Visuaalne töövooautomaatika disainer
Folderiti visuaalne töövooautomaatika disainer võimaldab luua protsesse, mis käivituvad automaatselt Folderitis toimunud sündmuse põhjal või käsitsi, kui kasutaja need käivitab.
Automaatika saab kontrollida tingimusi, oodata sündmust, teha määratud ajaks pausi, liigutada üksuse teise asukohta, käivitada teise salvestatud automaatika või saata saajatele kooskõlastamise, allkirjastamise, läbivaatamise ja muid ülesandeid.
Protsess luuakse visuaalselt, lisades lõuendile etappe ja ühendades need joontega. Nii saab luua nii lihtsaid automaatikaid kui ka keerukamaid protsesse, millel on eraldi harud õnnestumise, ebaõnnestumise ja ajalõpu jaoks.
Töövooautomaatika kujundaja avamine
Avage:
Admin tööriistad → Töövood → + Automaatika
Avaneb leht Määrake uus automaatika.
Lehe ülaosas seadistage:
- Nimi – automaatika sisemine nimi, mille järgi seda halduses tuvastatakse;
- Lubatud – määrab, kas automaatikat saab käivitada.
Automaatika saab keelata ilma selle seadistust kustutamata.
Lehe suur punktiirjoontega ala on automaatika lõuend. Saadaolevad etapid asuvad lõuendi paremal küljel jaotises Lisa etapid.
Automaatika üldseaded
Klõpsake lõuendi üldist seadete nuppu (Settings). Seal määratakse automaatika aktiveerimise ja versioonide uuendamise valikud. Iga etapi enda seadete nupp avab selle etapi seadistuse. Uute valikute juures on toodud ka nende ingliskeelsed nimetused.
Olemasolevate üksuste kaasamine
Valik Enroll existing matching items when activated kaasab automaatika aktiveerimisel juba olemasolevad üksused, mis vastavad sündmuse Üksus loodud (Item created) tingimustele. Selle kaasamise puhul muid käivitavaid sündmusi ei arvestata ning olemasolevaid käivitusi uuesti ei alustata.
Enne aktiveerimist kontrollige üksuse tüübi, asukoha ja metaandmete tingimusi. Kui olemasolevaid üksusi ei ole vaja aktiveerimisel kaasata, jätke see valik välja lülitatuks.
Ootel käivituste üleviimine uuele versioonile
Valik Update compatible pending runs when a new version becomes active lubab sobivad ootel käivitused viia üle äsja aktiivseks saanud versioonile.
Üleviimine toimub ainult siis, kui käivituse praegusel ooteetapil on uues versioonis sama tehniline võti ja sama tüüp. Ülejäänud ootel käivitused jätkavad oma algsel versioonil. Lõpetatud käivitusi uuele versioonile üle ei viida. Seega ei tähenda selle valiku sisselülitamine kõigi käivituste üleviimist uusimale versioonile.
Töövoo märksõnad
Üldseadete jaotis Workflow tags näitab töövoole määratud märksõnu ja võimaldab luua uue märksõna. Need kehtivad töövoo kõigi versioonide kohta. Töövoo märksõnu hallatakse automaatika redaktoris; dokumentide ja kaustade märksõnu käsitleb eraldi juhend Märksõnade haldamine.
Kuidas automaatika kujundaja töötab?
Iga automaatika algab vähemalt ühe etapiga Alguspunkt. Alguspunkt määrab, kuidas ja millal automaatika käivitub.
Pärast etappide lõuendile lisamist ühendage need etappide ühenduspunktide vahele tõmmatud joontega. Iga ühendus määrab, milline etapp käivitatakse järgmisena.
Mõnel etapil on üks jätkamise ühenduspunkt. Teistel etappidel võib olla mitu võimalikku tulemust:
- õnnestumine;
- ebaõnnestumine;
- ajapiirang.
Iga tulemuse saab ühendada erineva järgmise etapiga.
Näiteks võib kooskõlastatud dokumendi liigutada kausta Kooskõlastatud, tagasilükatud dokumendi aga kausta Tagasilükatud.
Alguspunkti lisamine ja seadistamine
Klõpsake kujundaja paremal küljel nuppu Alguspunkt.
Alguspunkt võib käivitada automaatika:
- automaatselt sündmuse toimumisel;
- käsitsi kasutaja valikul;
- nii automaatselt kui ka käsitsi.
