Polityka prywatności

1. Czego dotyczy ten dokument?

Folderit („my”, „nas” lub „nasz”) szanuje prawo użytkowników do prywatności i rozumie znaczenie ochrony oraz przetwarzania zebranych informacji zgodnie z prawem i dobrymi praktykami.

Niniejsza informacja o prywatności została przygotowana, aby przekazać informacje przysługujące osobom fizycznym, których dane dotyczą, na podstawie art. 13 i 14 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych, czyli rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”).

Wyjaśniamy tutaj, jak Folderit zbiera, wykorzystuje, przechowuje i ujawnia informacje, w tym dane osobowe, oraz jakie prawa przysługują Ci w związku z danymi i ich przetwarzaniem przez Folderit.

Informacja obejmuje także dane otrzymywane, gdy korzystasz z usług dostępnych w witrynie www.folderit.com („Witryna”), naszych produktów, usług lub aplikacji — łącznie „Usług” — albo kontaktujesz się z nami w inny sposób.

Dokument zawiera również informacje o plikach cookie — zobacz punkt 9.

2. Administrator danych i kontakt

Jeżeli masz u nas indywidualne, osobiste konto użytkownika, administratorem Twoich danych osobowych jest Folderit OÜ z siedzibą przy Laki 32, Tallinn, Republika Estońska, numer rejestrowy 12653434; e-mail: privacy@folderit.com.

Jeżeli Folderit świadczy usługi przedsiębiorstwu, które utworzyło dla Ciebie konto, administratorem danych i podmiotem odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów o ochronie danych jest to przedsiębiorstwo. W celu uzyskania dalszych informacji skontaktuj się z nim.

3. Kategorie i źródła przetwarzanych danych

Dla przejrzystości podzieliliśmy przetwarzane dane na następujące kategorie:

• dane profilu: imię i nazwisko, język, strefa czasowa i hasło;
• dane kontaktowe: numer telefonu i adres e-mail, który służy także jako nazwa użytkownika przy logowaniu;
• dane subskrypcji: plan płatności, okres subskrypcji itp.;
• dane rozliczeniowe: adres rozliczeniowy, metoda płatności, wystawione faktury, płatności, zaległości i zadłużenie itp.;
• Twoje konta: utworzone przez Ciebie lub przez właściciela konta głównego dla Ciebie;
• dane korzystania z konta: informacje o plikach i folderach przesyłanych, pobieranych, udostępnianych lub otwieranych podczas korzystania z Usług;
• dane korzystania z witryny: adres IP, dostawca internetu, czas dostępu do Usług, używane aplikacje i funkcje, odwiedzane witryny, typ i język przeglądarki oraz urządzenie służące do korzystania z Usług;
• dane dotyczące roszczeń i zapytań, które do nas wysyłasz.

Powyższe dane otrzymujemy głównie od Ciebie podczas rejestracji konta, przechodzenia na płatny plan i zmiany danych w profilu użytkownika.

Część informacji otrzymujemy automatycznie podczas korzystania z Usług lub odwiedzania Witryny. Stosujemy różne technologie śledzące, np. pliki cookie, do zbierania informacji i odróżniania Cię od innych użytkowników. Więcej informacji znajduje się poniżej w punkcie dotyczącym plików cookie.

Folderit nie zbiera ani nie przetwarza celowo szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności związkowej, danych genetycznych, danych biometrycznych służących jednoznacznej identyfikacji osoby, zdrowiu, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Jeżeli samodzielnie przekażesz nam takie dane wrażliwe, nie możemy przyjąć odpowiedzialności za ich przetwarzanie w sposób odmienny od zwykłych danych osobowych.

4. Podstawy prawne i cele przetwarzania danych

Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem i mieć podstawę prawną. Przetwarzamy dane na podstawach wymienionych poniżej. Przy każdej z nich wskazujemy rodzaje danych i cele przetwarzania.

Przetwarzanie na podstawie zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Biorąc pod uwagę kategorie danych i charakter naszych działań, zwykle nie potrzebujemy zgody na ich przetwarzanie, ponieważ opiera się ono na innych podstawach z art. 6 RODO.

Zgoda jest potrzebna do wysyłania e-maili marketingu bezpośredniego. Po jej otrzymaniu możemy okresowo informować o usługach i funkcjach, newsletterach, ofertach, wydarzeniach oraz innych wiadomościach dotyczących nas i partnerów.

