Folderit eSign

Folderit eSign permite trimiterea documentelor la semnat electronic direct din Folderit, fără furnizor extern sau echipament special.

Folderit eSign este disponibil în planul Tailor și include semnături electronice nelimitate fără cost suplimentar pe semnătură.

Documentele pot fi trimise utilizatorilor Folderit înregistrați sau destinatarilor externi fără cont Folderit. Aceștia primesc o invitație securizată prin e-mail și pot verifica și semna documentul în browser.

Modalități de pornire a unui flux Folderit eSign

Puteți folosi Folderit eSign în mai multe moduri:

• Flux pentru un singur fișier — porniți manual semnarea unui document individual.
• Automatizare la nivel de dosar — porniți automat un flux predefinit la fiecare fișier adăugat într-un dosar configurat.
• Șablon de flux — folosiți un proces reutilizabil cu destinatari, ordine de semnare, instrucțiuni și alte setări predefinite. Aflați mai multe despre crearea și utilizarea șabloanelor de flux.
• Designer de fluxuri de lucru — includeți semnarea ca etapă într-un proces automat mai amplu, cu declanșatoare, condiții, aprobări, confirmări de citire, mutări de fișiere sau alte acțiuni. Aflați mai multe despre Designerul de fluxuri.

Porniți Folderit eSign pentru un singur fișier

Deschideți detaliile documentului și alegeți opțiunea Folderit eSign dintre acțiunile disponibile ale fluxului.

Opțiunea Porniți fluxul de lucru Folderit eSign devine disponibilă după ce Folderit generează previzualizarea. Dacă nu apare imediat după încărcare, așteptați finalizarea procesului și reîmprospătați pagina. Consultați Previzualizarea fișierelor.

1. Deschideți documentul pe care doriți să îl trimiteți la semnat.
2. Porniți fluxul Folderit eSign.
3. Adăugați opțional o notă care explică ce li se cere destinatarilor să verifice sau să semneze.
4. Alegeți ordinea fluxului: Paralel, Serial sau Personalizat.
5. Adăugați destinatari individuali sau grupuri.
6. Alegeți dacă destinatarii pot vedea metadatele și elementele asociate documentului.
7. Opțional, activați Mutați după un flux de lucru reușit și selectați dosarul destinație.
8. Faceți clic pe Începe pentru a trimite invitațiile de semnare.

Alegeți ordinea de semnare

• Paralel — toți destinatarii primesc sarcinile de semnare simultan.
• Serial — destinatarii sunt invitați unul după altul, în ordinea specificată.
• Personalizat — destinatarii pot fi organizați în mai multe etape. Cei din aceeași etapă primesc sarcinile împreună, iar etapa următoare începe după finalizarea celei curente.

Pentru procesele care cer o decizie formală înainte de semnare, Folderit eSign se poate combina cu un flux de aprobare. Poate fi urmat și de un flux de confirmare de citire când destinatarii trebuie să confirme că au citit documentul finalizat.

Ce vede destinatarul

Fiecare destinatar primește un e-mail cu un link securizat către sarcina de semnare. Utilizatorii înregistrați găsesc solicitarea și în sarcinile Folderit.

Destinatarul poate:

• previzualiza sau descărca documentul;
• consulta nota expeditorului;
• selecta pagina dorită și plasa semnătura;
• adăuga un comentariu sau atașament opțional;
• semna documentul;
• respinge solicitarea;
• solicita clarificări înainte de decizia finală;
• delega sarcina dacă delegarea este permisă.

Destinatarii externi nu trebuie să creeze un cont Folderit. Pot deschide linkul securizat din invitație și finaliza semnarea în browser.

Plasarea și confirmarea semnăturii

Destinatarul selectează mai întâi pagina pe care va apărea semnătura, apoi face clic pe locul dorit în previzualizare. După plasare, derulează la acțiunile disponibile și face clic pe Semnați pentru a finaliza sarcina.

Înainte de confirmare, destinatarul trebuie să verifice atent documentul și poziția semnăturii, deoarece semnarea încheie etapa atribuită.

Automatizarea Folderit eSign

Automatizare la nivel de dosar

Un dosar poate fi configurat să pornească automat același flux eSign la fiecare document nou. Opțiunea este utilă pentru procese recurente precum acorduri cu angajații, contracte, formulare de consimțământ sau documente standard pentru clienți.

Configurați automatizarea din setările de flux ale dosarului, selectați Folderit eSign ca metodă, adăugați destinatarii, alegeți ordinea și salvați.

Șabloane de flux de lucru

Folosiți un șablon de flux când același proces se pornește regulat, dar nu trebuie să înceapă automat pentru fiecare fișier din dosar.

Un șablon poate păstra ordinea semnării, destinatarii, instrucțiunile, vizibilitatea și alte configurări, astfel încât utilizatorii să nu reconstruiască procesul de fiecare dată.

Designer de fluxuri de lucru

Designerul de fluxuri poate include Folderit eSign într-un proces mai amplu. De exemplu, documentul poate necesita mai întâi aprobarea conducerii, apoi semnarea electronică și, după finalizare, mutarea într-un dosar de arhivă.

Urmărirea progresului semnării

Starea fluxului apare în detaliile documentului. Puteți verifica destinatarii, etapa curentă, acțiunile finalizate, comentariile și marcajele temporale.

După finalizare, documentul semnat și istoricul fluxului rămân asociate elementului din Folderit, asigurând o evidență auditabilă a semnării.