Alguspunkti seadistamiseks klõpsake etapis Seaded.
Alguspunkti nimi
Väli Alguspunkti nimi on valikuline.
Sisestatud nimi muutub üksuse töövoomenüüs kasutajale kuvatavaks käsitsi käivitamise käsuks. Sisestusväljal kuvatakse abitekst Valikuline käsitsi käivitamise nimi.
Näiteks nime Liiguta ühe päeva pärast sisestamisel kuvatakse üksuse detailvaates töövooautomaatikate all samanimeline valik.
Selle valimisel käivitatakse automaatika praegu avatud üksuse jaoks.
Sündmused
Jaotises Sündmused saate määrata, milline Folderitis toimuv tegevus automaatika käivitab.
Klõpsake Lisa sündmus ja valige sündmus rippmenüüst Vali sündmus.
Saadaolevad sündmused hõlmavad muu hulgas järgmisi valikuid:
- Faili allkirjastaja kustutatud
- Faili allkirjastaja lisatud
- Faili versioon kustutatud
- Faili versioon lisatud
- Faili versioon taastatud
- Jagamine kustutatud
- Jagamine lisatud
- Jagamine uuendatud
- Kausta keel muudetud
- Kausta metaandmed uuendatud
- Lingiaadress on muudetud
- Manustatud link on muudetud
- Päringule vastatud
- Seos kustutatud
- Seos lisatud
- Silt kustutatud
- Silt lisatud
- Üksus kustutatud
- Üksus loodud
- Üksus taastatud
- Üksus teisaldatud
- Üksuse kirjeldus muudetud
- Üksuse kuupäev muudetud
- Üksuse märkus muudetud
- Üksuse metaandmed kustutatud
- Üksuse metaandmed lisatud
- Üksuse metaandmete väärtus muudetud
- Üksuse nimi muudetud
- Üksuse number muudetud
- Üksuse tähtaeg muudetud
Ühele alguspunktile saab lisada mitu sündmust.
Alguspunkti tingimused
Jaotise Tingimused abil saate piirata, millal valitud sündmus automaatika tegelikult käivitab.
Kui tingimusi ei ole lisatud, kuvatakse teade Ühtegi tingimust pole.
Tingimuse lisamiseks klõpsake Lisa tingimus ja tehke valik menüüst Valige tingimus.
Näiteks võib automaatika käivituda ainult siis, kui:
- üksus on fail;
- üksus luuakse kindlasse kausta;
- üksuse nimi sisaldab määratud sõna;
- metaandmeväli sisaldab kindlat väärtust;
- nõutud töövoopäringud on lõpetatud.
Saadaolevad tingimusetüübid võivad hõlmata järgmisi valikuid:
- üksuse tüüp;
- üksuse nimi;
- asukoht;
- üksuse metaandmed;
- lõpetatud päringud;
- tingimusgrupp.
Mitu alguspunkti
Üks automaatika võib sisaldada mitut alguspunkti. See võimaldab sama automaatikat käivitada erinevatel viisidel.
Näiteks võib automaatika käivituda:
- automaatselt üksuse loomisel;
- käsitsi üksuse töövoomenüüst;
- automaatselt metaandmete muutmisel.
Erinevad alguspunktid saab ühendada ka sama hilisema etapiga.
Etappide lisamine automaatikasse
Jaotises Lisa etapid on saadaval järgmised etapid:
- Tingimus
- Viivitus
- Liiguta
- Käivita automaatika (Run automation)
- Saada meeldetuletus (Send reminder)
- Oodake sündmust
- Taotle tegevust
Etapi lõuendile lisamiseks klõpsake vastavat nuppu kujundaja paremal küljel.
Etapi seadistamiseks klõpsake selle sees nuppu Seaded.
Tingimus
Vaikimisi kontrollib etapp Tingimus üksuse andmeid ja suunab automaatika ühele kahest rajast:
- õnnestumise rada, kui tingimus vastab tõele;
- ebaõnnestumise rada, kui tingimus ei vasta tõele.
Seda saab kasutada juhul, kui järgmine toiming peab sõltuma näiteks üksuse tüübist, nimest, asukohast, metaandmetest või varasema töövoo tulemusest.
Tingimuse täitumise ootamine
Avage etapi Tingimus seaded ja märkige Wait until condition is true, kui automaatika peab ootama tingimuse täitumist, selle asemel et valida kohe tõese või väära tingimuse haru.