Informacje o usługach i funkcjach podobnych do już zamówionych możemy wysyłać bez zgody na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę oraz sprzeciwić się przetwarzaniu danych do marketingu bezpośredniego. Więcej informacji o tych prawach zawiera punkt 10.

Przetwarzanie w celu wykonania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

To główna przyczyna zbierania i przechowywania danych. Dotyczy adresu e-mail, profilu, subskrypcji, rozliczeń, kont i sposobu korzystania z nich — zobacz kategorie w punkcie 3. Bez tych danych
nie możemy świadczyć Usług. Jeżeli o nie prosimy, ich przekazanie jest oczekiwane; w przeciwnym razie nie możemy zapewnić dostępu do wybranej Usługi.

Wykorzystujemy je do identyfikacji i autoryzacji dostępu do Witryny oraz Usług, wykonania zobowiązań umownych, udostępnienia funkcji i komunikacji dotyczącej Usług oraz umowy. Obejmuje to powiadomienia techniczne, aktualizacje, alerty bezpieczeństwa, komunikaty wsparcia i administracyjne, potwierdzenia zakupów, faktury, odpowiedzi na komentarze, pytania i prośby oraz obsługę klientów.

Przetwarzanie w celu wykonania obowiązku prawnego — art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Musimy przestrzegać przepisów dotyczących m.in. podatków, rachunkowości, sprawozdawczości finansowej, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz postępowań sądowych i administracyjnych. Niekiedy mamy obowiązek przekazania informacji organom publicznym na ich zgodne z prawem żądanie. Zakres danych przetwarzanych w celu wykonania obowiązku zależy od tego obowiązku, np. rodzaju informacji wymaganych przez organ.

Przetwarzanie w prawnie uzasadnionym interesie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Wykorzystujemy także dane z punktu 3 do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, jeżeli według naszej oceny nie obciąża to nadmiernie Twojej sytuacji i nie przeważają nad nimi Twoje interesy ani podstawowe prawa i wolności.

Na podstawie tej oceny przetwarzamy dane w następujących celach:

wysyłanie e-maili o ważnych zdarzeniach związanych z subskrypcją, np. zbliżającym się końcu okresu próbnego lub zamówionego abonamentu, jeżeli przypomnienia nie zostały wyraźnie uzgodnione w umowie;

• wysyłanie informacji o funkcjach Usług powiązanych z tymi, które zamawiasz, a więc potencjalnie przydatnych. Część takich wiadomości może stanowić marketing bezpośredni, dlatego zawsze zawierają link umożliwiający rezygnację z listy i uniknięcie otrzymywania
  podobnych e-maili w przyszłości;
• dostarczanie powiadomień i zaproszeń od innych użytkowników, np. gdy ktoś udostępnił Ci plik lub pracował nad plikami udostępnionymi przez Ciebie; preferencje powiadomień możesz zmienić w ustawieniach konta;
• cele statystyczne i analityczne związane z rozwojem procesów biznesowych oraz Usług;
• wykrywanie i zapobieganie oszukańczym transakcjom, nieuprawnionemu dostępowi do Usług i innym nielegalnym działaniom;
• wyjaśnianie i obsługa skarg użytkowników lub osób trzecich dotyczących Twoich działań podczas korzystania z Usług;
• wykonywanie umów z innymi użytkownikami, dostawcami usług i partnerami — informacje o dostawcach i partnerach zawiera punkt 6;
• formułowanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi.

5. Przechowywanie i przekazywanie informacji, w tym poza EOG

Folderit ma siedzibę w Republice Estońskiej, ale do świadczenia Usług możemy przechowywać i przetwarzać dane osobowe oraz treści w innych lokalizacjach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub w Twoim kraju pochodzenia.

Podczas korzystania z Usług zawartość konta jest przechowywana z potrójną kopią zapasową po stronie serwera w centrum danych Amazon w Irlandii.

W związku z korzystaniem z niektórych dostawców wymienionych w punkcie 6 możemy także przekazywać dane z EOG do państw trzecich. Stosujemy wtedy odpowiednie zabezpieczenia, aby odbiorcy poza EOG zapewniali poziom ochrony zasadniczo równoważny gwarantowanemu przez RODO.

6. Udostępnianie i ujawnianie informacji

Nie udostępniamy ani nie ujawniamy danych osobowych osobom trzecim, chyba że pozwalają na to podstawy prawne opisane w punkcie 4.

Poza tym samodzielnie kontrolujesz informacje ujawniane lub udostępniane innym użytkownikom i osobom trzecim.

