Loendur: dokumentide ja vormikirjete nummerdamine
Folderitis saab automaatselt nummerdada nii kaustades olevaid dokumente kui ka vormimallide alusel loodud kirjeid. Nummerdamisskeem määrab numbri kuju ning loenduri seaded. Valige allpool sobiv seadistusviis.
Loenduri seadistamine
Loenduri seadistamiseks valige kaust (peakaust või alamkaust), kus soovite loenduri automaatika kohaldada ning klõpsake ülemisel tööriistaribal nuppu LOENDUR.
Avaneb aken, kust saate loenduri staatuseks AKTIIVNE valida, misjärel avanevad seadistamise võimalused:
- NIMI — siin saate loodavale dokumendiregistrile nime määrata
- SKEEM — siin saate seadistada dokumendiloenduri skeemi, mis võib sisaldada nii muutumatuid tekstielemente (nt “2.1. Lepingud”) ning valida dünaamilisi elemente nagu järjestikune number, kuupäev jms.
- Number — järjestikune number, mis määratakse unikaalselt igale kausta lisanduvale dokumendile
- Ülemkausta number — kui kaustal, milles loendur seadistatakse, on number, saab seda kasutada osana loenduri skeemist
- Päev, kuupäev, kuu, aasta, tund, minut sekund jms — dünaamilised ajalised elemendid, mis lisatakse dokumendile vastavalt ajale, mis dokumendi registreerimisel kehtib
- MÄÄRA LOENDURI NUMBER JÄRGMISTELE ÜKSUSTELE — võimaldab valida, kas loendur lisab numbri ainult kaustas olevatele üksikfailidele või ka alamkaustadele (kui arvestate neid dokumendina) ja välistele linkidele.
- NULLIMISE SAGEDUS — võimaldab seadistada loenduri automaatse nullimise, näiteks iga aasta lõpus.
- Märkeruut KOHALDA KA ALAMKAUSTADELE — jõustab märgistamisel loenduri automaatika samasugusena ka alamkaustadele (mille loenduri seadetes on valitud “peakausta seaded”, mis on ka vaikimisi valitud).
- Märkeruut ÜKSUSED KAUSTAS PÄRIVAD ÜLEMKAUSTA NUMBRI — märgistamisel määratakse dünaamiline Ülemkausta number kõigi dokumentide numbriks antud kaustas. Sobib juhul kui kausta arvestatakse ühe dokumendina ja kõigil kaustas olevatel failidel peaks olema sama number, mis on kaustal, milles need on.
- SALVESTA — salvestab loenduri seadistused.
Dokumendi numbri kuvamine kaustavaates
Valige kaust, kus soovite dokumentide numbreid nimekirjavaates näha ning klõpsake ülemise tööriistariba nupule TULBAD. Lisage uus tulp sinise plussmärgi abil, või vahetage mõni olemasolev NUMBER välja vastu. Lohistage täpilisest vasakpoolsest ikoonist hoides tulbad sobivasse järjekorda ja klõpsake SALVESTA.
Dokumendiregistrite koondvaade
Administraatorid näevad kõiki ettevõtte dokumendiregistreid vaates ADMIN TÖÖRIISTAD > LOENDUR
Klõpsates vastavale registrile avaneb ülevaade kõigist dokumentidest antud dokumendiregistris.
Dokumendi numbri järgi otsimine
Avage otsingulehel Advanced search, klõpsake jaotise Metadata filter plussmärgil ja valige Number. Määrake tingimus ja otsitav dokumendi number ning klõpsake SEARCH. Täpsemalt: otsingufiltrite kasutamine.
Loenduri algväärtus ja saadavus
Väli Järgmine number (Next number) määrab, millisest arvust loendur jätkab. Vaikimisi on see 1, kuid võid valida teise algväärtuse, näiteks olemasoleva registri jätkamiseks. Dokumendinumeratsioon on saadaval Medium- ja Tailor-paketis.
Vormikirjete nummerdamine
Vormikirjete nummerdamine seadistatakse vormimalli toimingute menüüst. Avanevas aknas saab valida mitu vormimalli, millele sama skeemi rakendada.
- Avage Admin tööriistad → Vormimallid.
- Avage soovitud vormimalli rea hammasratta menüü ja valige nummerdamise seadistamine (Set up numbering).
- Valige olekuks (Status) aktiivne (Active). Nummerdamise väljalülitamiseks on valik Inactive.
- Valige jaotises Apply to forms vormimallid, millele skeem rakendub. Mall, mille menüüst seadistuse avasite, on juba valitud; saate valida ka mitu malli.
- Sisestage skeemile selgitav nimi (Name).
- Koostage skeem (Scheme) püsivast tekstist ja nupu + abil lisatavatest osadest. Järjenumbri lisamiseks valige Number; lisaks saate kasutada kuupäeva ja kellaaja osi.
- Määrake järgmine number (Next number) ja kontrollige eelvaadet (Preview).
- Valige loenduri lähtestamise sagedus (Reset frequency) ning vajaduse korral lähtestamise päev.
- Kontrollige seadeid ja klõpsake Save.
Vormikirjete loenduri lähtestamine
- Mitte kunagi (Never) – ajastatud lähtestamist ei toimu.
- Igal aastal (Yearly) – valige kuu ja päev.
- Igal kuul (Monthly) – valige päev.
- Igal nädalal (Weekly) – valige nädalapäev.
- Iga päev (Daily) – täiendavat kuupäevavalikut ei ole.
Päeva valikus on päevad 1–31 ja kuu viimane päev (Last day). Nädalapäeva saab valida esmaspäevast pühapäevani. Skeemi saab lisada muu hulgas kahe- või neljakohalise aastaarvu, kuu, päeva ning kellaaja osi.
Kirje nime muster (Record name pattern) määrab kirje kuvatava nime. Automaatne nummerdamine seadistatakse sellest eraldi valikuga Set up numbering. Vaadake ka juhendeid Vormimallid ja Vormikirjete automaatsed meeldetuletused.
Vastuskirje number seotud vormi kasutamisel
Kui loote nummerdatud kirjest uue kirje seotud vormi toiminguga ja jätate uue kirje Document number tühjaks, saab see esitamisel lähtekirje numbri koos järjestikuse lõpuga. Näiteks IN-001 vastused saavad numbrid IN-001-1 ja IN-001-2. Eraldi lõpu seadistust pole vaja. Nummerdamine töötab nii käsitsi sisestatud kui ka automaatselt määratud lähtekirje numbriga ning päritud number on sihtvormi loenduri suhtes ülimuslik. Vaadake vastuskirje loomise juhendit.