Integracja Folderit z Make
Użyj aplikacji Folderit DMS dla Make, aby połączyć operacje na dokumentach z innymi aplikacjami. W tym przewodniku wyjaśniono, jak utworzyć połączenie i skonfigurować trzy udostępnione szablony: powiadomienia w Slack, rejestr plików w Google Sheets i zapisywanie załączników Gmail.
Zacznij od jednej przydatnej automatyzacji
Wybierz przepływ pracy odpowiadający czynności wykonywanych ręcznie, które chcesz wyeliminować:
- Zapisz załączniki do wiadomości e-mail: wybrane załączniki Gmail są przesyłane do folderu Folderit.
- Informuj współpracowników: nowe pliki w wybranym folderze Folderit generują powiadomienie Slack.
- Prowadź rejestr dokumentów: nowe pliki w wybranym folderze Folderit są zapisywane w Google Sheets.
Możesz je skonfigurować samodzielnie, korzystając z publicznych szablonów poniżej. Każdy szablon wykorzystuje Twoje własne połączenia i miejsca docelowe. Nie trzeba zgłaszać się do programu pilotażowego.
Zanim zaczniesz
Potrzebujesz konta Folderit z dostępem API, konta Make z dostępnymi kredytami oraz uprawnień do korzystania z odpowiednich folderów i plików. Potwierdź dostępność API dla Twojej subskrypcji Folderit. Szablony Slack i Google również wymagają połączeń z tymi usługami w Twojej organizacji Make.
Utwórz połączenie z Folderit
- Zaloguj się do Folderit jako użytkownik główny i otwórz stronę danych uwierzytelniających API. Wygeneruj lub odzyskaj swój identyfikator klienta i sekret klienta.
- W Make dodaj moduł z publicznej aplikacji Folderit DMS z etykietą Verified. Wybierz Create a connection i nadaj mu nazwę identyfikującą konto Folderit.
- Wprowadź Client ID i Client Secret. W przypadku Account UID or Name, jeśli to możliwe, użyj UID konta lub jego dokładnej unikalnej nazwy. Klient API musi mieć dostęp do tego konta.
- Zapisz połączenie. Uruchom List Sections i potwierdź, że wyniki należą do oczekiwanego konta.
Identyfikator klienta to identyfikator API, a nie adres e-mail logowania. Łącznik zarządza swoimi tokenami uwierzytelniającymi; nie musisz wklejać tokenu Bearer ani konfigurować identyfikatora URI przekierowania. Nie umieszczaj sekretu klienta na zrzutach ekranu, w udostępnianych szablonach ani w załącznikach przesyłanych do pomocy technicznej.
Wybierz szablon
Otwórz szablon poniżej, wybierz własne połączenia i zastąp monity dotyczące źródła i miejsca docelowego podczas konfiguracji z przewodnikiem. Pozostaw wynikowy scenariusz nieaktywny do czasu jego przetestowania.
Powiadom kanał Slack o nowych plikach Folderit
Ten szablon odpytuje jeden folder Folderit i wysyła nazwę pliku oraz File UID do Slack. Zawartość dokumentu pozostaje w Folderit.
- Wybierz połączenie z Folderit i folder do monitorowania.
- Wybierz połączenie Slack i zastąp monit o kanale identyfikatorem kanału docelowego. Upewnij się, że aplikacja Make może tam publikować; jeśli to konieczne, zaproś ją do kanału prywatnego.
- Wybierz From now on, jeśli chcesz uwzględniać tylko nowe pliki od tego momentu, następnie dodaj wyraźnie oznaczony plik testowy i uruchom scenariusz raz.
- Sprawdź, czy Slack pokazuje poprawną nazwę pliku i File UID.