Selle valiku korral kuvatakse eraldi õnnestumise ja ebaõnnestumise väljundite asemel üks jätkamise ühenduspunkt. Ühendage see järgmise etapiga. Kui väär tingimus peab kohe käivitama teise tegevuse, kasutage tavapärast harudeks jagunemist ja jätke ootamise valik märkimata.
Saadaolevad tingimusetüübid
Tingimused võivad põhineda järgmistel andmetel:
- üksuse tüüp;
- üksuse nimi;
- asukoht;
- üksuse metaandmed;
- lõpetatud päringud;
- tingimusgrupp.
Tingimuste ühendamine valikutega „ja“ või „või“
Tingimusgrupp võimaldab ühendada mitu tingimust. Valige ja, kui kõik grupis olevad tingimused peavad vastama tõele. Valige või, kui vähemalt üks grupis olev tingimus peab vastama tõele. Tingimusgruppe saab paigutada ka teiste tingimusgruppide sisse. See võimaldab luua keerukamaid reegleid.
Näiteks:
Üksus peab olema PDF-fail ja selle osakond peab olema Finance või dokumendikategooria peab olema Invoice.
Kui tingimuse täitumise ootamine on välja lülitatud, ühendage õnnestumise ja ebaõnnestumise väljundid etappidega, mis peavad vastava tulemuse korral käivituma.
Etapi Tingimus valikus Match conditions on lisaks valikutele And ja Or ka Not.
Kuupäevade võrdlemine suhteliste väärtustega
Kuupäevapõhise tingimuse Üksuse metaandmed korral valige kuupäevaväli ja võrdlustehe. Väärtuse tüübiks saab valida kindla väärtuse (Absolute) või suhtelise väärtuse (Relative). Suhtelise väärtuse korral avanevad ajanihke seaded.
Praegusest ajast lähtuva ajanihke määramiseks:
- Valige lähtehetkeks Relative to current time.
- Sisestage väljale Amount täisarv.
- Valige ajaühik: sekundid, minutid, tunnid, päevad, nädalad, kuud või aastad.
- Valige suund Before now ehk enne praegust aega või After now ehk pärast praegust aega.
- Vajaduse korral lisage nupuga Add offset veel üks ajanihke osa. Iga osa arvuline väärtus peab olema täisarv.
Lähteväärtuseks saab valida ka välja kuupäeva (Relative to field date). Kuupäevavõrdlus määrab tingimuse. Kui etapp peab selle täitumist ootama, kasutage valikut Wait until condition is true.
Viivitus
Etapp Viivitus peatab automaatika määratud ajaks.
Sisestage ajavahemiku arv ja valige ajaühik:
- sekundid;
- minutid;
- tunnid;
- päevad;
- nädalad.
Näiteks saab järgmise etapi käivitamist edasi lükata 30 minutit, ühe päeva või kaks nädalat.
Pärast määratud aja möödumist jätkub automaatika järgmise ühendatud etapiga.
Viivitust saab kasutada näiteks selleks, et:
- liigutada fail ühe päeva möödumisel pärast üleslaadimist;
- oodata enne järelpäringu saatmist;
- anda kasutajatele aega metaandmete uuendamiseks;
- lükata arhiveerimise või säilitustähtajaga seotud toiming edasi.
Liiguta
Etapp Liiguta teisaldab töödeldava üksuse teise Folderiti asukohta.
Avage etapi seaded ja valige sihtkaust.
Seda etappi saab kasutada näiteks:
- kooskõlastatud dokumendi liigutamiseks kausta Kooskõlastatud;
- tagasilükatud dokumendi liigutamiseks kausta Tagasilükatud;
- lõpetatud kirjete liigutamiseks kausta Arhiiv;
- äsja loodud üksuse liigutamiseks pärast määratud viivitust.
Etapil Liiguta on jätkamise ühenduspunkt, mille kaudu saab pärast liigutamist käivitada järgmise etapi.
Käivita automaatika
Etapp Käivita automaatika (Run automation) käivitab teise varem salvestatud automaatika.
Nii saate kasutada salvestatud automaatikat suurema protsessi osana. Avage etapi seaded ja valige rippmenüüst Automation vajalik automaatika. Samuti saate määrata ajalõpu.
Etapil võib olla kolm võimalikku tulemust:
- õnnestumine;
- ebaõnnestumine;
- ajalõpp.