Gdy korzystasz z naszych funkcji współpracy umożliwiających udostępnianie informacji osobom trzecim, ujawniamy współpracującym osobom wybrane informacje, w tym imię i nazwisko, e-mail, inne dane profilu i udostępnioną treść. Pamiętaj, że mogą one zmieniać i uzupełniać otrzymane materiały, udostępniać je poza Usługami oraz nadawać innym osobom prawo do ich przeglądania.

Możemy korzystać z dostawców usług wykonujących lub wspierających część działań związanych ze świadczeniem, utrzymaniem, rozwojem, ochroną i promocją Usług oraz Witryny. Obejmuje to hosting, pocztę, marketing, oprogramowanie obsługi klientów i komunikacji, analitykę usług lub witryny, płatności, windykację, audyt oraz doradztwo prawne i inne. Może to wymagać przekazania części danych, w tym osobowych. Dostawcy otrzymują informacje wyłącznie w niezbędnym zakresie i do świadczenia zamówionych usług lub wykonania zawartej umowy.

Korzystamy też z programu partnerskiego do promocji i sprzedaży Usług. Nasi partnerzy handlowi pomagają klientom w rejestracji konta Folderit, zapewniają wsparcie oraz informacje o Usługach i planach płatności. Przysługuje im prowizja za skuteczną sprzedaż zainicjowaną przez nich. Mają więc dostęp do niezbędnych danych klientów, takich jak profil, dane kontaktowe, subskrypcja i rozliczenia, aby wykonać obowiązki oraz zweryfikować naliczenie prowizji.

Możemy także ujawniać informacje członkom naszej grupy, czyli spółkom kontrolującym Folderit, kontrolowanym przez Folderit lub pod wspólną kontrolą.

Możemy udostępniać dane osobowe osobom trzecim do celów marketingowych wyłącznie zgodnie z Twoimi preferencjami marketingowymi.

Możemy udostępnić informacje aplikacji zewnętrznej, jeżeli wybierzesz dostęp do Usług za jej pośrednictwem lub nadasz jej dostęp do danych i konta. Upewnij się, że ufasz aplikacji i akceptujesz jej zasady prywatności, ponieważ nie odpowiadamy za przetwarzanie danych przez aplikację osoby trzeciej.

7. Bezpieczeństwo

Podejmujemy rozsądne działania i środki, w tym szyfrowane połączenia SSL, w celu ochrony danych osobowych. Nie możemy jednak zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa informacji podczas transmisji przez internet, przechowywania w systemach lub pozostawania pod naszą opieką przed ingerencją innych osób, np. hakerów. Zalecamy więc środki uznane przez Ciebie za odpowiednie do ochrony konta, treści i transmisji, np. szyfrowanie danych i korzystanie z bezpiecznego połączenia z Usługami. Odpowiadasz także za zachowanie poufności hasła oraz innych danych uwierzytelniających i nieudostępnianie ich innym osobom.

Po zakończeniu sesji zawsze wyloguj się i zamknij przeglądarkę. Nigdy nie prosimy o ujawnienie hasła w niezapowiedzianej rozmowie telefonicznej ani wiadomości e-mail.

Niezwłocznie powiadom nas o znanym lub podejrzewanym nieuprawnionym użyciu hasła, konta albo innym naruszeniu bezpieczeństwa: privacy@Folderit.com.

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak to niezbędne do celów ich zebrania, lub dłużej, jeśli wymaga tego prawo. Na przykład faktury i inne dokumenty księgowe musimy zachować przez siedem lat, także po zakończeniu umowy.

Dane przetwarzane do wykonania umowy zachowujemy przez okres przedawnienia roszczeń określony we właściwych przepisach, czyli trzy lata od zakończenia stosunku umownego.

Jeżeli wyrażono zgodę na wykorzystanie danych do marketingu bezpośredniego, np. newsletterów i ofert e-mailowych, korzystamy z nich w tym celu do wycofania zgody — zobacz punkty 4 i 10.

W niektórych sytuacjach mamy prawnie uzasadniony interes w dłuższym przechowywaniu. Na przykład niewykonanie obowiązku zapłaty może uzasadniać dalsze przetwarzanie danych profilu, subskrypcji i rozliczeń w celu dochodzenia należności.

Powyższe okresy nie dotyczą danych anonimowych, ponieważ nie są już danymi osobowymi — nie można ich powiązać z Tobą bezpośrednio ani pośrednio.

9. Pliki cookie

Pliki cookie to małe pliki danych wysyłane do przeglądarki i zapisywane na dysku komputera
podczas odwiedzania witryny.

