Raportid ja kontrolljälg
Iga kausta jaluses on nupud kaustades sisalduvate failide raportite allalaadimiseks ning igal kaustal ja failil oma kontrolljäljed.
Administraatoritel on aga märksa laiemad võimalused oma organisatsiooni andmetega toimuvast ülevaate saamiseks. Kõiki raporteid näeb süsteemis, aga saab ka alla laadida Exceli, OpenOffice, CSV ja PDF formaadis.
Admin töölaud ja raportid
Sellele pääsete ligi administraatorina vasakust alumisest nurgast ADMIN TÖÖRIISTAD > TÖÖLAUD JA RAPORTID valides.
- Duplikaatide raport — süsteem võrdleb failide räsisid ning leiab duplikaadid ka siis kui failide nimed on erinevad.
- Kooskõlastusel olevate dokumentide raport — kõik dokumendid, mis on organisatsioonis hetkel kooskõlastamisel. Näha on dokumendi nimi, töövoo algus ja inimese nimi, kelle otsust järgmisena vajatakse.
- Säilitamise lõpetavad dokumendid — dokumendid, millele on seatud säilitustähtaeg ning see on lähema 30 päeva jooksul
- Aeguvad dokumendid — kuvatakse dokumendid, mille Kehtivusaeg (Due Date) on möödunud või saabub järgmise 30 päeva jooksul. Raport põhineb dokumendi metaandmeväljal, mitte ülesannete või töövoogude tähtaegadel. Dokumendi kehtivusaeg on nähtav ka detailvaates ning nimekirjavaates, kui vastav veerg on sisse lülitatud. Töövoo Due By väli on sellest sõltumatu.
- Kõigi failide raport — kuvab kõigi süsteemis hoitavate dokumentide koguarvu ning dokumentide info.Kõiki raporteid saate ka alla laadida Exceli, OpenOffice, CSV ja PDF formaadis.
Täielik kontrolljälg
See vaade võimaldab näha kõiki tegevusi, mida keegi on teie ettevõtte DHSis olevate andmetega teinud, saate raporteid filtreerida kuupäevavahemiku, tegevuse ja kasutajanime järgi. See globaalne kontrolljälg on kõige paindlikum ja võimekam raportite genereerimise vahend.
Töövoo vastuse logikirje sisaldab vastusega saadetud kommentaari ja nimetab toimingu arusaadavalt. Kooskõlastusest keeldumise toiming on Lükka tagasi (inglise keeles Reject). eSigni, eID või DocuSigni allkirjastamispäringust keeldumise kohta kasutatakse ingliskeelses kasutajaliideses ja teavitustes nimetust Decline.
Täieliku kontrolljälje filtrid ja kontotasandi sündmused
Ava administraatorina Admin tööriistad → Kontrolljälg. Lisaks kuupäevale, kasutajale ja tegevusele saad filtreerida ulatust: fail, kaust või konto. Nii saad näiteks leida ühe kasutaja tegevused, kindla päeva allalaadimised, kustutamised või teisaldamised.
- Kontotasandil salvestatakse kasutajate lisamine ja eemaldamine.
- Salvestatakse kasutajagruppide loomine, muutmine ja kustutamine.
- Salvestatakse kogu konto jagamine ja selle ligipääsuõiguste muutmine.
- Salvestatakse peateemade lisamine, muutmine ja kustutamine.
- Salvestatakse prügikastist taastamine ja prügikastist eemaldamine.
- Salvestatakse metaandmeväljade lisamine, muutmine ja kustutamine.
Sündmuse ajatempel on ühe sekundi täpsusega. Kontrolljälje saab eksportida XLSX-, ODS- või CSV-faili. Veendu, et kasutajate profiilis oleks valitud õige ajavöönd, et kuvatud kellaaegu õigesti tõlgendada.