Ühendage iga tulemus sobiva järgmise etapiga.
Näiteks:
- õnnestumine → liiguta kausta Kooskõlastatud;
- ebaõnnestumine → liiguta kausta Tagasilükatud;
- ajalõpp → liiguta kausta Järeltegevus.
Oodake sündmust
Etapp Oodake sündmust peatab automaatika, kuni valitud sündmus toimub.
See toetab samu sündmuse- ja tingimusetüüpe, mida saab kasutada alguspunktis.
Automaatika võib näiteks oodata, kuni:
- lisatakse uus failiversioon;
- muudetakse metaandmeid;
- lisatakse silt;
- üksus teisaldatakse;
- päringule vastatakse.
Tingimuste lisamine
Etapile saab lisada tingimusi, et automaatika jätkuks ainult juhul, kui sündmus vastab konkreetsetele nõuetele.
Näiteks võib automaatika oodata, kuni üksuse metaandmeid muudetakse ja välja Olek väärtuseks määratakse Valmis.
Ajalõpp
Ajalõpu saab määrata sekundites, minutites, tundides, päevades või nädalates. Kui oodatud sündmust lubatud aja jooksul ei toimu, jätkub automaatika etapi ajalõpu haru kaudu.
Taotle tegevust
Etapp Taotle tegevust saadab ühele või mitmele saajale töövooülesande.
Saajaks võib olla:
- väline e-posti aadress;
- Folderiti kasutaja;
- Folderiti kasutajagrupp.
Igale saajale saab määrata töövoomeetodi. Standardmeetodid võivad hõlmata järgmisi valikuid:
- Kooskõlastus
- Teadmiseks
- DocuSign
- eSign
- eID
- Täida väljad
- Review
Samas rippmenüüs kuvatakse ka teie konto jaoks loodud kohandatud töövoomeetodid.
See tähendab, et e-posti aadressile, Folderiti kasutajale või kasutajagrupile saab määrata organisatsiooni enda kohandatud ülesandetüübi samamoodi nagu standardse kooskõlastamise või teadmiseks saatmise ülesande.
Valige saaja real olevast rippmenüüst vajalik meetod. Täiendavate seadete kuvamiseks laiendage saaja rida.
Saajapõhised seaded
Sõltuvalt valitud töövoomeetodist võivad saaja seaded hõlmata järgmisi valikuid:
- teade või märkus;
- metaandmete näitamine;
- andmeväljade näitamine;
- seotud üksuste kuvamine;
- saajate nimekirja näitamine.
Need valikud määravad, millist teavet saaja ülesande täitmisel näeb.
Päringu saatmise aeg
Valige, millal päring saadetakse:
- Pärast viimast etappi – päring käivitub pärast eelmise etapi lõpetamist;
- Paralleelselt viimase etapiga – päring käivitub eelmise etapiga samal ajal.
Täitmise järjekord
Valige, kuidas päringud saajatele saadetakse:
- Paralleelne – kõik saajad saavad päringu samal ajal;
- Järjestikune – iga saaja saab päringu pärast seda, kui eelmine saaja on oma ülesande täitnud.
Ajalõpp
Ajalõpp määrab, kui kaua etapp Taotle tegevust vastust ootab, enne kui automaatika liigub ajalõpu harusse.
Väärtus 0 tähendab, et ajalõppu ei ole määratud.
Tähtaeg
Töövoo Due By väli määrab saajatele informatiivse tähtaja. See on sõltumatu dokumendi Kehtivusaeg (Due Date) metaandmeväljast: dokumendi kehtivusaeg ei määra ülesande ega töövoo tähtaega.
Väärtuse saab sisestada näiteks järgmistes vormingutes:
1d1mo2d1d4h30mnext Friday 4pm16:00 next Friday1st of next month
Ainult kuupäeva sisaldavate väärtuste puhul kasutatakse konto omaniku ajavööndit.
Tähtaeg on informatiivne. Automaatika ajalõpu harusse liikumise määrab eraldi ajalõpu seadistus.
Täitmise nõue
Täitmise nõue määrab, kui mitu saajat peab päringu täitma, et etapp loetaks õnnestunuks.
Saadaolevad valikud on:
- kõik saajad peavad päringu täitma;
- kindel arv saajaid;
- määratud protsent saajatest.
