Metaandmed
Folderit DHS võimaldab kasutada erinevate andmetüüpidega metaandmeid, luua kaustades metaväljade malle oma loodud väljadega ning lisada metaandmeid nii failidele, kaustadele kui ka süsteemis hoitavatele välislinkidele. Metaandmeid näeb faili detailvaates, saab välja kuvama seadistada kaustade nimekirjavaates ning kasutada otsinguparameetritena. Märksõnu kaab kasutada ka ressursside välja jagamise alusena — kõik sama märksõnaga failid/kaustad saab välja jagada, jagades vastavat märksõna administraatorina, võimaldades dokumendi tüübi jms põhist ligipääsustsenaariumit.
Metaandmete sisestamiseks või muutmiseks klõpsake failil või kaustal ja valige tööriistaribalt MUUDA.
Kohandatavad metaväljad ja metaväljade mallid kausta tasemel
Saate luua metaandmevälju nii üksikfailidele kui kaustadele, aga saate luua ka metaandmeväljade malli, mis kohaldab valitud väljad kõigile kaustas (ja soovi korral alamkaustades) olevatele ressurssidele.
Selleks klõpsake end kausta, kus soovite malli luua, ning valige tööriistaribalt META. Siin saate defineerida metaandmevälju, mis kohaldatakse kõigile kaustas olevatele ressurssidele ning näete, kui keegi on juba malli loonud.
Metaandmevälja lisamiseks klõpsake sinist PLUSS ikooni. Kui keegi on mõne metaandmevälja (kus tahes) juba loonud, saate avanevast nimekirjast seda taaskasutada valitud kausta mallis. Muul juhul klõpsake uuesti PLUSS rippmenüü lõpus. Avaneb uue metavälja defineerimise aken.
Andke metaväljale nimi ja kirjutage soovi korral väljale kirjeldus, et seda hiljem lihtsam mõista oleks. Edasi valige andmevälja TÜÜP. Andmetüübi valimine võimaldab süsteemil pakkuda välja täitjatele õiget formaati ning võimaldab otsingus kasutada andmetüübile sobivaid parameetreid (nt numbri puhu vähem kui / rohkem kui). Valikus on järgmised andmetüübid:
- String — võib sisaldada nii tähti kui numbreid
- Täisarv — võib sisaldada ainult täisnumbreid
- Nimekiri — võimaldab defineerida nimekirja erinevad valikud
- Pikk tekst — võimaldab välja täita mistahes tähe/numbri märkidega ja võimaldab suuri tekstimahte
- URL — võimaldab lisada veebiaadressi
- Märkeruut — checkbox
- Kuupäev — võimaldab valida kuupäeva, kuu, aasta
- Kuupäev/kellaaeg — võimaldab valida kuupäeva ning kellaaja
- Komakohaga arv — võimaldab sisestada ka komakohaga arve
- Kellaaeg — võimaldab sisestada ainult kellaaja
- E-mail — võimaldab sisestada e-maili aadressi
- Kasutaja — võimaldab valida konkreetse tiimiliikme
- Üksus — mõni teine süsteemis asuv fail, kaust või välislink
Loodud või valitud metaandmeväli kuvatakse nimekirjas. Võite lisada veel metaandmevälju uuesti PLUSS ikoonile klõpsates.
Iga metaandmevälja kõrval näete nelja valikut:
- Nõutud — kui linnutate selle märkeruudu, muutub vastava metaandmevälja täitmine kohustuslikuks. Kui metaväli pole täidetud, kuvatakse nimekirjavaates faili kõrval punast märget ja teadet.
- Ka alamkaustades — selle märkeruudu linnutamine kohaldab vastava andmevälja ka malliga kausta alamkaustades
- Kaasa — siit saate valida, mis üksustele metaväli külge pannakse. Kas ainult ühele või mitmele neist: failidele, kaustadele, linkidele
- Prügikasti ikoon — kustutab vastava metaandmevälja
Klõpsake SALVESTA, et muudatused metaväljade mallis salvestada.
Vaikimisi metaandmeväljad
Mõned metaandmeväljad on igal dokumendil süsteemis kohe küljes ja kasutusvalmis. Neid välju ise luua ei ole tarvis.
- Pealkiri – kuvab faili nime ja seda saab muuta. Pealkirja muutmine muudab faili nime. Faililaiendit muuta ei saa.
- Märkused — väli pikemate tekstide jaoks, mis kirjeldavad dokumenti või selle sisu. Täieliku aadressiga veebisaitide (http://…., https://…) lisamine muudab lingid pärast salvestamist klikitavaks.
- Märksõnad – märksõnad, mida saate faili lisada. Iga märksõna järele trükkige koma ‘ , ‘ .
- Allkirjastajad – kui dokumendil on kellegi allkiri ja soovite selle otsinguga leitavaks teha või soovite seda lihtsalt välja kuvada, saate sellele väljale lisada allkirjastajate nimed. Sisestage iga nime järele koma “, “.
