Saad jagada faile, kaustu või ka terve oma konto oma kaastöötajatele. "Eelvaade" võimaldab dokumente vaid süsteemis eelvaatena näha, mitte alla laadida. “Vaataja” õigused võimaldavad dokumendi andmeid, sh versioone vaadata ja neid ka alla laadida. “Muutja” õigustega saavad nad metaandmeid ka ise muuta ning lubatud kaustadesse faile ja kaustu lisama hakata. Olemas on ka "Ainult üleslaadija" õigus.
Failidele metainfo lisamisega muudad nende hilisema leidmise ja seostamise lihstamaks. Võid lisada pealkirja ja märksõnad, allkirjastajad, kuupäevad ja märkmed. Ning kui mõni andmeväli puudu jääb, saad neid ka ise luua! Dokumente saad ka omavahel kokku siduda.
Kui mõnest dokumendist uus versioon tekib, saad eelmise kenasti säilitada ja lisada lihtsalt olemasolevale failile uue versiooni lisada. Vana liigub arhiivi ja on ühe klõpsuga kohe taastatav või kustutatav, kui soovid. Nii on ühe dokumendi erinevad versioonid kõik ühes kohas nähtavad ja ligipääsetavad!
Mida iganes mõni kaastöötaja sinu dokumendihalduses teeb, saad sellest teada saamiseks endale automaatsed märguanded seadistada. Kohese või iganädalase grupeeritud ülevaatena. Kui keegi lisab mõne faili, muudab või kustutab midagi -- saad sellest soovi korral kohe teate.
Reaalajas toimiv otsing, mis pakub loetelu otsingutulemustele vastavatest dokumentidest veel juba enne kui otsingunupule vajutad, leiab nii failinimest kui ka kogu metaandmestikus, sealhulgas ka mahukalt märkmete väljalt ning kasutaja poolt loodud infoväljade sisust. OCR indekseerib dokumendi ja võimaldab mitmekeelset sisuotsingut!
Oma kontole saad failid saata ka e-mailiga -- dokumendihaldussüsteemi salvestuvad ainult kirja manused (attachment'id) ning see on lihtne ja mugav viis lasta partneritel endale vajalikke dokumente saata ning need koheselt kõigile DHSi kasutajatele ligipääsetavaks muuta. Samuti liikvel olles telefonist manustega e-kirju edasi saata.
Kui sul on mitu ettevõtmist või organisatsiooni iseseisvaid üksusi, saad neist igaühele luua alamkonto. Näiteks Tallinna, Tartu ja Pärnu osakondadele oma alamkonto või mis iganes kasutusviisi vajad. Igal alamkontol ehk rollil on oma nimest tulenev e-maili aadress, millele e-maili saates saad failid samuti dokumendihaldusesse salvestada.
Kus iganes sa oled, mobiilisõbralik Folderit DHS võimaldab sul oma dokumentidele ligi pääseda ja kõiki vajalikke funktsioone kasutada. Olgu Android või iOS telefonis ning muidugi nii Windows kui Mac arvutites.
Folderit pilvepõhine dokumendihaldus on ehitatud nii turvaliseks, et ükski kohalik arvutisüsteem samasugust turvalisuse taset pakkuda ei saa. Kui aga kindlasti soovid, siis võimalus kõik oma andmed vaid paari klõpsuga kenasti organiseeritud ZIP-failina alla laadida on täiesti olemas.
Kõik sinu hoiustatavad failid on serveripargis kolmekordselt varundatud ja krüpteeritult ning saadetakse sinna turvalise SSL ühenduse läbi.