preciso. Estos datos se pueden exportar en varios formatos, como Excel, CSV, y PDF para la elaboración de informes completos, su cumplimiento y supervisión.
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s Resumen de todos los recursos compartidosResumen de todos los recursos compartidosEsto proporciona una lista centralizada de todos los documentos y carpetas compartidos con usuarios y no usuarios, incluidos los compartidos mediante enlaces públicos. Esta función te permite garantizar que gestiones los permisos y revoques el acceso en cualquier momento para mantener la seguridad y confidencialidad.
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s NotificacionesNotificacionesLas notificaciones personalizables permiten a los usuarios seleccionar qué alertas y con qué frecuencia las quieren recibir, incluyendo las actualizaciones de documentos compartidos, solicitudes de aprobación y las peticiones de firma.
Integraciones, eForms y generación de documentos
Lleve las cosas al siguiente nivel con integraciones y compatibilidad con múltiples plataformas.
PUNTOS DESTACADOS
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s Formularios electrónicos personalizadosFormularios electrónicos personalizadosCree formularios personalizados para cosas como informes de incidentes, solicitudes o registros. Los usuarios rellenan campos en lugar de cargar un archivo y cada envío se guarda como un registro estructurado. Estos registros son totalmente buscables y están controlados por permisos.
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s Múltiples subcuentas de empresaMúltiples subcuentas de empresaCrea y gestiona subcuentas separadas para diferentes entidades empresariales o ubicaciones, cada una con sus propios miembros de equipo, grupos de usuarios e incluso administradores. Cambia fácilmente entre ellas bajo una sola cuenta de usuario.
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s Integración con Microsoft Office 365Integración con Microsoft Office 365La integración de Microsoft Office 365 está incorporada para crear y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde el sistema de Folderit.
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s Outlook Add-inOutlook Add-inEl Complemento Folderit Outlook te permite enviar correos electrónicos seleccionados directamente desde Outlook a cualquier carpeta escogida de Folderit.
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s Integración de firma electrónica DocuSignIntegración de firma electrónica DocuSignEmpieza flujos de trabajo DocuSign directamente en Folderit y recibe automáticamente documentos firmados en el sistema.
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s Optimización completa para móviles y tabletasOptimización completa para móviles y tabletasFolderit DMS está totalmente optimizado para usarse en el móvil y la Tablet, proporcionando una experiencia perfecta en todos los dispositivos, tanto si estás gestionando documentos, obteniendo aprobaciones o accediendo a reportes, puedes disfrutar de una navegación intuitiva y una funcionalidad completa sobre la marcha.
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s Aplicación de escritorioAplicación de escritorioFolderit Sync es una aplicación de escritorio que sincroniza tus archivos en tus ordenadores, garantizando que tengas un acceso a los últimos documentos tanto con acceso a internet como sin él. Permite una gestión fácil de tus filas directamente desde tu escritorio, manteniendo tus datos sincronizados y seguros.
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s Almacene e incruste URLAlmacene e incruste URLAlmacena e inserta URLs externos en Folderit, permitiéndote abrirlos en un iframe o en una pestaña separada. Estas URL pueden vincularse a otros elementos, incluir metadatos y gestionarse como cualquier otro documento.
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s Marcas de aguaMarcas de aguaLa función de marcas de agua dinámicas agrega una capa adicional de seguridad a tus documentos. Las marcas de agua con detalles como el nombre del visor, la fecha y la hora se aplican automáticamente durante las vistas previas y las descargas, garantizando trazabilidad y desalentando el intercambio no autorizado. Disponible como una compra adicional.
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s Generador de documentosGenerador de documentosCrea documentos PDF y DOCX desde datos estructurados de eForms usando plantillas ODT reutilizables. Genera contratos, certificados, facturas, documentos de RR. HH. e informes, y luego guárdalos, descárgalos, envíalos por email o pásalos por flujos de trabajo.
Una solución más sostenible y ecológica para la gestión de documentos.
Utilizamos Amazon Web Services como nuestra plataforma en la nube, que está en proceso de convertirse en 100% alimentada con energía verde para 2025.
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