- Dokumendi ID – süsteem genereerib automaatselt igale üleslaaditud dokumendile unikaalse numbri. Saate seda kasutada failidele viitamiseks, failide seostamiseks või oma registrites kasutamiseks. Dokumendi ID-d muuta ei saa.
- Kuupäev – saate valida dokumendi kuupäeva.
- Kehtivusaeg – saate valida dokumendi kehtivusaja lõpu. Nende andmete põhjal kuvatakse kõik dokumendid, mille kehtivusaeg on lõppenud või lõppeb lähema 30 päeva jooksul raportis “Lähenev aegumise tähtaeg”.
- Dokumendi number — nii käsitsi täidetav ja muudetav kui ka loenduri automaatikaga täidetav.
Metaandmete täitmine ja järgmise üksuse juurde liikumine
Metaandmete muutmiseks peab sul olema vastava faili, kausta või välislingi muutmise õigus. Ava üksus, vali Muuda, täida väljad ja salvesta. Valik Salvesta ja järgmine (Save & Next) salvestab praeguse üksuse andmed ning avab kohe järgmise üksuse metaandmed.
Kui nõutud väärtus puudub, kuvatakse üksuse juures nimekirja- või pisipiltvaates hoiatus. Klõpsa hoiatusel, et avada muutmisvaade, täida puuduvad kohustuslikud väärtused ja salvesta. Nõutud väljad tuleb täita üksuse metaandmete muutmisel.
Kohandatud välja lisamine ainult ühele failile
- Ava fail ja vali tööriistaribalt Muuda.
- Leia jaotis Kohandatud metaandmeväljad ja klõpsa plussmärgil.
- Vali olemasolev väli või kasuta välja loomiseks veel kord plussmärki. Uue välja loomine eeldab kontotasandi metaandmete haldamise õigust.
- Määra uue välja nimi, soovi korral kirjeldus ja andmetüüp. Nimekirjatüübi puhul lisa ka valikud.
- Sisesta väärtus ja klõpsa Salvesta.
Metaandmeväljade keskne haldamine ja õigused
Kohandatud metaandmeväljade loomiseks ja haldamiseks on vaja kontotasandi õigust Metaandmete haldamine (Manage Metadata). Sobiva õigusega administraator näeb välju asukohas Admin tööriistad → Metainfo. Välja rea hammasratta menüüst saab välja muuta või kustutada.
Keskse välja nime kasutatakse metaandmete valikutes ja kaustaveergudes. Sellega seotud vormiväljal võib olla eraldi Label-nimetus, mille määrate vormimallis. Keskse metaandmevälja kustutamisel eemaldatakse see koos väärtustega kõigilt failidelt, kaustadelt, välislinkidelt ja kaustamallidest, kus seda kasutatakse. See erineb välja eemaldamisest ühe kausta mallist. Enne keskset kustutamist veendu, et välja ega selle väärtusi pole enam vaja.
Nimekirja valikute teksti- ja taustavärvid
Andmetüübi Nimekiri (List) iga valiku jaoks saab määrata eraldi tekstivärvi ja taustavärvi. Näiteks võivad välja „Olulisus” väärtused olla „Madal” rohelisel, „Keskmine” kollasel ja „Kõrge” punasel taustal.
- Uue välja loomisel vali tüübiks Nimekiri ja lisa valikud.
- Vali iga väärtuse kõrval kahe värvivalija abil teksti- ja taustavärv.
- Salvesta väli. Olemasoleva välja värvide muutmiseks ava Admin tööriistad → Metainfo, leia väli ning vali selle hammasratta menüüst Muuda.
Värvid kuvatakse ka kausta nimekirjavaates, kui lisad vastava välja üheks tulbaks. Vaata kausta vaate seadistamist.
Dokumendi kehtivusaeg ja aeguvate dokumentide raport
Vaikeväli Kehtivusaeg (Due Date) tähistab dokumendi tähtaega. Väli on nähtav dokumendi detailvaates ning kausta nimekirjavaates, kui vastav veerg on sisse lülitatud. Jaotises Admin tööriistad → Töölaud ja raportid → Aeguvad dokumendid kuvatakse dokumendid, mille tähtaeg on möödunud või saabub järgmise 30 päeva jooksul. See dokumendi metaandmeväli ei määra ülesannete ega töövoogude tähtaegu. Töövoo Due By on sellest sõltumatu väli. Dokumendi kehtivusaeg on eraldi ka selle säilitustähtajast.
Millised vormid kasutavad metaandmevälja?
Jaotises Admin tools → Metadata näitab veerg Forms, mitu vormimalli ühist metaandmevälja kasutab.
- Leidke loendist soovitud metaandmeväli.
- Klõpsake selle rea veerus Forms oleval arvul.
- Avaneb Forms using [field name] koos vormide loendiga. Kui vormi nimi on lingina saadaval, avab see vormimalli redaktori; ligipääs sõltub teie õigustest.
Iga vorm võib kasutada sama metaandmevälja jaoks oma Label-nimetust. Seadistamist selgitab sama metaandmevälja kasutamine eri vormides. Nende kirjete väärtuste kuvamiseks ühes veerus vaadake kaustavaate juhendit.