Moduli collegati: creare un record usando dati esistenti

I moduli collegati permettono di iniziare un nuovo record di un altro tipo di modulo usando valori selezionati da un record esistente. Per esempio, puoi iniziare un ordine di acquisto da una richiesta di acquisto e trasferire descrizione dell’articolo e quantità.

Un amministratore configura i due modelli, il pulsante di azione e i campi da copiare. Gli utenti usano poi l’azione da un record originale per completare il nuovo modulo.

Configurare un modulo collegato

Devi avere accesso a Strumenti di amministrazione. Crea entrambi i modelli di modulo e i relativi campi prima di configurare il collegamento. Vedi Creare un modello di modulo se devi prima prepararli.

1. Vai a Strumenti di amministrazione → Modelli di modulo.
2. Apri il menu a ingranaggio nella colonna Azioni del modello originale e seleziona Aggiungi modulo collegato.
3. Controlla il modello originale selezionato in cima alla pagina. Nome e campi appaiono sotto Modulo originale. È il modulo i cui record forniscono i valori.
4. Sotto Modulo collegato seleziona il modello di destinazione. È il modulo usato per creare il nuovo record.
5. Usa Testo del pulsante per dare all’azione un’etichetta chiara, come Create Purchase Order.
6. Per ogni campo originale, scegli il campo di destinazione dal menu a destra. Lascia selezionato Non copiare per i valori che non vuoi trasferire.
7. Controlla le coppie di campi e seleziona Salva.

Per esempio, associa il campo Articolo o servizio della richiesta di acquisto al campo Item description dell’ordine di acquisto. I due campi non devono avere necessariamente la stessa etichetta.

La numerazione automatica è facoltativa. Puoi creare un record tramite un’azione di modulo collegato anche se il modulo originale non ha uno schema di numerazione. Le mappature copiano comunque i valori selezionati nel modulo di destinazione.

Creare un record tramite un modulo collegato

1. Apri un record creato dal modello di modulo originale.
2. Seleziona l’azione del modulo collegato usando l’etichetta configurata per il pulsante, come Create Purchase Order.
3. Controlla i valori trasferiti nel modulo di destinazione e compila i campi aggiuntivi.
4. Invia il modulo di destinazione per creare il nuovo record.

Creare record di risposta con numerazione ereditata

Usa i moduli collegati per creare una risposta da un record di corrispondenza in entrata. Configura un collegamento Lettera in entrata → Lettera di risposta, assegna al pulsante un’etichetta come Create reply e mappa i campi da trasferire, come l’oggetto. Gli utenti aprono il record in entrata, fanno clic sul pulsante, controllano o completano la risposta e la inviano.

Se il record di origine ha un Numero documento, lascia vuoto Numero documento della risposta per usare il numero automatico di risposta. All’invio, Folderit aggiunge un suffisso progressivo al numero di origine: per esempio IN-2026-001-1 per la prima risposta e IN-2026-001-2 per la successiva. Un altro record di origine inizia la propria sequenza di risposte. Funziona sia con un numero di origine inserito manualmente sia con uno assegnato da uno schema automatico; non serve un’impostazione separata di numerazione delle risposte.

Il numero viene assegnato quando la risposta viene inviata, quindi Numero documento può essere vuoto durante la compilazione. Quando una risposta eredita il numero in questo modo, quel numero ha precedenza sullo schema automatico del modulo di destinazione.

Folderit collega automaticamente il nuovo record e la sua origine sotto Elementi collegati, con collegamenti visibili su entrambi i record. Non serve un campo Relazione separato nel modello di risposta. La risposta viene inizialmente creata nella cartella del record di origine. Usa Sposta in seguito se deve stare altrove; numero e relazione vengono mantenuti.

Continuare una catena di corrispondenza

Configura un’azione di modulo collegato nella direzione opposta quando gli utenti devono continuare lo scambio tra due tipi di modulo. Una risposta a IN-2026-001-1 può ricevere IN-2026-001-1-1 ed è automaticamente collegata al record di origine immediato.

Il selettore dei moduli collegati offre attualmente altri modelli, ma non lo stesso modello di origine. Per questo flusso usa due tipi di modulo con collegamenti in entrambe le direzioni.

La creazione del record di risposta non invia un’email. I passaggi sopra coprono creazione del record, copia dei campi, numerazione e relazioni tracciabili. Per produrre un PDF o un DOCX da un record, configura separatamente la generazione di documenti.

Trovare i moduli collegati configurati

Seleziona Moduli collegati nel menu a ingranaggio di un modello per vedere i collegamenti configurati. Il pulsante Moduli collegati nella barra dei modelli di modulo apre la panoramica dei moduli collegati.

Quando usare i moduli collegati

• Richiesta di acquisto → Ordine di acquisto: riutilizza dettagli degli articoli, quantità e costo stimato quando prepari un ordine.
• Rapporto di incidente → Azione correttiva: trasferisci riferimento, descrizione e reparto dell’incidente per avviare un’azione successiva.
• Caso cliente → Richiesta di seguito: riutilizza dettagli del cliente e riferimento del caso quando un altro team gestisce la fase successiva.

Questi esempi richiedono che i modelli e i campi corrispondenti siano configurati nell’account.

Guide correlate

• Creare e gestire modelli di modulo e record
• Copiare in blocco i valori dei campi — usa questa funzione per aggiornare i campi nei record esistenti di uno stesso modulo.
• Collegare un campo di modulo a un campo metadati esistente