Promemoria automatici per i record dei moduli
I promemoria automatici dei moduli consentono di configurare email basate sulle date per i record di un modello, inclusi quelli esistenti. Usali per scadenze contrattuali, revisioni e follow-up. Configura la regola da Gestisci promemoria nel menu azioni del modello.
Per un promemoria su un singolo elemento con data e ora scelte direttamente, vedi Promemoria. Per creare il modulo, vedi eForms (modelli di modulo).
Aprire le impostazioni dei promemoria
- Sotto Strumenti di amministrazione, apri Modelli di modulo.
- Trova il modello e apri il menu a ingranaggio nella colonna Azioni.
- Seleziona Gestisci promemoria.
- Seleziona Aggiungi promemoria nella barra degli strumenti.
Se non sono configurati promemoria per il modello, la pagina mostra Nessun promemoria configurato ancora.
Scegliere quando inviare il promemoria
Seleziona il Campo data su cui basare il promemoria. Poi imposta:
- Quantità: grandezza dello scostamento temporale.
- Unità: minuti, ore, giorni, settimane, mesi o anni.
- Tempistica: prima o dopo la data selezionata.
Esempio: per un promemoria 30 giorni prima della fine di un contratto, seleziona il campo della data finale, inserisci 30, scegli Giorni e seleziona Prima. I nomi dei campi dipendono dalla configurazione del modulo e dello spazio di lavoro.
Aggiungere condizioni facoltative
Usa Condizioni (facoltativo) per specificare quali record sono idonei. Le condizioni vengono controllate all’avvio del promemoria e di nuovo alla scadenza.
- Seleziona + Aggiungi condizione.
- Scegli il Campo del modulo da controllare.
- Seleziona un Operatore.
- Inserisci un Valore quando richiesto dall’operatore.
- Aggiungi altre condizioni se necessario.
Sotto Condizioni di corrispondenza, scegli Tutte le condizioni (AND) se devono corrispondere tutte le condizioni, oppure Qualsiasi condizione (OR) se ne basta almeno una.
Gli operatori disponibili dipendono dal tipo di campo. Le opzioni includono verifiche di esistenza e valore vuoto, uguaglianza, corrispondenze di testo e confronti maggiore/minore di. Ad esempio, un campo di testo può usare Uguale, Contiene, Inizia con o Termina con.
Condizioni sulle date
Per confrontare date, Tipo di valore offre Assoluto e Relativo. I valori relativi hanno quantità, unità e collocazione prima/dopo. Relativo a offre Ora attuale e Valore del campo; + Offset aggiunge un altro componente di scostamento. Le unità delle condizioni relative includono secondi, minuti, ore, giorni, settimane, mesi e anni.
Scegliere i destinatari
Usa uno o più controlli per i destinatari:
- + Aggiungi email: inserisci un indirizzo email.
- + Aggiungi utente: seleziona un utente dello spazio di lavoro.
- + Aggiungi gruppo: seleziona un gruppo utenti.
- + Aggiungi destinatario dal campo: seleziona un campo idoneo che identifichi il destinatario del record.
I campi disponibili dipendono dal modulo. Usa il controllo di rimozione accanto a una riga destinatario aggiunta per eliminarla dalla configurazione.
Scrivere il messaggio e salvare
Inserisci Oggetto e Messaggio. L’editor elenca i segnaposto dei campi disponibili per il modello. Usa esattamente quelli mostrati quando componi il promemoria; i nomi disponibili variano tra modelli.
Controlla campo data, tempi, condizioni, destinatari e messaggio, poi seleziona Salva.