Dokumendihaldussüsteem (DHS) on oluline tööriist igale organisatsioonidele, eriti aga neile, kes peavad haldama suurt hulka dokumente. Metaandmete kasutamine aitab DHSis kasutajatel dokumente tõhusamalt leida ja korraldada.
Suuremates asutustes (ja seega ka keerukamates arhiivides) on mõttekas välja töötada ja kinnitada asutuse arhiivitöö juhend. Väiksemad asutused ja ettevõtted, kus arhiivitöö ja dokumentide arhiivi liikumine on mõnevõrra lihtsam, võiksid olulised punktid lahti kirjutada asutuse dokumendihalduse korras eraldi peatükina.
Selleks, et üldse arhiveerimisega alustada, peaksime omale eelnevalt selgeks tegema mõned küsimused.
Ka neile ettevõtteile, kes ei osuta avalikku teenust, soovitan alati luua dokumentide liigitusskeemi, kuigi seadus seda otsesõnu ei kohusta. See on praktiline ja igati kasulik analüüs, mille käigus kaardistame kõik dokumendiliigid, mis ettevõttes tekivad või mis meile saabuvad, samuti nende säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja keskkonnad, kus dokumente peetakse.
Tegeleme oma klientide andmete kaitsmisega iga päev. SSL-ühendused, 256-bitine andmete krüpteerimine, kolmekordne varundus, kontrolljäljed ja kohandatav paroolipoliitika mängivad igaüks selles oma olulist rolli.
Iga haridusasutus, nii kool, lasteaed kui ka spetsialiseerunud õppeasutus, peab suutma hallata suurt hulka dokumente. Ning selleks on kahtlemata tarvis tööriista, mis aitaks andmete nõuetekohasel hoiustamisel, ligipääsuõiguste haldamisel ning andmete struktureerimisel.
Kaustade, sh faile sisaldavate kaustastruktuuride üleslaadimine on täiesti võimalik. Pakkides oma arvutis oleva kaustastruktuuri ZIP-failiks saad selle Folderiti üles laadida ning süsteemis taas lahti pakkida!
Seoses üleminekuga täisdigitaalsele dokumendihaldusele tuleb ettevõtetes aina rohkem läbi mõelda paberdokumentide digiteerimise ja digiteeritud failide säilitamise otstarbekas ning finantsiliselt optimaalne korraldus.
Maila Kukk on dokumendihalduse ja arhiivinduse ekspert, kelle tasemel teadmistega inimesi ei ole Eestis just palju.
Eesti dokumendihaldussüsteemi Folderit arendajad sõlmisid partnerluslepingu Fuji Xeroxiga, mis integreerib Folderiti nende Austraalias müüdavate skänneritega ja pakutavate teenustega.
