Zarządzanie dokumentami dla biur rachunkowych
Przechowuj dokumenty klientów, zatwierdzenia faktur i dokumentację zamknięcia roku w jednym uporządkowanym systemie.
Folderit daje księgowym miejsce do zbierania, wyszukiwania, przeglądania i przechowywania dokumentów stanowiących podstawę pracy. Kontroluj dostęp dla każdego klienta, zachowuj kolejne wersje razem i zapisuj decyzje zatwierdzające przy plikach.
Wykorzystaj go do dokumentów podatkowych, paragonów, dokumentacji płacowej, umów z klientami i dowodów audytowych, z procesami oraz uporządkowanymi rekordami dopasowanymi do biura.
Zapewnij każdemu klientowi jasne miejsce na dokumenty
Zbuduj spójną strukturę według klienta, roku obrotowego i zlecenia. Oddziel dokumenty przychodzące od wewnętrznych materiałów roboczych i gotowych wyników, a następnie nadaj odbiorcom dostęp do potrzebnych obszarów.
Zbieraj pliki w folderach klientów
Udostępnij folder przyjmowania dokumentów z uprawnieniem tylko do przesyłania. Klienci mogą dodawać dokumenty bez oglądania treści dodanych przez innych użytkowników. Powstaje proste miejsce na paragony, wyciągi i dokumenty podatkowe.
Dla dokumentów wychodzących wybierz dostęp do odczytu, gdy klient może pobierać lub drukować, albo dostęp tylko do podglądu obsługiwanych plików bez opcji pobierania. Prawo edycji pozostaw osobom prowadzącym pracę.
Odbieraj pliki przez e-mail
Aktywuj adres e-mail przypisany do folderu do odbierania załączników od klientów, skanerów i innych systemów. Nadawca musi umieścić adres w polu Do lub DW, a nie UDW. Każdy, kto zna adres, może wysyłać na niego pliki, więc przekazuj go wybranym nadawcom.
Z kolei dodatek Folderit do Outlook pozwala zespołowi zapisywać wybrane e-maile i załączniki we właściwym folderze.
Zbieraj szczegóły razem z plikiem
Użyj eForms w Tailor do rozliczeń wydatków, wniosków dostawców lub danych klientów. Dodaj pola okresu sprawozdawczego, odpowiedzialnego księgowego i załączników. Pola obowiązkowe pomagają zebrać informacje wymagane w procesie.
Formularz tworzy przeszukiwalny rekord. Skonfiguruj, kto może go przesyłać, przeglądać i edytować, a w razie potrzeby połącz z procesem zatwierdzania.
Przykładowa struktura klienta: Klient → 2026 → Dokumenty przychodzące / Materiały robocze / Zatwierdzone wyniki. Dokumenty przychodzące udostępnij klientowi tylko do przesyłania, materiały robocze — wyznaczonemu zespołowi, a zatwierdzone wyniki — klientowi do odczytu. Przed wykorzystaniem struktury do poufnych akt sprawdź uprawnienia dziedziczone.
Przeprowadź faktury od przyjęcia do zapisanej decyzji
Dostępne w Folderit procesy zatwierdzania mogą działać równolegle, sekwencyjnie lub w etapach niestandardowych. Uczestnicy mogą zatwierdzić, odrzucić lub poprosić o wyjaśnienie, a decyzje i komentarze pozostają w historii procesu.
- Zapisz fakturę i jej kontekstPrześlij plik do folderu przyjmowania lub wyślij go e-mailem. Dodaj dostawcę, numer faktury, klienta lub podmiot, okres sprawozdawczy i osobę sprawdzającą jako metadane albo zbierz je w formularzu faktury eForm.
- Uzupełnij brakujące informacjeW przypadku rekordu eForm zadanie uzupełnienia pól może poprosić księgowego o numer zamówienia lub miejsce powstawania kosztów przed zatwierdzeniem. Aktualizuje pola formularza, a nie metadane zwykłego pliku PDF.
- Skieruj sprawę do decyzjiWyślij uzupełniony rekord do uprawnionej osoby. W Tailor skonfiguruj warunki i osobne ścieżki powodzenia, niepowodzenia oraz przekroczenia czasu w projektancie procesów. Przetestuj każdą ścieżkę na reprezentatywnych zgłoszeniach.
