Săriți la conținutul principal
Cu ce vă putem ajuta?

Fluxuri de confirmare a citirii

← Toate subiectele

Fiecare document poate fi trimis altor utilizatori pentru confirmarea citirii. Este ideal pentru instrucțiuni de siguranță sau alte documente care trebuie citite și confirmate de anumite persoane și trebuie să lase o evidență auditabilă pentru conformitate ISO sau alte scopuri.

Invitații primesc e-mail, dar văd cererea și în panoul Folderit, alături de aprobări și semnări, dacă există. Pot previzualiza sau descărca documentul și apăsa „Luare la cunoștință confirmată” pentru confirmare.

Puteți porni fluxul pentru un document sau configura un folder să declanșeze automat fluxul predefinit când se adaugă un document ori o versiune nouă.

Configurarea unui flux automat de confirmare într-un folder

Faceți clic pe folder și alegeți Flux de lucru în bara de instrumente. Se deschide fereastra de configurare.

Alegeți Activ, apoi metoda Luare la cunoștință. Completați câmpul REZOLUȚIE dacă este necesar; informația apare în vizualizarea de confirmare și poate fi o instrucțiune. Introduceți adresele utilizatorilor invitați. Puneți câte una pe linie și folosiți pictograma plus albastră pentru alte adrese sau grupuri de utilizatori. Faceți clic pe Creați pentru a porni automatizarea.

Pornirea fluxului pentru un document individual

Faceți clic pe document și alegeți butonul albastru PORNIRE FLUX DE CONFIRMARE A CITIRII din dreapta. Adăugați rezoluția dacă trebuie și adresele tuturor participanților, câte una în fiecare câmp. Adăugați câmpuri cu plusul albastru. Faceți clic pe Începe pentru trimitere.

Flux de confirmare pentru un singur fișier în Folderit DMS

Ce vede persoana invitată?

Mai întâi vede notificarea/invitația prin e-mail, dacă nu a dezactivat-o în Setări notificări.

Când face clic pe numele documentului, ajunge în vizualizarea de confirmare din sistem.

Urmărirea progresului fluxului

Starea este vizibilă oricui are acces la document. Este indicată printr-un ochi: galben = flux incomplet / verde = flux finalizat.

Faceți clic pe document, apoi VIZUALIZARE FLUX DE CONFIRMARE A CITIRII pentru detalii: cine a fost invitat și cine a confirmat. Puteți descărca documentul cu o pagină finală ce conține confirmările tuturor sau rezumatul ca fișier separat.