Proste i bezpieczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą

System zarządzania dokumentami dla działów HR

Chroń akta osobowe, porządkuj dokumenty związane z wdrażaniem pracowników i rejestruj potwierdzenia zapoznania się z regulaminami w jednym systemie zarządzania dokumentacją HR.

Umów prezentację dla HRRozpocznij bezpłatny okres próbny

Poznaj Folderit podczas bezpłatnego, 14-dniowego okresu próbnego.

Rekordy pracowników w Folderit z identyfikatorami, stanowiskami, działami i datami rozpoczęcia pracy.
Zobacz rekordy pracowników uporządkowane według stanowiska, działu i daty rozpoczęcia pracy. Zobacz pełny zrzut ekranu. Niestandardowe rekordy pracowników są dostępne w planie Tailor.
Zaufanie organizacji z całego świata

Poznaj zastosowania w swoim dziale HR

Zobacz Folderit w kontekście swoich procesów kadrowych

Powiedz nam, jak zarządzasz aktami osobowymi, wdrażaniem pracowników lub potwierdzeniami zapoznania się z regulaminami. Pokażemy odpowiednie funkcje i pomożemy wybrać właściwy plan.

  • Porządkuj poufne akta osobowe i udostępniaj je właściwym osobom.
  • Włącz dokumenty dotyczące wdrażania pracowników do uporządkowanego procesu.
  • Śledź zatwierdzanie regulaminów i potwierdzenia zapoznania się z nimi przez pracowników.

Wolisz samodzielnie poznać system? Rozpocznij bezpłatny, 14-dniowy okres próbny.

    Wykorzystujemy te dane, aby odpowiedzieć na prośbę o prezentację. Nie podawaj poufnych informacji o pracownikach. Informacja o prywatności.

    Funkcje zarządzania dokumentacją pracowniczą

    Bezpieczne repozytorium akt osobowych

    Przechowuj umowy, dokumenty płacowe, oceny okresowe, dokumentację postępowań dyscyplinarnych i inne dokumenty kadrowe w jednym uporządkowanym repozytorium. Zarządzaj dokumentacją przez cały okres zatrudnienia, zamiast korzystać z rozproszonych folderów i papierowych archiwów.

    Szczegółowe uprawnienia dostępu

    Zapewnij kierownikom HR, pracownikom działu płac i kierownikom działów dostęp niezbędny do wykonywania ich zadań. Określ, kto może przeglądać, edytować, pobierać lub zatwierdzać poufne dokumenty pracownicze. Zaawansowane, szczegółowe uprawnienia są dostępne w planie Tailor.

    Szybkie wyszukiwanie dzięki metadanym i OCR

    Wyszukuj dokumenty pracownicze według nazwiska, działu, stanowiska, daty rozpoczęcia pracy lub niestandardowych metadanych. OCR umożliwia wyszukiwanie w treści zeskanowanych dokumentów kadrowych, w tym starszych akt papierowych poddanych digitalizacji.

    Zarządzanie dokumentami podczas wdrażania pracowników

    Porządkuj oferty zatrudnienia, umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności, protokoły przekazania sprzętu i listy kontrolne wdrożenia. Połącz przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie i przechowywanie w uporządkowany proces obiegu dokumentów.

    Obiegi zatwierdzania i potwierdzania zapoznania się

    Kieruj regulaminy i dokumenty HR do właściwych osób w celu zatwierdzenia lub potwierdzenia zapoznania się. Śledź realizację zadań i korzystaj z bardziej zaawansowanych obiegów, gdy proces wymaga wielu etapów.

    Zasady przechowywania i dzienniki audytu

    Stosuj zasady przechowywania dokumentacji HR i sprawdzaj działania dotyczące dokumentów w dzienniku audytu. Wspieraj politykę przechowywania dokumentacji w swojej organizacji dzięki lepszej kontroli nad dostępem i okresami przechowywania.

    Kontrola wersji dokumentów HR

    Zachowuj historię wersji dokumentów pracowniczych, regulaminów i szablonów kadrowych. W razie potrzeby odszukuj wcześniejsze wersje i pomagaj zespołom pracować na aktualnych dokumentach.

    Łatwa digitalizacja dokumentacji HR

    Połącz papierową dokumentację pracowniczą i istniejące pliki cyfrowe w jednym centralnym repozytorium. Uporządkowane foldery, wyszukiwanie i uprawnienia ułatwią codzienną pracę działu HR z dokumentami.
    Poznaj wszystkie funkcje
    Akta osobowe w Folderit z identyfikatorem, stanowiskiem, działem, datą rozpoczęcia pracy, procesami i dostępem do dziennika audytu.
    Rekordy pracowników i dokumentacja HR w jednym miejscu

    Jeden bezpieczny system dla dokumentacji pracowniczej

    System zarządzania dokumentacją HR zapewnia zespołowi jedno uporządkowane miejsce na rekordy pracowników, formularze wdrożeniowe, dokumenty związane z wynagrodzeniami, umowy, oceny okresowe i dokumentację postępowań dyscyplinarnych.