Näiteks saab nõuda, et päringu täidaks:
- kõik viis saajat;
- ükskõik millised kaks saajat;
- vähemalt 60% saajatest.
Kui täitmise nõue on saavutatud, jätkub automaatika õnnestumise haru kaudu.
Ebaõnnestumise lävend
Lubage ebaõnnestumise lävend, kui etapp peab kindla arvu või protsendi tagasilükkamiste korral ebaõnnestuma.
Tagasilükkamise reegli saab määrata:
- tagasilükkamiste arvu järgi;
- tagasilükkamiste protsendi järgi.
Näiteks:
- väärtus
1põhjustab etapi ebaõnnestumise kohe pärast ühe saaja tagasilükkamist; - väärtus
50%põhjustab etapi ebaõnnestumise, kui pooled saajad lükkavad päringu tagasi.
Ebaõnnestumise lävend toimib koos täitmise nõudega.
Näiteks võib päring õnnestuda kahe inimese kooskõlastuse saamisel, kuid ebaõnnestuda kohe, kui üks inimene selle tagasi lükkab.
Etapil Taotle tegevust on eraldi väljundid õnnestumise, ebaõnnestumise ja ajalõpu jaoks. Ühendage iga tulemus sobiva järgmise etapiga.
Automaatika etappide ühendamine
Igal etapil on ühenduspunktid.
Protsessi loomiseks:
- alustage ühe etapi väljundpunktist;
- tõmmake joon järgmise etapi sisendpunktini;
- korrake seda, kuni kogu vajalik automaatikarada on ühendatud.
Mitme tulemusega etappide puhul kasutage tulemusele vastavat väljundit:
- roheline – õnnestumine;
- punane – ebaõnnestumine;
- oranž – ajalõpp.
Eri tulemuste jaoks saab luua eraldi harud. Ka mitu alguspunkti võivad ühenduda sama hilisema etapiga.
Näide: üksuse liigutamine üks päev pärast loomist
Lihtne automaatika võib koosneda järgmistest etappidest.
1. Alguspunkt
Sündmus:
Üksus loodud
Valikuline käsitsi käivitamise nimi:
Liiguta ühe päeva pärast
2. Viivitus
Kestus:
1 päev
3. Liiguta
Sihtkoht:
Arhiiv
Automaatika käivitub automaatselt iga kord, kui luuakse tingimustele vastav üksus.
Kuna alguspunktile on lisatud ka nimi, saavad kasutajad sama protsessi üksuse töövoomenüüst käsitsi käivitada.
Näide: kooskõlastamine eraldi tulemusradadega
Kooskõlastamise automaatika võib sisaldada järgmisi etappe:
- Alguspunkt: üksus loodud;
- Taotle tegevust: kooskõlastus;
- õnnestumine → Liiguta kausta Kooskõlastatud;
- ebaõnnestumine → Liiguta kausta Tagasilükatud;
- ajalõpp → Liiguta kausta Vastuse ootel.
Etapis Taotle tegevust saab määrata, kas ülesande peavad täitma kõik saajad, kindel arv saajaid või määratud protsent saajatest.
Samuti saab lisada ebaõnnestumise lävendi, mille korral loetakse päring määratud arvu või protsendi tagasilükkamiste järel ebaõnnestunuks.
Näide: kohandatud töövoomeetodi määramine
Kui kontol on kohandatud töövoomeetod nimega Juriidiline kontroll, saab selle määrata etapis Taotle tegevustsamamoodi nagu meetodi Kooskõlastus või Review.
- Lisage etapp Taotle tegevust.
- Lisage e-posti saaja, Folderiti kasutaja või kasutajagrupp.
- Avage saaja real töövoomeetodite rippmenüü.
- Valige Juriidiline kontroll.
- Seadistage teade, saajale nähtav teave, täitmise nõue ja tulemuste rajad.
Saaja saab seejärel standardmeetodi asemel kohandatud ülesande Juriidiline kontroll.
Näide: teise salvestatud automaatika käivitamine
Kui teil on salvestatud automaatika „Lepingu kooskõlastamine”, saate selle valida etapis Käivita automaatika ja ühendada teiste etappidega.
Näiteks:
- Alguspunkt: üksuse metaandmete väärtus muudetud;
- Tingimus: välja Olek väärtus on Valmis;
- Käivita automaatika: lepingu kooskõlastamine;
- õnnestumine → Liiguta kausta Kooskõlastatud lepingud;
- ebaõnnestumine → Liiguta kausta Tagasilükatud lepingud;
- ajalõpp → Liiguta kausta Järeltegevus.