Otwórz szablon Folderit do Slack
Zapisuj nowe pliki Folderit w Google Sheets
Ten szablon dołącza wiersz dla każdego nowo wykrytego pliku. Utwórz arkusz z nagłówkami w kolumnach od A do E, zachowując dokładnie tę kolejność:
| Kolumna | Nagłówek | Wartość |
|---|---|---|
| A | file_uid |
File UID w Folderit |
| B | file_name |
Nazwa pliku |
| C | folder_uid |
UID folderu zawierającego plik |
| D | detected_at_utc |
Czas zapisania pliku przez Make, w UTC |
| E | source |
Folderit |
- Wybierz połączenie z Folderit i folder źródłowy.
- Wybierz połączenie Google Sheets, wprowadź identyfikator arkusza kalkulacyjnego i wprowadź nazwę arkusza. Identyfikator arkusza kalkulacyjnego to część pomiędzy
/d/a następnym ukośnikiem w jego adresie URL Google Sheets. - Wybierz punkt początkowy, dodaj plik testowy i uruchom scenariusz jeden raz. Potwierdź, że w pięciu oczekiwanych kolumnach pojawia się jeden wiersz.
Szablon zapisuje surowe wartości, więc nazwy plików pozostają tekstem. Jest to rejestr nowych plików, do którego można wyłącznie dopisywać wpisy i nie zastępuje ścieżki audytu Folderit. Nie synchronizuje późniejszych edycji, przeniesień ani usunięć.
Otwórz szablon Folderit do Google Sheets
Zapisz wybrane załączniki Gmail w Folderit
Ten szablon znajduje pasujące wiadomości Gmail, pobiera ich załączniki i przesyła każdy załącznik do wybranego folderu Folderit. Użyj konta Google z aktywną skrzynką pocztową Gmail.
- Wybierz połączenie Gmail zarówno dla modułu monitorowania poczty e-mail, jak i pobierania załączników.
- Zachowaj wyszukiwanie domyślne
has:attachment label:Folderit, jeśli używasz etykiety Gmail o nazwie Folderit. W przeciwnym razie zastąp je własnym wąskim zapytaniem. Sprawdź punkt początkowy, aby pierwsze uruchomienie zawierało tylko wiadomości, które zamierzasz przetworzyć. - Wybierz połączenie Folderit i wprowadź UID folderu docelowego. Nazwy plików załączników i dane binarne są mapowane automatycznie.
- Przetestuj szablon, używając wyraźnie oznaczonej wiadomości i nieszkodliwym załącznikiem. Upewnij się, że plik dociera do zamierzonego folderu i otwiera się poprawnie.
Media wbudowane są wykluczone. Szablon nie przenosi, nie usuwa ani nie oznacza wiadomości źródłowych jako przeczytanych.
Otwórz szablon zapisywania załączników Gmail w Folderit
Sprawdź wynik przed włączeniem harmonogramu
- Użyj pustego folderu testowego lub wąsko przefiltrowanej wiadomości e-mail testowej, aby przy pierwszym uruchomieniu przetworzyć tylko zamierzony materiał.
- Uruchom raz i sprawdź miejsce docelowe: porównaj File UID w Slack, pięć kolumn rejestru w Google Sheets lub nazwę pliku i zawartość załącznika Gmail w Folderit.
- Uruchom ponownie bez dodawania kolejnego pliku lub pasującej wiadomości e-mail. Nie powinno być żadnych dodatkowych powiadomień, wierszy ani przesłanych plików.
- Następnie wybierz harmonogram. Zaplanowane kontrole i dalsze działania zużywają kredyty Make; wybierz interwał odpowiadający Twojemu obciążeniu pracą i planowi.
Slack i Arkusze otrzymują nazwy plików i identyfikatory. Wybierz miejsca docelowe odpowiednie dla tych informacji. Uprawnienia dostępu Folderit nie są kopiowane do tych usług. Przejrzyj dane otrzymywane przez każdą połączoną usługę i historię wykonania przechowywaną w Twojej organizacji Make.
Aktywuj i utrzymuj scenariusz
Po pomyślnym teście wybierz harmonogram odpowiedni dla Twojego planu Make i włącz scenariusz. Moduł obserwatora nowych plików Folderit korzysta z zaplanowanego odpytywania, a nie z natychmiastowego webhooka. Sprawdza jeden wybrany folder pod kątem nowo dodanych plików.