    W Folderit możesz porządkować dokumentację kadrową od wdrożenia pracownika, przez okres zatrudnienia, aż po zakończenie współpracy. Przydzielaj dostęp osobom, które potrzebują danego pliku, oddzielając poufne informacje pracownicze od dokumentów przeznaczonych do szerszego udostępniania.

    Odszukuj dokumenty według nazwiska pracownika, działu, typu dokumentu lub niestandardowych metadanych. OCR umożliwia również wyszukiwanie w zeskanowanych plikach PDF i zdigitalizowanych dokumentach papierowych, dzięki czemu starsze akta pozostają przydatne bez ręcznego przeszukiwania archiwum.

    Aby tworzyć z formularzy uporządkowane rekordy pracowników, takie jak na zrzucie ekranu powyżej, wybierz plan Tailor z eForms i niestandardowymi rekordami. Porównaj plany i dostępne funkcje.

    Automatyczny proces potwierdzania zapoznania się z politykami HR w Folderit, aktywny, równoległy i przypisany do grupy pracowników.
    Wdrażanie pracowników, regulaminy i procesy HR

    Uporządkowane obiegi wdrażania pracowników i regulaminów

    Włącz oferty zatrudnienia, umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności, protokoły przekazania sprzętu i listy kontrolne wdrożenia do spójnego procesu obiegu dokumentów. Zapewnij przejrzystość każdego etapu: od przygotowania i weryfikacji po podpisanie i ostateczne zapisanie dokumentów.

    Kieruj dokumenty HR do właściwych osób w celu zatwierdzenia lub potwierdzenia zapoznania się. Po zmianie regulaminów zbieraj potwierdzenia pracowników i dokumentuj zakończenie procesu, zamiast szukać odpowiedzi w wątkach e-mail.

    Stosuj spójne zasady nadawania nazw, udostępniania, zatwierdzania i archiwizowania dokumentów. Następnie przechowuj dokumenty podpisane lub objęte potwierdzeniem zapoznania się we właściwych aktach osobowych. Korzystaj z prostych obiegów w planie Medium lub konfiguruj bardziej zaawansowane procesy w projektancie obiegów planu Tailor.

    Poproś o prezentację procesu wdrażania pracowników lub obiegu regulaminów.

    Szczegóły akt pracownika w Folderit: dane osobowe, przypomnienia, ustawienia przechowywania, procesy i dziennik audytu.

    Zgodność z wymaganiami, przechowywanie, audyt i szybkie wyszukiwanie w HR

    Akta osobowe mogą zawierać dane osobowe, dokumenty dotyczące wynagrodzeń i świadczeń, umowy, informacje medyczne oraz dokumentację postępowań dyscyplinarnych. Folderit pomaga zespołom HR zarządzać tą poufną dokumentacją w kontrolowanym repozytorium z zarządzaniem dostępem, szyfrowaniem, historią wersji i dziennikami audytu.

    Sprawdzaj działania dotyczące dokumentów, aby zobaczyć, kto przeglądał, zmieniał, zatwierdzał lub podpisał plik. Stosuj zasady przechowywania zgodne z polityką swojej organizacji, uwzględniając różne okresy dla poszczególnych kategorii dokumentów. Automatyczne przechowywanie jest dostępne w planach Medium i Tailor.

    Wyszukuj według nazwiska pracownika, stanowiska, działu, daty lub typu dokumentu. Metadane porządkują dokumentację, a OCR pomaga odnajdywać informacje w zeskanowanych dokumentach i starszych archiwach papierowych.

    Te mechanizmy wspierają procesy zgodności w dziale HR. Organizacja pozostaje odpowiedzialna za określenie odpowiednich uprawnień, okresów przechowywania i procedur dostosowanych do swoich wymagań.

    Znajdź odpowiedni plan

    Wybierz plan dla swojego obiegu dokumentów HR

    Medium obejmuje obiegi zatwierdzania i potwierdzania zapoznania się, automatyczne przechowywanie oraz niestandardowe metadane.

    Tailor dodaje eForms i niestandardowe rekordy pracowników, zaawansowane projektowanie obiegów, szczegółowe uprawnienia oraz SSO.

    Każdy plan obejmuje liczbę użytkowników i przestrzeń dyskową wskazane na stronie cennika. Zobacz plany i ceny lub powiedz nam, czego potrzebuje Twój dział HR.

