Otsing
Folderitis on kaheastmeline otsing: kiirotsing ja süvaotsing (OCR ja parameetrid).
KIIROTSING — kui hakkate midagi otsinguväljale kirjutama, pakub süsteem reaalajas vasteid, mis põhinevad faili/kausta nimel või metaandmetel.
SÜVAOTSING avaneb kui klõpsate otsingunupule (luup). Sel juhul otsitakse lisaks metaandmetele ja failide/kaustade nimedele ka failide sisust (Optical Character Recognition või OCR-tehnoloogia abil). OCR-toega sisuotsing leiab otsingutermineid PDF-, Docx- ja muudest tekstidokumentidest (mitte .xlsx), aga ka teksti sisaldavatelt PNG- ja JPG-piltidelt – näiteks paberdokumentide skaneeringutelt või fotodelt.
OCR on mitmekeelne ning keele seadet saate muuta dokumentide, kausta või ka konto põhiselt.
Otsingutulemuste filtreerimine
Avage otsingulehel Advanced search. Saate ühendada otsingusõna eri filtritega või jätta välja Search term tühjaks ja kasutada ainult filtreid. Pärast tingimuste määramist klõpsake SEARCH. Allpool on kasutajaliidese nimetused inglise keeles.
Üksuse tüüp, asukoht ja looja
- Item type – valige All items, File, Folder, Link, All forms või konkreetne vormimall.
- Folder – klõpsake väljal, leidke kaust ja kinnitage valik nupuga Select.
- Date – määrake kuupäevavahemik väljadega from ja to.
- Creator – valige inimene, kelle loodud üksusi soovite leida.
Vormipõhised metaandmefiltrid
- Valige esmalt Item type. Konkreetse vormimalli valimisel pakub Metadata filter vormiväljadest ainult selle vormi välju. Vaikimisi metaandmed ja kontoülesed kohandatud metaandmeväljad jäävad samuti valitavaks.
- Klõpsake jaotise Metadata filter kõrval plussmärgil ja valige väli.
- Valige välja andmetüübile sobiv tingimus ning sisestage või valige otsitav väärtus. Valikloendivälja puhul pakutakse vormil seadistatud valikuid, näiteks välja Country puhul selle vormi riikide loendit.
- Lisage vajaduse korral teisi tingimusi ja klõpsake SEARCH.
Näiteks valige kliendivorm, lisage selle riigi väli ja valige soovitud riik. Valikud All items ja All forms võimaldavad valida välju eri vormidest. Kui mitu vormi kasutavad sama jagatud metaandmevälja, leiate selle ühise metaandmevälja nime järgi. Vaadake ka metaandmete ühiskasutust vormides.
Konkreetse vormi valimine piirab vormiväljade loendit. See ei kitsenda Creator-loendit selle vormi kasutajateni ega asenda üldisi Relations– ja Task filters-valikuid.
Seoste järgi otsimine
- Has any relations – leiab üksused, millel on seoseid.
- Has no relations – leiab üksused, millel seoseid ei ole.
- Related to item – leiab valitud üksusega seotud üksused.
- Not related to item – välistab valitud üksusega seotud üksused.
Kahe viimase valiku puhul klõpsake väljal Select item. Leidke üksus kaustu sirvides või ülemise otsinguväljaga Search items by name ja valige see. Seejärel käivitage otsing nupuga SEARCH. Valitud üksuse eemaldab Clear item.
Üldine Relations-filter kasutab jaotises Related items olevaid seoseid. Vormivälja Relation väärtus on eraldi: ainuüksi selle täitmine ei muuda kirjet filtri Has any relations vasteks. Täpsemalt: üksuste ja vormikirjete seostamine.
Ülesannete filtrid
Klõpsake jaotise Task filters kõrval plussmärgil. Valida saab State (olek), Response (vastus), Issuer (algataja), Method (meetod), Recipient (saaja) ning ajafiltrid Created, Activated, Sent, Viewed, Deadline ja Responded. Seadistage valitud tingimus ja lisage vajaduse korral järgmine.
Näiteks valige Item type → File, lisage Method → Approval ja seejärel State → Responded. Nii kitsendate tulemusi vastatud kooskõlastusülesannetega failideni. Lisada saab ka kausta-, looja- ja metaandmefiltreid.
Otsingule vastav ülesanne võib kuuluda faili varasemale versioonile. Avage faili Versions-loend, et näha, millise versiooniga ülesande olek on seotud. Vaadake versioonipõhiste ülesannete selgitust.