Nii saab salvestatud automaatikat kasutada suurema protsessi osana.
Automaatika kontrollimine ja salvestamine
Folderit kontrollib automaatikat enne selle salvestamist.
Etapp märgitakse punasega, kui:
- see ei ole õigesti ühendatud;
- kohustuslikud seaded puuduvad;
- selle seadistus on muul põhjusel vigane.
Nupp SALVESTA ei ole kasutatav enne, kui kõik kontrollimisel leitud vead on parandatud.
Kui automaatikat ei saa salvestada, kontrollige kõiki punasega märgitud etappe ja veenduge, et:
- kõik kohustuslikud etapid oleksid ühendatud;
- igale etapile Liiguta oleks valitud sihtkoht;
- kõik kohustuslikud tingimused oleksid täielikult seadistatud;
- etapi Taotle tegevust saajad ja töövoomeetodid oleksid määratud;
- etapis Käivita automaatika oleks valitud käivitatav automaatika;
- kõik nõutavad tulemuste rajad oleksid ühendatud.
Muudatustest loobumiseks klõpsake TÜHISTA.
Automaatika salvestamiseks klõpsake SALVESTA.
Automaatika lubamine või keelamine
Kasutage lehe ülaosas lülitit Lubatud. Kui automaatika on lubatud, saab see reageerida seadistatud sündmustele ja olla kasutajatele käsitsi käivitamiseks saadaval. Kui automaatika on keelatud, jääb selle seadistus alles, kuid automaatikat ei käivitata.
Automaatika keelamine võib olla kasulik näiteks:
- seadistuse testimise või muutmise ajal;
- protsessi ajutiseks peatamiseks;
- vanema automaatika asendamisel ilma seda kustutamata.
Automaatika käsitsi käivitamine
Kui alguspunktile on sisestatud nimi, kuvatakse see toetatud üksuse detailvaates.
Avage üksus ja valige:
Töövoog → Töövooautomaatikad → alguspunkti nimi
Automaatika käivitub valitud nimega alguspunktist.
Lõppkasutajale kuvatakse ainult alguspunkti nimi. See ei pea olema sama mis automaatika sisemine nimi väljal Name.
Kasutage selgeid käsitsi käivitamise nimetusi, näiteks:
- Saada leping kooskõlastamiseks
- Liiguta 30 päeva pärast arhiivi
- Alusta töötaja tööle võtmise protsessi
- Taotle dokumendi läbivaatamist
- Alusta arve töötlemist
Soovitused töökindlate automaatikate loomiseks
Kasutage nii automaatika kui ka käsitsi käivitatavate alguspunktide jaoks selgeid nimetusi. Näiteks Arve kooskõlastamine ja arhiveerimine on arusaadavam kui Automaatika 1.
Alustage lihtsa rajaga ja testige seda enne täiendavate tingimuste ning harude lisamist.
Kasutage eraldi õnnestumise, ebaõnnestumise ja ajalõpu radu alati, kui iga tulemus nõuab erinevat tegevust.
Seadistage alguspunkti tingimused hoolikalt. Ilma sobivate tingimusteta võib sündmus Üksus loodud käivitada automaatika rohkemate üksuste jaoks, kui oli kavandatud.
Etapi Taotle tegevust kasutamisel kontrollige nii täitmise nõuet kui ka ebaõnnestumise lävendit. Koos määravad need, millal etapp õnnestub või ebaõnnestub.
Kasutage ajalõppu juhul, kui protsess ei tohi jääda määramata ajaks vastust ootama.
Enne automaatika tavakasutuseks lubamist testige seda mittekriitilise üksusega ja kontrollige, et kõik harud annaksid oodatud tulemuse.
Asukoha ulatus: kaust ja selle sisu on erinevad üksused
Alguspunkti tingimuses Asukoht valige kaust ja määrake kausta ulatus (Folder scope):
- This folder and all subfolders – valitud kaust ja kõik alamkaustad; see on vaikimisi valik.
- This folder only – ainult valitud kaust.
- This folder and a limited number of subfolder levels – valitud kaust ning piiratud arv alamkaustatasemeid.
