Vormikirjete automaatsed meeldetuletused
Vormikirjete automaatsed meeldetuletused võimaldavad saata e-kirju vormi kuupäevavälja alusel, näiteks enne lepingu lõppu või ülevaatuse tähtaega. Reegel seadistatakse vormimalli juures ning see hõlmab ka sama malli alusel varem loodud kirjeid.
Kui soovite määrata meeldetuletuse ühele kindlale üksusele ja valida saatmise kuupäeva ning kellaaja otse, vaadake juhendit Meeldetuletused. Vormi loomist kirjeldab juhend Vormimallid.
Meeldetuletuse seadete avamine
- Avage Admin tööriistad → Vormimallid.
- Leidke vajalik vormimall ja avage selle rea toimingute veerus hammasratta menüü.
- Valige meeldetuletuste haldamine (Manage reminders).
- Klõpsake tööriistaribal meeldetuletuse lisamise nuppu (Add reminder).
Ühele vormimallile saab seadistada mitu meeldetuletust. Kui neid veel ei ole, kuvatakse teade No reminders configured yet. Allpool on seadete ingliskeelsed nimetused toodud sulgudes, et need oleksid liideses hõlpsasti leitavad.
Saatmise aja määramine
Valige kuupäevaväli (Date field), mille väärtusest meeldetuletuse saatmise aeg arvutatakse. Seejärel määrake:
- Ajavahemiku pikkus (Amount) – arvuline väärtus.
- Ajaühik (Unit) – minutid, tunnid, päevad, nädalad, kuud või aastad.
- Ajastus (Timing) – enne (Before) või pärast (After) valitud väljal olevat kuupäeva.
Näiteks 30 päeva enne lepingu lõppu saadetava meeldetuletuse jaoks valige lepingu lõppkuupäeva väli, sisestage 30, valige päevad (Days) ja ajastuseks Before. Kuupäevaväljade nimed sõltuvad teie vormimallist.
Tingimuste lisamine
Valikuliste tingimustega (Conditions (optional)) saate piirata, millistele kirjetele meeldetuletus rakendub. Tingimusi kontrollitakse meeldetuletuse käivitamisel ja uuesti siis, kui selle saatmise aeg saabub.
- Klõpsake + Add condition.
- Valige kontrollitav vormiväli (Form field).
- Valige võrdlustehe (Operator).
- Sisestage võrdlusväärtus (Value), kui valitud tehe seda nõuab.
- Vajaduse korral lisage veel tingimusi.
Tingimuste vastavuse valikuga (Match conditions) määrake, kas täidetud peavad olema kõik tingimused (All conditions (AND)) või vähemalt üks tingimus (Any condition (OR)).
Saadaolevad võrdlustehted sõltuvad välja tüübist. Valikute hulgas on väärtuse olemasolu ja tühjuse kontroll, võrdsuse kontroll, tekstivõrdlused ning arvulised ja kuupäevavõrdlused. Tekstivälja puhul saab näiteks kontrollida, kas väärtus võrdub sisestatuga (Equals), sisaldab seda (Contains), algab sellega (Starts with) või lõpeb sellega (Ends with).
Kuupäevatingimused
Kuupäeva võrdlemisel saab väärtuse tüübiks (Value type) valida kindla väärtuse (Absolute) või suhtelise väärtuse (Relative). Suhtelise väärtuse puhul määratakse ajavahemiku pikkus, ühik ning suund enne või pärast lähtehetke.
Lähteväärtuseks (Relative to) saab valida praeguse aja (Current time) või välja väärtuse (Field value). Nupp + Offset lisab veel ühe ajanihke osa. Kuupäevatingimuste ajaühikud on sekundid, minutid, tunnid, päevad, nädalad, kuud ja aastad.
Saajate valimine
Lisage üks või mitu saajat järgmiste valikute abil:
- + Add email – sisestage e-posti aadress.
- + Add user – valige konto kasutaja.
- + Add group – valige kasutajagrupp.
- + Add recipient from field – valige sobiv vormiväli, mille väärtus määrab selle kirje meeldetuletuse saaja.
Saaja määramiseks pakutavad väljad sõltuvad vormimallist. Saaja eemaldamiseks seadistusest kasutage vastava rea eemaldamisnuppu.
Sõnumi koostamine ja salvestamine
Sisestage e-kirja teema (Subject) ja sõnum (Message). Redaktor näitab selle vormimalli väljade kohatäitjaid. Kasutage neid täpselt kuvatud kujul; kohatäitjate nimed sõltuvad vormimallist.
Kontrollige kuupäevavälja, ajastust, tingimusi, saajaid ja sõnumit ning klõpsake salvestamisnuppu (Save).