    Co mówią nasi klienci

    • „Od pięciu lat z pełnym zadowoleniem korzystamy z Folderit do przechowywania dokumentów związanych z naszym systemem zarządzania jakością (QMS). Folderit jest niezwykle przyjazny dla użytkownika, bezpieczny i przystępny cenowo. Dzięki niemu mamy dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie.”
      Sjoerd K. / Dyrektor generalny
      MedCat / Holandia
    • „Świetna usługa — dotychczas jesteśmy z niej BARDZO zadowoleni. Oczywiście również ze znakomitego podejścia zespołu wsparcia!”
      MIKE L.
      Australia
    • „Folderit DMS całkowicie odmienił pracę naszego zespołu ds. rozliczeń z dostawcami. Zaczęliśmy używać go do porządkowania faktur i rachunków, co znacznie ułatwiło nam pracę. Pola metadanych są niezwykle przydatne: możemy oznaczać wszystko nazwami dostawców, datami i kwotami, a późniejsze odnajdywanie dokumentów jest bardzo proste.”
      Paul K. / Dyrektor operacyjny
      Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
    • „Od kilku dni korzystam z planu próbnego i muszę przyznać, że to jedno z najlepszych rozwiązań programowych, jakich kiedykolwiek używałem. Intuicyjne, przemyślane i pełne możliwości. Wszystko jest na swoim miejscu, a nawet rozliczenia i plany są przejrzyste.”
      PHIL B.
      Wielka Brytania
    • „Chcę przekazać, że zawsze oceniam Państwa obsługę klienta bardzo dobrze. Gdy mam pytania, odpowiadacie terminowo, wyjaśniacie moje wątpliwości i zapewniacie bardzo dobrą pomoc.”
      LAURA S.
      Australia
    Wszystkie opinie
    Zaufanie wiodących firm z całego świata

    Najczęstsze pytania

    System zarządzania dokumentacją HR to bezpieczny system cyfrowy do przechowywania, porządkowania, wyszukiwania i zarządzania dokumentami dotyczącymi pracowników. Pomaga zespołom HR zarządzać dokumentacją pracowniczą, dokumentami wdrożeniowymi, regulaminami, umowami, dokumentami płacowymi, ocenami okresowymi i innymi poufnymi aktami osobowymi w jednym uporządkowanym repozytorium.

    Folderit pomaga zarządzać dokumentacją pracowniczą, dokumentami wdrożeniowymi, ofertami zatrudnienia, umowami o pracę, potwierdzeniami zapoznania się z regulaminami, dokumentami dotyczącymi wynagrodzeń i świadczeń, ocenami okresowymi, dokumentacją postępowań dyscyplinarnych, dokumentami szkoleniowymi i innymi poufnymi aktami HR. Możesz porządkować je za pomocą folderów, metadanych, wyszukiwania, obiegów i zasad przechowywania.

    Tak. Folderit umożliwia zespołom HR kierowanie dokumentów do obiegów zatwierdzania, weryfikacji, podpisywania i potwierdzania zapoznania się. Przydaje się to w przypadku pakietów wdrożeniowych, wewnętrznych regulaminów HR, potwierdzeń pracowników i innych powtarzalnych procesów kadrowych, w których ważne są terminy, odpowiedzialność i dowody realizacji.

    Folderit pomaga chronić poufną dokumentację HR dzięki szyfrowaniu, szczegółowym uprawnieniom dostępu, dziennikom audytu i kontrolowanemu udostępnianiu. Możesz określić, kto może przeglądać, edytować, pobierać i zatwierdzać określone dokumenty lub potwierdzać zapoznanie się z nimi. Jest to szczególnie ważne w przypadku poufnych informacji pracowniczych i płacowych.

    Tak. Folderit pomaga zespołom HR stosować zasady przechowywania, zachowywać historię wersji i prowadzić dzienniki audytu dokumentów dotyczących pracowników. Ułatwia to uporządkowane zarządzanie dokumentacją, realizację wewnętrznych zasad i lepsze przygotowanie do audytów, kontroli zgodności lub wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

    Tak. Folderit łączy porządkowanie na podstawie metadanych z wyszukiwaniem wspomaganym przez OCR. Pomaga to zespołom HR odnajdywać właściwe dokumenty według nazwiska pracownika, działu, daty, typu dokumentu lub innych informacji. Jest to szczególnie przydatne w przypadku starszej dokumentacji kadrowej zeskanowanej z papieru do plików PDF lub dokumentów obrazowych.

    Tak. Folderit dobrze sprawdza się w zarządzaniu dokumentami wdrożeniowymi, takimi jak oferty zatrudnienia, umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, protokoły przekazania sprzętu i listy kontrolne wdrożenia. Zespoły HR mogą uporządkować cały obieg dokumentów wdrożeniowych: od przygotowania i zatwierdzenia po podpisanie i archiwizację.

    Zacznij bezpłatnie

    Poznaj bezpieczne zarządzanie aktami osobowymi, dokumentami wdrożeniowymi i potwierdzeniami zapoznania się z regulaminami podczas bezpłatnego, 14-dniowego okresu próbnego. Wolisz prezentację z konsultantem? Umów prezentację dla HR.
    Rozpocznij okres próbny