Automatyzacja okresów przechowywania
Domyślnie pliki są przechowywane bezterminowo. Możesz ustawić własny okres przechowywania dla plików w folderze lub dla pojedynczych plików. Po jego upływie dokumenty mogą zostać automatycznie przeniesione do folderu archiwum, przeniesione do kosza lub trwale usunięte, zależnie od ustawień.
Zarządzanie okresem przechowywania jest dostępne w planach Medium i Tailor.
Aby ustawić okres przechowywania w folderze (i opcjonalnie w jego podfolderach):
- Znajdź folder w widoku listy
- Kliknij ikonę ustawień (koła zębatego).
- Wybierz „Retencja” z menu rozwijanego
- Wybierz „Aktywny”, aby aktywować i ustaw okres przechowywania. Kliknij „Zaawansowane”, aby wyświetlić więcej opcji.
- Wybierz „Pole daty rozpoczęcia retencji” — wybierz pole metadanych, które określi, kiedy rozpocznie się odliczanie przechowywania. Może to być dowolne pole, na przykład niestandardowe pole metadanych, data utworzenia, data ostatniej modyfikacji, godzina zatwierdzenia lub inne odpowiednie pole.
- Wybierz Zastosuj do:, aby wybrać, jakich typów elementów dotyczą zasady przechowywania. Możesz wybrać więcej niż jedną opcję:
- Pliki — przesłane pliki.
- Linki — elementy łącza.
- Foldery — elementy folderu.
- Wszystkie rekordy — wszystkie rekordy formularzy, niezależnie od ich szablonu.
- Poszczególne szablony formularzy — tylko rekordy utworzone z wybranych szablonów.
- Wybierz akcję: archiwizacja do folderu / wysłanie do kosza / trwałe usunięcie
- Wybierając opcję „Archiwizuj do folderu” należy określić folder docelowy, do którego zostaną przeniesione dokumenty po upływie okresu przechowywania. Ponadto istnieje możliwość zachowania istniejącej struktury folderów w nowym miejscu docelowym, zapewniając zachowanie całej hierarchii folderów, a nie tylko poszczególnych plików.
- Wybierz, czy włączyć Zastosuj do podfolderów. Kontroluje to, czy polityka ma zastosowanie również w podfolderach; Zastosuj do: kontroluje, na jakie typy elementów ma wpływ.
- Kliknij „Zapisz”
Przykład HR: Jeśli dokumenty osobiste pracownika muszą zostać usunięte po wygaśnięciu umowy, zapisz datę zakończenia umowy w polu metadanych daty w folderze pracownika. Wybierz to pole jako Pole daty rozpoczęcia retencji, zaznacz Foldery w polu Zastosuj do: i wybierz okres przechowywania oraz czynność usunięcia. Następnie można usunąć całą teczkę pracowniczą wraz z jej zawartością na podstawie daty zakończenia umowy w danej teczce.
Możesz ustawić wyjątki dla dowolnych folderów i plików, na które wpływają ustawienia wyższego poziomu. Po prostu znajdź plik lub folder, który chcesz wykluczyć i wybierz „Retencja” z rozwijanego menu. Wyświetla bieżące ustawienia i dwa sposoby ich zastąpienia. Wybierz „Aktywny”, aby ustawić niestandardowy okres przechowywania tego pliku lub folderu, lub wybierz „Nieaktywny”, aby przechowywać plik/folder w nieskończoność.
WSKAZÓWKA: Aby wyświetlić pozostały czas przechowywania w widoku listy, skonfiguruj jedną z kolumn listy do wyświetlania „Koniec retencji”.
TIP 2: Aby zobaczyć listę wszystkich plików, których okres przechowywania zbliża się do końca, przejdź do widoku ‘Pulpit nawigacyjny i raporty’.