Przejrzyj nieudane wykonania przed ponowną próbą. Zresetowanie obserwatora, ponowne odtworzenie wykonania lub ponowna próba niejednoznacznego zapisu może spowodować utworzenie kolejnej wiadomości Slack, wiersza arkusza kalkulacyjnego lub przesłanego pliku. Najpierw sprawdź miejsce docelowe. Efektywne limity rozmiaru pliku zależą od Folderit, planu Make i każdej innej usługi użytej w scenariuszu.
Opis modułów Folderit
Skorzystaj z tego opisu, aby wybrać operację w publicznej aplikacji Folderit DMS. Wybierz zamierzone połączenie i UID zasobu w każdym module; dostęp wynika z uprawnień połączonego klienta Folderit.
| Moduł | Zastosowanie i ważne zachowanie |
|---|---|
| Add a Reminder Działanie |
Utwórz przypomnienie dotyczące pliku lub folderu, korzystając z głównego połączenia z Folderit. Pole Recipient Email jest opcjonalne; pozostawienie tego pustego powoduje użycie wyboru odbiorcy dla tego połączenia przez Folderit. Każde wykonanie tworzy nowe przypomnienie. |
| Add Meta To Folder Akcja |
Dołącz istniejącą kolumnę metadanych do folderu. Wybierz definicję, która już istnieje na koncie. |
| Create a Section / Folder Akcja |
Utwórz sekcję lub folder w wybranej lokalizacji. Świadomie wybierz folder nadrzędny; powtórzenie akcji może spowodować utworzenie kolejnego zasobu. |
| Delete a File Działanie |
Usuń plik zidentyfikowany na podstawie jego File UID. Przed uruchomieniem akcji sprawdź dokładny cel i jego konsekwencje. |
| Delete a Folder or a Section Działanie |
Usuń wybrany folder lub sekcję. Przed wykonaniem sprawdź UID i zawartość, szczególnie jeśli lokalizacja zawiera inne zasoby. |
| Delete Folder's Meta Działanie |
Usuń kolumnę metadanych z wybranego folderu. |
| Download a File Akcja |
Pobierz zawartość pliku jako dane binarne. Połączenie wymaga pozwolenia na pobieranie. Jeśli Folderit nadal przygotowuje plik, spróbuj ponownie później; moduł nie czeka automatycznie. |
| Get a File Akcja |
Pobierz informacje o pliku według File UID. Użyj opcji Download a File, gdy następny krok wymaga zawartości binarnej. |
| Get a Folder Akcja |
Pobierz informacje o określonym folderze lub sekcji za pomocą jego UID. |
| List Files from Folder Wyszukaj |
Wyświetl listę plików w jednym wybranym folderze. Jest to operacja listowania, niezależna od obserwatora i jego zapisanego punktu początkowego. |
| List Sections Wyszukaj |
Wyświetl sekcje na połączonym koncie. Użyj tego jako pierwszego sprawdzenia połączenia i potwierdź, że pojawiają się oczekiwane lokalizacje kont. |
| Make an API Call Akcja |
Wyślij uwierzytelnione żądanie do Folderit przy użyciu wybranego połączenia i jego istniejących uprawnień. Sprawdź metodę, ścieżkę i treść żądania w dokumentacji API. Przed ponowną próbą sprawdź wynik niepewnego zapisu. |
| Search Folders Szukaj |
Znajdź foldery i sekcje, korzystając z dostępnych filtrów wyszukiwania. Sprawdź zwrócony UID przed dalszą aktualizacją lub usunięciem. |
| Start a Workflow Akcja |
Utwórz przepływ pracy na pliku lub folderze i poproś o jego uruchomienie. Wybierz aktywną dostępną metodę. Umieszczenie żądania uruchomienia w kolejce nie oznacza, że uczestnicy ukończyli proces. |
| Update a Folder Działanie |
Zaktualizuj wybrany folder lub sekcję, korzystając z podanych pól. Podłączony klient potrzebuje pozwolenia na edycję tej lokalizacji. |
