Skip to main content
< Kõik teemad
Print

Vormimallid

Vormimallid võimaldavad luua Folderitis struktureeritud kirjeid, kasutades üleslaaditud dokumendi asemel vormivälju. Kui vorm sisaldab välja File, saab vormikirjele lisada ka faile.

Selles juhendis:

Levinud kasutusviisid:

  • intsidendi- ja õnnetusjuhtumite aruanded;
  • vara- või seadmeregistrid;
  • külastajate ja juurdepääsude logid;
  • lihtsad taotlusvormid, näiteks IT-taotlus või juurdepääsutaotlus;
  • juhtumikaardid, näiteks kliendijuhtumid või kasutajatoe pöördumised;
  • projektikaardid ehitusprojektide ja muu projektipõhise töö jaoks.

Iga kord, kui keegi vormi täidab, loob Folderit kausta eraldi kirje. Seda saab otsida, kooskõlastada, kaitsta ja muuta samamoodi nagu dokumenti, kuid kirje sisu koosneb struktureeritud andmetest.

Kes saab vormimalle luua ja hallata?

Vormimalle hallatakse jaotises Admin tööriistad. Seetõttu peab kasutajal olema juurdepääs konto administraatori tööriistadele.

Admin tööriistad → Vormimallid

Avaneb vaade Halda vormimalle, kus kuvatakse olemasolevate vormimallide loend.

Uue vormimalli loomine

  1. Avage Admin tööriistad → Vormimallid.
  2. Klõpsake ülemisel tööriistaribal nuppu +Vormimall.
  3. Avaneb vaade Vormimalli detailid. Esialgu kuvatakse vormi nimeks Uus vorm.
    • Vormi nime ja muid üldseadeid saab muuta lingi Form settings kaudu.
    • Form settings tähendab vormi üldseadeid. Kuna see osa kasutajaliidesest võib olla inglise keeles, kasutatakse allpool samu nimetusi, mida näete Folderitis.
  4. Seadistage paremal kuvatavas paneelis Form settings järgmised väljad:
    • Title
      • Vormi pealkiri, mida kasutajale vormi täitmisel kuvatakse.
      • Tavaliselt võib see olla sama mis vormimalli nimi, näiteks „Intsidendi aruanne“ või „Projektikaart“.
    • Record name pattern
      • Määrab, millise nimega kuvatakse loodud kirje kaustas ja otsingutulemustes.
      • Nimes saab kombineerida tavalist teksti ja vormiväljade väärtusi.
      • Vormivälja väärtuse lisamiseks kasutage välja Slug-väärtust looksulgudes, näiteks:
        Intsident {incident-id} – {department}
      • Vormi esitamisel asendab Folderit kohatäitjad tegelike väärtustega ja kasutab saadud teksti kirje nimena.
    • Description
      • Vormi pealkirja all kuvatav kirjeldus, mis selgitab kasutajale vormi eesmärki ja täitmist.
    • Submit button text
      • Vormi esitamise nupu tekst.
      • Näiteks võite kasutada nimetust „Sisesta“, „Saada taotlus“ või „Loo kirje“.

Väljade lisamine vormile

Vormiväljade abil määrate, millist teavet kasutaja peab vormi täitmisel sisestama.

  1. Klõpsake nuppu Add your first field. Kui vormil on juba välju, kuvatakse selle asemel valik Add field. Mõlemad tähendavad uue vormivälja lisamist.
  2. Valige välja tüüp:
    • Text – lühike tekstiväli, näiteks nimi, pealkiri või tunnus;
    • Textarea – pikema teksti väli, näiteks kirjeldus või kommentaar;
    • Email – e-posti aadressi väli;
    • Number – arvulise väärtuse väli;
    • Select – eelmääratud valikutega rippmenüü;
    • Checkbox – märkeruut jah/ei-tüüpi valiku jaoks;
    • Date – kuupäeva valimise väli;
    • File – võimaldab vormikirjele faili lisada;
    • User – võimaldab valida Folderiti kasutaja;
    • Relation – võimaldab siduda vormikirje mõne teise Folderiti kirje või üksusega;
    • Table – võimaldab lisada struktureeritud andmeridu, näiteks arve- või tellimusread;
    • Static text – kasutajale kuvatav staatiline juhend- või selgitustekst. Vajaduse korral saab kasutada vormindatud teksti või Markdowni.
  3. Seadistage paremal asuvas paneelis Field properties ehk välja omadused:
    • Type – välja tüüp, näiteks Text või Date;
    • Label – kasutajale kuvatav välja nimetus, näiteks „Intsidendi kuupäev“ või „Osakond“;
    • Slug – välja tehniline tunnus. Seda kasutatakse muu hulgas väljade lisamiseks kirje nime mustrisse;
    • Default value – välja vaikimisi väärtus, mis kuvatakse uue vormi avamisel;
    • Placeholder text – välja sees kuvatav abitekst, mis annab kasutajale sisestamise kohta juhise;
    • Is required field – märkige see valik, kui väli peab enne vormi esitamist olema täidetud;
    • Copy on duplicate – kui see valik on märgitud, kopeeritakse välja väärtus ka kirje dubleerimisel;
    • väljatüübipõhised seaded, näiteks valikud välja Select puhul või veerud välja Table puhul.
  4. Lisage kõik vajalikud väljad ja kasutage väljade järjekorra muutmiseks välja kõrval olevat lohistamispidet.
  5. Välja kõrval olevate ikoonide abil saate välja muuta, selle nähtavust hallata või välja kustutada.
  6. Kui vormimall on valmis, klõpsake SALVESTA.

