Numerazione di documenti e record dei moduli
Folderit supporta la numerazione automatica dei documenti nelle cartelle e dei record creati dai modelli di modulo. Scegli il percorso di configurazione adatto agli elementi da numerare. Un video sulla numerazione dei documenti nelle cartelle è disponibile alla fine dell’articolo. La numerazione è disponibile nei piani Medium e Tailor.
Numerare i documenti nelle cartelle
Vai alla cartella in cui serve la numerazione automatica, oppure alla cartella superiore delle sottocartelle a cui applicarla. Fai clic su ‘Numerazione’ nella barra degli strumenti.
Si apre la finestra della numerazione automatica dei documenti.
Fai clic su ‘Attiva’ per vedere i seguenti campi:
- Nome — nome o descrizione dello schema come riferimento per te e il team.
- Schema — permette di inserire testo ed elementi dinamici come data, ora e l’elemento Numero, che aumenta di uno per ogni documento caricato.
- Numero successivo — numero da cui iniziare la numerazione automatica. Il valore predefinito è 1, ma può essere diverso.
- Numerare i seguenti elementi — permette di selezionare tutti i tipi di risorsa da trattare allo stesso modo e numerare secondo la configurazione. Puoi quindi applicare la numerazione a file, link e cartelle, ad esempio quando consideri una sottocartella con tutti i file come un unico documento completo.
- Frequenza di reset — qui puoi configurare l’azzeramento del contatore dopo un certo periodo. Ad esempio, affinché il primo documento del 1° gennaio abbia di nuovo il numero 1, imposta il riavvio scegliendo gennaio come mese e 1 come giorno.
- Applica alle sottocartelle — abilita questa opzione per applicare la stessa numerazione anche alle cartelle di livello inferiore della cartella superiore.
Il numero assegnato a ogni documento caricato nella cartella o nelle sottocartelle sarà visibile tra i metadati nei dettagli del documento, aperti facendo clic sul file.
Per vedere il numero anche nella vista elenco, personalizza le colonne. Fai clic su ‘Colonne’ nella barra degli strumenti, poi sull’icona blu Più per aggiungere una colonna e cerca il campo ‘Numero documento’.
Il risultato sarà simile a questo:
Per vedere tutti gli schemi di numerazione e il registro dei documenti, gli amministratori possono usare la vista ‘Strumenti di amministrazione > Numerazione’. Elenca gli schemi disponibili nello spazio di lavoro. Quelli collegati a cartelle o modelli di modulo eliminati vengono nascosti e ricompaiono al loro ripristino. Facendo clic su uno schema, vengono mostrati tutti i file che lo usano.
In ‘Ricerca > Ricerca avanzata’ trovi un campo ‘Numero’ separato per cercare per numero del documento.
Numerare i record dei moduli
Per configurare la numerazione dei record, apri le impostazioni dal modello di modulo. La finestra Numerazione delle schede modulo include un selettore dei moduli, quindi uno schema può essere applicato a più modelli.
- Vai a Strumenti di amministrazione → Modelli di modulo.
- Apri il menu a ingranaggio nella colonna Azioni del modello.
- Seleziona Imposta la numerazione.
- Scegli Attivo in Stato.
- In Applica ai moduli seleziona i modelli coperti dallo schema. Il modello usato per aprire la finestra è preselezionato; puoi selezionarne più di uno.
- Inserisci un Nome descrittivo per lo schema.
- Costruisci lo Schema usando testo fisso e il controllo + per campi come Numero e componenti di data o ora.
- Imposta Numero successivo e verifica Anteprima.
- Scegli il Frequenza di reset e le eventuali impostazioni di data associate.
- Seleziona Salva.
Opzioni di azzeramento per la numerazione dei moduli
- Mai: nessun azzeramento programmato.
- Annuale: scegli Mese e Giorno.
- Mensile: scegli Giorno.
- Settimanale: scegli Giorno della settimana.
- Giornaliero: nessun’altra selezione di data.
Il selettore Giorno include Ultimo giorno. Il selettore dei campi dello schema include anni a due e quattro cifre, componenti di mese e giorno e componenti dell’ora.
Il campo Modello nome scheda del modello di modulo definisce il nome visualizzato per il record. La numerazione automatica viene configurata separatamente tramite Imposta la numerazione. Consulta Moduli elettronici (modelli di modulo) per creare moduli oppure Promemoria automatici per i record dei moduli per i solleciti basati sulle date.