Asukohatingimuse puhul kontrolli nii valitud kausta kui ka sügavust või alamkaustade ulatust. Kaust ise ja sellesse salvestatud vormikirje on eri üksused. Kaustas Ostutaotlused → Saabunud loodud kirje on kausta Saabunud alamüksus; kaustas Saabunud → Osakond A loodud kirje asub ühe taseme võrra sügavamal.
Vali ulatus, mis hõlmab vajalikud kirjed, ning testi eraldi põhikaustas, alamkaustas ja väljaspool lubatud asukohta loodud kirjet. Kui automaatika ei käivitu, kontrolli asukoha ulatust enne teiste tingimuste eemaldamist.
Vormikirje ja selle väljade kasutamine tingimustes
Vormipõhise protsessi puhul vali tingimuses Üksuse tüüp konkreetne vormitüüp, näiteks „Ostutaotlus”. Tingimusega Üksuse metaandmed saad kontrollida selle vormi välju, näiteks projekti staatust, eelarvestatust ja kogusummat. Ainult failidele määratud tingimus ei vasta vormikirjele.
Muuda protsessi suunavad väljad vormil kohustuslikuks. Summade jaoks kasuta arvuvälja ja kontrolli valuutat eraldi. Lisa alguspunkti nõutud väärtuste kontroll, et puuduliku kirjega ei mindaks ekslikult mõnda varuharusse. Vali sündmus vastavalt sellele, millal kirje valmis saab: täieliku esituse puhul loomine, hiljem lisatavate andmete puhul vastav metaandmete muutmine. Loomissündmuse testimiseks esita uus vorm. Kui soovid automaatika aktiveerimisel kaasata varem loodud kirjed, kasuta olemasolevate üksuste kaasamise valikut. Olemasoleva kirje avamine ei tekita loomissündmust.
Tingimuse punane väljund ei tähenda tagasilükkamist
Etapi Tingimus punane väljund tähendab tavapärase harudeks jagunemise korral, et tingimus on väär. See ei tähenda, et kooskõlastaja lükkas päringu tagasi või süsteemis tekkis viga. Näiteks tingimus „Eelarvestatud VÕI projektiga seotud” annab täidetud väljade korral järgmised tulemused:
| Projektiga seotud | Eelarvestatud | Tingimuse tulemus |
|---|---|---|
| Jah | Jah | Õnnestumise haru |
| Jah | Ei | Õnnestumise haru |
| Ei | Jah | Õnnestumise haru |
| Ei | Ei | Ebaõnnestumise haru |
Selle tingimuse väär haru tähendab „ei ole eelarvestatud JA ei ole projektiga seotud”. See ei tähenda „eelarvestamata VÕI projektiväline”, sest viimane hõlmaks ka kahte segajuhtumit.
Summapiir ja piirväärtus
Kui soovid eristada üle 50 000 euro suuruseid taotlusi, nõua kõigepealt kehtivat positiivset summat ja valuutat EUR. Seejärel määra tingimus Kogusumma suurem kui 50000. Võrdlus ei teisenda valuutasid ning puuduv või vigane summa tuleb käsitleda enne võrdlust.
| Summa (EUR) | Tulemus |
|---|---|
| 49 999,99 | Väär: summa on kuni 50 000 |
| 50 000,00 | Väär: summa on täpselt piiril |
| 50 000,01 | Tõene: summa ületab 50 000 |
Päringu ajastus, saajate järjekord ja otsuse tulemus
Valik Pärast viimast etappi / Paralleelselt viimase etapiga määrab päringu ajastuse teiste etappide suhtes. Valik Paralleelne / Järjestikune määrab saajate järjekorra ühe päringu sees. Kui teine kooskõlastus sõltub esimese edukast tulemusest, ühenda esimese etapi õnnestumise väljund teise kooskõlastusetapiga.
Vormi kooskõlastamisel luba saajale andmeväljade näitamine, et ta näeks esitatud vastuseid. Vajaduse korral luba seotud üksuste kuvamine ja kontrolli tulemust proovipäringu saaja vaates.
Vastuse saamine ei tähenda iseenesest kooskõlastamist. Kontrolli täitmise nõuet koos ebaõnnestumise lävendiga. Kui üks tagasilükkamine peab etapi peatama, määra tagasilükkamiste arvuks 1. Gruppide ja protsendipõhiste lävendite puhul testi tegeliku liikmeskonnaga ning kontrolli ka seda, millised ülesanded jäävad tulemuse saabumisel veel ootele.