Millistest andmetest otsingusõna otsitakse?
Search term filter määrab, kust otsitakse väljale Search term sisestatud teksti: All, File name, Folder name, Metadata, Content või Notes. Content hõlmab indekseeritud failisisu, sealhulgas toetatud OCR-sisu.
Metadata otsib otsingusõna metaandmetest. Metadata filter seab tingimuse kindla välja väärtusele. Metaandmefiltritega saab otsida ka näiteks faililaiendi, märksõna, allkirjastaja või dokumendi numbri järgi. Otsing ei anna täiendavaid ligipääsuõigusi: tulemused sõltuvad kasutaja olemasolevatest õigustest.
Näited otsingutest, mida saate teha
“otsingufraas” / +fraas / +”otsingufraas 2″ <– Otsingutulemused peavad sisaldama fraasi või konkreetset terminit
-fraas / -“välistusfraas” <– Otsingutulemus ei tohi sisaldada terminit
Veergude pealkirjadel klõpsates saate otsingutulemusi failinime, kuupäeva ja skoori järgi sorteerida.
Faile/kaustu saate otsingutulemustest otse alla laadida, ressursse välja jagada, kasutada failide eelvaadet jm nagu tavalises loendivaates.
Skoor kuvab OCR-i sisu otsingu usaldusväärsuse – mida kõrgem on skoor, seda tõenäolisemalt on faili sisus otsingupäring. Kuna OCR-tehnoloogia on omamoodi tehisintellekt, peab sellel olema teatud tolerants, et tõlgendada märke, mida ta dokumendi sisust ära tunneb. Seda on vaja näiteks kehva nurga alt või halbades valgusoludes pildistatud tekstidokumentide puhul, mis muudavad teksti OCR-mootori jaoks raskesti äratuntavaks.
Konto OCR-i indekseerimisest väljajätmiseks minge jaotisse “Halda rolle > Seaded (hammasrattaikoon) > Muuda” ja tühjendage märkeruut „Failide indekseerimine“.
Otsingutulemuste eksportimine
Otsingutulemused koos metaandmetega saab eksportida Exceli või CSV-faili. Keri tulemuste lehe lõppu ja vali sobiv ekspordivorming. Tulemuste juures saab vastavalt ligipääsuõigustele ka eelvaadata, alla laadida, jagada ning avada faili või kausta detailvaate. Faililaiendi filtris kuvatakse ainult sellised laiendid, mis sinu kontol tegelikult esinevad.
Lihtsustatud otsingutulemuste vaate jagamine
Otsingutulemuste URL-i lõppu saab lisada järgmised parameetrid:
| Parameeter | Mõju |
|---|---|
&hideForm=1 | Peidab otsinguväljad ja jätab nähtavale ainult tulemused. |
&disableLinks=1 | Keelab klõpsatavad failinimed, et tulemusi saaks eelvaadata detailvaadet avamata. |
Need parameetrid ei muuda ligipääsuõigusi. Kasutaja näeb ainult faile ja kaustu, millele tal on juba juurdepääs.
OCR-keele määramine
Registreerimisel valitud riigi põhjal eeldab süsteem võimaluse korral selle riigi peamist dokumendikeelt. OCR kasutab keelevalikut tähtede ja tähestiku tuvastamisel; kasutajaliidese keel ja dokumentide OCR-keel on eri seaded.
- Fail: ava fail, vali tööriistaribalt Muuda ning vali dokumendi keel.
- Kaust või peateema: ava selle seadete hammasratta menüü, vali Muuda ja määra keel.
- Konto: ava päise ettevõttenimest Halda rolle, vali vastava ettevõtte hammasratta menüüst Muuda ja määra OCR-keel.
OCR toetab järgmisi keeli: albaania, araabia, valgevene, bosnia, bulgaaria, katalaani, hiina (lihtsustatud ja traditsiooniline), tšehhi, taani, inglise, eesti, soome, prantsuse, gruusia, saksa, kreeka, gudžarati, heebrea, hindi, ungari, islandi, indoneesia, itaalia, jaapani, korea, läti, leedu, letseburgi, marathi, norra, poola, portugali, rumeenia, vene, sanskriti, serbia (sealhulgas ladina kirjas), slovaki, sloveeni, hispaania, rootsi, türgi, ukraina ja vietnami.