Stosujemy funkcjonalne pliki cookie, aby Witryna działała zgodnie z oczekiwaniami. Niektóre z nich
są niezbędne do poruszania się po Witrynie i korzystania z Usług. Inne
pomagają rozpoznawać Ciebie oraz zapamiętywać preferencje, takie jak
język, region lub stan zalogowania.

Stosujemy analityczne pliki cookie, aby lepiej rozumieć korzystanie z Witryny. Narzędzia analityczne
nie przekazują nam danych ujawniających Twoją rzeczywistą tożsamość. Informują
na przykład o sposobie dotarcia do Witryny, wcześniejszych odwiedzinach, długości wizyty
oraz przeglądanych stronach. Mogą także dostarczać ogólnych
informacji o regionie świata, w którym znajduje się użytkownik.

Możesz zapobiec zapisywaniu plików cookie, zmieniając ustawienia prywatności
przeglądarki internetowej.

Zablokowanie wszystkich plików cookie może wspierać ochronę prywatności, ale jednocześnie
ograniczać możliwość korzystania z Usług.

10. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Użytkownikowi indywidualnemu będącemu osobą fizyczną, której dane dotyczą, przysługują określone prawa gwarantowane przez RODO.

• Prawo dostępu — art. 15 RODO
  Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jeżeli tak, możesz uzyskać do nich dostęp, informacje o danych i ich przetwarzaniu oraz bezpłatną kopię przetwarzanych danych. Zarejestrowany użytkownik Folderit może sprawdzić dane osobowe po zalogowaniu do konta i otwarciu profilu.

• Prawo do sprostowania — art. 16 RODO
  Jeżeli dane są nieprawidłowe lub niepełne, możesz żądać ich poprawienia lub uzupełnienia. Najprościej zrobić to samodzielnie w sekcji profilu konta.

• Prawo do usunięcia danych, czyli prawo do bycia zapomnianym — art. 17 RODO
  Masz prawo żądać usunięcia danych i zakończenia ich przetwarzania. Zrobimy to, jeżeli nie mamy podstawy prawnej do dalszego przetwarzania, np. po wycofaniu zgody stanowiącej podstawę, gdy nie istnieje inna podstawa prawna.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO
  Możesz żądać zawieszenia przetwarzania danych, gdy: (a) kwestionujesz ich prawidłowość i musimy ją sprawdzić; (b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz usunięcia danych; (c) potrzebujesz zachowania danych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mimo że nie są już nam potrzebne; albo (d) wniesiono sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 1 RODO i musimy sprawdzić, czy istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.

• Prawo do przenoszenia danych — art. 20 RODO
  Artykuł 20 pozwala otrzymać dane przekazane administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli są przetwarzane na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy. Na żądanie osoby administrator może przesłać je bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.

• Prawo do sprzeciwu — art. 21 RODO
  Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Możemy odrzucić sprzeciw i kontynuować przetwarzanie tylko wtedy, gdy wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów oraz podstawowych praw i wolności.
  
  Jeżeli przetwarzamy dane do marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, po którym nie będziemy już przetwarzać ich w tym celu.

• Prawo do wycofania zgody — art. 7 ust. 3 RODO
  Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Wycofanie nie wyklucza też dalszego przetwarzania niezbędnego do wykonania obowiązków prawnych lub zawartej umowy.

• Prawo do skargi do organu nadzorczego — art. 77 RODO
  Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane z naruszeniem RODO, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego w państwie EOG, w którym mieszkasz, pracujesz lub doszło do domniemanego naruszenia, albo do estońskiego inspektoratu ochrony danych — dane kontaktowe: www.aki.ee/en).

Ten punkt nie wyklucza innych praw osoby, której dane dotyczą, wynikających z właściwych przepisów.

Niektóre prawa, np. dostępu i sprostowania, możesz wykonywać przez konto użytkownika. Jeżeli jest to niemożliwe lub dane prawo nie może być w ten sposób wykonane, skorzystaj z kontaktu w punkcie 2. Podejmiemy rozsądne działania, aby ułatwić realizację Twoich praw.

11. Zmiany informacji o prywatności

Możemy okresowo zmieniać tę informację. Najnowsza wersja jest dostępna w Witrynie z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników z wyprzedzeniem w Witrynie i/
lub e-mailem.

Jeżeli nie akceptujesz zmienionej informacji, zaprzestań korzystania z Usług i rozwiąż umowę, wysyłając zawiadomienie na privacy@folderit.com.