| Update Folder's Meta Działanie |
Zmień ustawienia kolumny dołączonej do folderu, np. wymagana lub rekurencyjna. Nie powoduje to ustawienia wartości metadanych w poszczególnych dokumentach. |
| Upload A File Akcja |
Prześlij nazwę pliku i dane binarne do wybranego folderu. Efektywne limity rozmiaru zależą od Folderit, planu Make i innych usług w scenariuszu. |
| Watch Files in a Folder Wyzwalacz |
Okresowo odpytuj jeden wybrany folder o nowo dodane pliki. Wybierz punkt początkowy i limit; nie synchronizuje to późniejszych edycji, przeniesień ani usunięć. |
Uczestnicy i zakończenie przepływu pracy
Dla każdego uczestnika należy podać dokładnie jeden identyfikator: adres e-mail, User UID albo Group UID. W przepływie typu Custom przypisz każdemu uczestnikowi całkowitą wartość Order od 1 do 65535. Uczestnicy z tą samą wartością wykonują zadania równolegle. Review wymaga dostępnej, aktywnej metody niestandardowej o nazwie Review. Metody podpisywania zależą od konta i odpowiednich subskrypcji usług. Odbiorcy samodzielnie zatwierdzają lub podpisują dokumenty w Folderit.
Ponowne wykonanie Start a Workflow lub Add a Reminder może spowodować utworzenie kolejnego procesu lub powiadomienia. Potwierdź istniejący wynik przed ponowną próbą uruchomienia. Nie interpretuj pomyślnego żądania uruchomienia jako zakończonego zatwierdzenia lub złożonego podpisu.
Rozwiązywanie problemów
Połączenie nie może znaleźć konta
Sprawdź dostęp do API, dane uwierzytelniające i konta dostępne dla klienta API. Użyj konta UID, jeśli nazwy są niejednoznaczne, a następnie przetestuj za pomocą List Sections.
Moduł monitorowania nie znajduje pliku
Sprawdź folder, punkt początkowy, harmonogram, limit wyjściowy i dostępne kredyty. Pliki dodane przed zapisanym punktem kontrolnym mogą zostać wykluczone. Odpytanie bez nowych wyników nie wymaga wywołania usługi docelowej.
Slack zgłasza restricted_action
Ten błąd może oznaczać, że reguły publikowania Slack uniemożliwiają wysyłanie wiadomości przez aplikację Make. Otwórz Settings kanału docelowego i sprawdź Posting permissions. Jeśli publikowanie jest ograniczone do administratorów, poproś administratora Slack, aby zezwolił aplikacji Make na publikowanie w tym kanale, jeśli pozwalają na to zasady dotyczące obszaru roboczego. Samo dodanie aplikacji do kanału może nie zapewnić uprawnienia do publikowania. Zobacz Slack przewodnik dotyczący uprawnień do publikowania na kanałach. Po naprawieniu dostępu sprawdź, czy wiadomość już dotarła, zanim odtworzysz nieudane wykonanie, ponieważ powtórka może wysłać duplikat.
Gmail zgłasza Mail service not enabled
Konto Google może uzyskiwać dostęp do Arkuszy bez posiadania skrzynki pocztowej Gmail. Połącz konto z włączoną opcją Gmail w obu krokach Gmail.
Chcesz zbudować inny obieg dokumentów
Konektor obsługuje także akcje na plikach i folderach, ustawienia metadanych folderów, przepływy pracy, przypomnienia i uwierzytelnione połączenia API. Opcja Add a Reminder korzysta z połączenia podstawowego i akceptuje opcjonalne pole Recipient Email. Start a Workflow wymaga dostępnej aktywnej metody; Review wymaga metody niestandardowej o nazwie Review. Skorzystaj z dokumentacji API Folderit, aby uzyskać informacje o niestandardowych wywołaniach, lub skontaktuj się z Folderit, aby uzyskać pomoc dotyczącą wymagań dotyczących konta.