- Przekaż zatwierdzoną pracę do kolejnego etapuSkonfiguruj pomyślnie zakończony proces tak, aby przenosił dokument do folderu zatwierdzonych lub gotowych do obsługi. Zapis księgowy i płatność pozostają działaniami w systemie księgowym, chyba że skonfigurowano i zweryfikowano odpowiednią integrację.
To przykład konfiguracji, a nie gotowa usługa obsługi zobowiązań. Ustal uprawnienia zatwierdzających, pola obowiązkowe i obsługę wyjątków zgodnie z procedurami biura.
Zatwierdzaj i podpisuj dokumenty zlecenia
Kieruj umowy z klientami i inne dokumenty najpierw do zatwierdzenia, a następnie do podpisania elektronicznego. Folderit eSign jest dostępny w Tailor. Inną opcją jest integracja z DocuSign, z własnymi wymaganiami usługi.
Generuj powtarzalne dokumenty klientów
Użyj generowania dokumentów, aby wypełnić szablon ODT wartościami z rekordu eForm i utworzyć PDF lub DOCX. Przygotuj umowy, potwierdzenia lub pisma przewodnie w spójnym układzie i sprawdź wynik przed udostępnieniem.
Znajdź dowody i zachowaj jasność wersji roboczej
Szukaj także w treści pliku
Wyszukiwanie zaawansowane pozwala znajdować tekst w obsługiwanych dokumentach i skanach, m.in. PDF, DOCX, PNG i JPG. Szukaj nazwy dostawcy lub numeru referencyjnego, a następnie zawęź wyniki według folderu, daty lub metadanych.
Dokładność OCR zależy od jakości skanu i wybranego języka. Zawartość XLSX nie jest objęta wyszukiwaniem treści OCR, dlatego arkusze opisuj czytelnymi nazwami i metadanymi.
Przechowuj zmiany wraz z historią
Prześlij poprawiony plik jako nową wersję istniejącego dokumentu. Wcześniejsze wersje pozostają dostępne do sprawdzenia. Wskaźniki zadań pokazują, której wersji dotyczy zatwierdzenie; akceptacja wcześniejszej nie zatwierdza później przesłanego pliku.
Korzystaj z integracji Microsoft 365 do tworzenia i edytowania obsługiwanych dokumentów Word, Excel i PowerPoint, z zapisem zmian w historii wersji.
| Pole | Przykład |
|---|---|
| Klient / podmiot | Example Trading Ltd |
| Okres sprawozdawczy | 2026 Q4 |
| Typ dokumentu | Faktura dostawcy, wyciąg bankowy, podatkowy materiał roboczy |
| Numer referencyjny | Faktura dostawcy INV-1048 |
| Odpowiedzialny księgowy | Osoba z zespołu przypisana do zlecenia |
Stosuj szablony metadanych folderów, aby zachować spójność rejestru, i wyświetlaj przydatne pola jako kolumny listy. Automatyczna numeracja dokumentów może nadawać identyfikator wewnętrzny; oryginalny numer faktury dostawcy przechowuj w osobnym polu.
Przy zamknięciu roku: przechowuj dowody, projekty sprawozdań i wyniki końcowe w ustalonych miejscach. Wyznacz osoby sprawdzające, kontroluj wersję skierowaną do zatwierdzenia i używaj przypomnień o kolejnych działaniach. Metadane opisują rekord — same nie księgują transakcji ani nie obliczają sald.
Kontroluj dostęp klientów i przygotuj dokumentację do przeglądu
Ustal zasady dostępu i logowania
Udostępniaj wybrane foldery wyznaczonym pracownikom i użytkownikom klientów. Folderit zapewnia szyfrowane połączenia i 256-bitowe szyfrowanie przechowywanych danych. Administratorzy mogą wymagać uwierzytelniania dwuskładnikowego i konfigurować hasła oraz ograniczenia IP w polityce bezpieczeństwa.
Tailor dodaje szczegółowe uprawnienia i opcje SSO. Sprawdź centrum zaufania pod kątem wymagań bezpieczeństwa biura.