Näide: vormi kaks järjestikust kooskõlastusetappi
- Loo kaustad Saabunud, Kooskõlastatud, Tagasi lükatud ja Järeltegevus. Vormi „Ostutaotlus” väljadeks lisa arvuline kogusumma ja valuuta.
- Alguspunkt: Üksus loodud. Lisa tingimused vormitüübile, sobiva ulatusega Saabunud-kaustale, summale üle nulli ja valuutale EUR.
- Esimene Taotle tegevust: juhi kooskõlastus. Näita vormi andmevälju, nõua kooskõlastust ja määra tagasilükkamiste arvuks 1.
- Ühenda esimese etapi õnnestumine finantsvastutaja kooskõlastusega; ebaõnnestumine ühenda liigutamisega kausta Tagasi lükatud.
- Teises etapis kasuta sama tulemusloogikat. Õnnestumine viib kausta Kooskõlastatud, ebaõnnestumine kausta Tagasi lükatud.
- Kui kasutad ajalõppu, ühenda kummagi päringu ajalõpu väljund kaustaga Järeltegevus.
- Salvesta, luba automaatika ja esita uus testvorm. Kontrolli, et finantsvastutaja ülesanne tekiks alles pärast juhi kooskõlastust. Testi eraldi tagasilükkamist mõlemas etapis ja ajalõppe.
Kaks eraldi päringuetappi annavad kummalegi oma tulemusharud ja ajalõpu. Üks järjestikuste saajatega päring sobib siis, kui saajad kuuluvad samasse ühiste tulemusreeglitega kooskõlastusetappi.
Salvestamine ja väljalülitamine ei kinnita protsessi tulemust
Seadistuse tehnilise kontrolli läbimine tähendab, et automaatika saab salvestada. See ei tõenda, et alguspunkt vastab sinu kirjetele või et kõik äriprotsessi harud töötavad õigesti.
Automaatika keelamine takistab uusi käivitusi, kuid ei kinnita juba saadetud ülesannete tühistamist. Enne seadistuse asendamist või keelamist kontrolli eraldi pooleliolevate käivituste ja juba väljastatud päringute olekut.
Kui automaatika ei käivitu
- Kontrolli, et viimane seadistus on salvestatud ja automaatika lubatud.
- Kontrolli sündmust: loomine, teisaldamine ja välja muutmine on erinevad sündmused. Tee alguspunktis valitud toiming. Olemasolevate kirjete kaasamiseks aktiveerimisel kontrolli vastavat üldseadet ja sündmuse „Üksus loodud” tingimusi; olemasolevaid käivitusi uuesti ei alustata.
- Kontrolli kirje tegelikku asukohta, sügavust ja vormitüüpi.
- Kontrolli kohustuslikke välju, valikute väärtusi, summat, valuutat ning tingimuste ühendamise valikut (And, Or või Not).
- Vaata kirje töövooajalugu ja saaja ülesandeid: kas päringut ei loodud, valiti teine haru või oodatakse vastust, viivitust, sündmust või tingimuse täitumist?
- Testi värske sobiva kirjega ja kirjega, mis peab olema välistatud. Testi käsitsi käivitamist eraldi automaatsest käivitamisest.
Mida enne kasutuselevõttu testida
- Kõik haru määravate väljade kombinatsioonid, sealhulgas segajuhtumid.
- Summad alla piiri, täpselt piiril ja üle piiri ning puuduvad või vigased väärtused.
- Kooskõlastamine ja tagasilükkamine igas etapis ning kõik seadistatud ajalõpud.
- Kirjed sihtkaustas, asjakohases alamkaustas ja väljaspool ulatust.
- Saaja tegelik ülesanne, juhis ja lõppasukoht; õige esimene ülesanne ei tõenda veel kogu protsessi õigsust.
Ühine eelarve vajab eraldi arvestust
Summatingimus võrdleb ainult parajasti töödeldavat taotlust määratud piiriga. Mitme taotluse vahel väheneva ühise eelarve arvestuseks on vaja välist eelarveregistrit või integratsiooni. Näiteks saab API kaudu ühendatud rakendus kontrollida ja reserveerida eelarvet, salvestada tulemuse taotlusele ning suunata selle kooskõlastusse. Selline lahendus peab eraldi käsitlema samaaegseid taotlusi, tagasilükkamisi, tühistamisi ja summa muutmist.