Określ audytorom zakres przeglądu
Udostępnij wybrane foldery dowodów wskazanym osobom i ustaw termin wygaśnięcia dostępu, jeżeli jest potrzebny. Administratorzy mogą filtrować dziennik audytu według użytkownika, daty, zakresu lub działania oraz eksportować go do XLSX, ODS lub CSV.
Zakończenie udostępnienia nie usuwa wcześniej pobranych kopii. Zamykając przegląd, sprawdź także inne drogi dostępu.
Zastosuj własny harmonogram przechowywania
W Medium i Tailor skonfiguruj automatyzację przechowywania dla folderów lub pojedynczych plików. Wybierz datę początkową i działanie końcowe: archiwizację do folderu, przeniesienie do kosza lub trwałe usunięcie.
Ustal okresy zgodnie z wymaganiami biura, uwzględniając wyjątki. Jeden uniwersalny okres nie obejmie wszystkich klientów, jurysdykcji i typów dokumentów.
Zachowaj widoczność nadchodzącej pracy
Ustaw jednorazowe lub cykliczne przypomnienia dla użytkowników lub grup. Zadania procesów są widoczne w panelach odbiorców, a raporty administracyjne pomagają sprawdzać oczekujące zatwierdzenia, dokumenty z terminem i zbliżający się koniec przechowywania.
Raport dokumentów z terminem korzysta z metadanej terminu dokumentu. Terminy zadań procesów konfiguruje się osobno.
Wybierz konfigurację odpowiednią dla biura
Czy Folderit zastępuje oprogramowanie księgowe?
Folderit zarządza dokumentami, uporządkowanymi rekordami i towarzyszącymi im procesami. Księgę główną, uzgodnienia, obliczenia podatkowe i płatności prowadź w narzędziach księgowych. Folderit porządkuje dokumentację źródłową i decyzje.
Czy można połączyć go z naszą platformą księgową?
Folderit oferuje API i integracje przez platformy automatyzacji, w tym Zapier oraz Make. Działające połączenie zależy od obsługiwanych wyzwalaczy i działań w obu systemach, mapowania danych oraz konfiguracji. Sprawdź możliwości integracji i przetestuj planowane przekazanie danych przed rozpoczęciem pracy. Integracja Folderit z Zapier jest obecnie w publicznej wersji beta.
Który plan obejmuje procesy dla księgowości?
Medium obejmuje proste procesy zatwierdzania i potwierdzania zapoznania się, własne metadane, numerację i automatyzację przechowywania. Tailor dodaje projektanta procesów, eForms, Folderit eSign, szczegółowe uprawnienia, SSO i dostęp do API. Plany mają określoną liczbę użytkowników oraz miejsce, więc sprawdź aktualny cennik pod kątem pracowników, dostępu klientów i potrzeb procesów.
Czy klienci mogą przesyłać dokumenty bez konta Folderit?
Udostępnienie folderu konkretnej osobie wymaga zarejestrowanego użytkownika. Import przez e-mail pozwala wysłać pliki na aktywowany adres folderu bez logowania. Publiczny link to inny mechanizm — każdy znający adres URL może otworzyć udostępnioną treść. Gdy dostęp ma zależeć od tożsamości, korzystaj z nazwanych użytkowników.
Czy oddzielne firmy mogą mieć własne przestrzenie?
Subkonta firmowe mają własne sekcje, członków zespołu, administratorów i grupy. Wyszukiwanie odbywa się oddzielnie w każdym subkoncie. Ustal, czy granicom administracyjnym lepiej odpowiadają foldery klientów w jednym koncie, czy osobne subkonta.
Czy Folderit można utrzymywać we własnej infrastrukturze?
Oprócz usługi chmurowej dostępne jest wdrożenie lokalne. Przed wyborem modelu omów z Folderit hosting, odpowiedzialność operacyjną i wymagania dotyczące środowiska dedykowanego.
Wypróbuj Folderit na jednym zleceniu klienta
Pokaż przykładowy folder klienta i jeden proces przeglądu. Przedstawimy zbieranie dokumentów, nadawanie dostępu, zapis decyzji i późniejsze odnajdywanie dowodów.