Vormivälja sidumine metaandmeväljaga

Valik Link to metadata field võimaldab siduda vormivälja kontol juba olemasoleva metaandmeväljaga. Rippmenüüs kuvatakse ainult vormiväljaga sama andmetüüpi metaandmeväljad.

  1. Avage Admin tööriistad → Vormimallid ja muutke soovitud vormimalli.
  2. Lisage vormiväli ning valige selle tüüp väljal Type.
  3. Avage välja omaduste paneelis Field properties valik Link to metadata field ja valige olemasolev metaandmeväli.
  4. Määrake ülejäänud välja omadused ja salvestage vormimall.

Näiteks saab kuupäevavälja siduda olemasoleva metaandmeväljaga Jõustumiskuupäev. Valikloendi tüüpi vormivälja puhul pakutakse sama tüüpi metaandmevälju. Kui soovitud välja loendis ei ole, kontrollige, kas see on kontol olemas ja sama andmetüübiga.

Sidumine sobib siis, kui vormil soovitakse kasutada juba määratletud metaandmevälja, näiteks osakonda, lepingu liiki või jõustumiskuupäeva. Kui te ei soovi vormivälja olemasoleva metaandmeväljaga siduda, jätke valik tühjaks.

Sama metaandmevälja kasutamine eri vormides

Mitu vormimalli saavad kasutada ühist metaandmevälja. Nii saab üks kaustaveerg kuvada eri vormidega loodud kirjete väärtusi. Igal vormil võib olla oma välja nimetus ning igal kirjel säilib oma väärtus; ühiskasutus ei sünkrooni eri kirjete väärtusi omavahel.

  1. Veenduge, et taaskasutatav metaandmeväli on kontol olemas. Välju näete jaotises Admin tools → Metadata. Vajaduse korral looge sobiva andmetüübiga väli.
  2. Avage Admin tools → Form templates ja klõpsake esimese vormimalli nimel.
  3. Klõpsake Add field ning valige sobiv Type. Näiteks olemasoleva String-tüüpi metaandmevälja jaoks valige vormil Text.
  4. Valige uue välja omadustes Link to metadata field alt olemasolev metaandmeväli. Määrake väljale Label sobiv nimetus ja salvestage nupuga Save.
  5. Korrake seda teises vormimallis, valides täpselt sama metaandmevälja. Vormidel kuvatavad nimetused võivad erineda.
  6. Looge vormidest kirjed ja täitke seotud väli. Avage kaustas Columns, valige ühine metaandmeväli selle nime järgi ja klõpsake Save.

Näiteks võivad ühe vormi „Ostja nimi” ja teise vormi „Kliendi organisatsioon” olla seotud ühise metaandmeväljaga „Kliendi nimi”. Kausta veerus „Kliendi nimi” kuvatakse siis kummagi kirje enda väärtus. Pelgalt kahe eraldi välja ühesugune nimetus neid ühiseks väljaks ei muuda.

Valige seos enne uue vormivälja esimest salvestamist. Salvestatud vormis on valik lukustatud ja kuvatakse teade Linked metadata cannot be changed in saved forms. Olemasolevate andmete üleviimiseks lisage uus ühise metaandmeväljaga seotud vormiväli ning kasutage vajaduse korral Bulk copy field values. Kopeerimine on ühekordne ja võib sihtvälja senised väärtused üle kirjutada.

Välja kasutavaid vorme näete Admin tools → Metadata vaates veeru Forms arvul klõpsates. Täpsemalt: välja kasutavad vormid ja ühine veerg eri vormidele.

Seotud kirje valimine vormiväljal

  1. Avage vormimall ja lisage väli Relation. Määrake arusaadav nimetus, näiteks „Klient”.
  2. Valige Fetch options from alt vormimall, mille kirjeid peab saama valida. Salvestage mall.
  3. Kirje loomisel või muutmisel klõpsake selle välja valikul Choose an item. Sirvige kaustu või kasutage otsingut. Valida saab ainult määratud vormimalli alusel loodud kirjeid; kaustu saab endiselt avada nendes liikumiseks.
  4. Valige kirje, klõpsake Select ja salvestage täidetud vorm.

Vormivälja Relation väärtus ja üldised Related items-seosed on eraldi. Ülemine Search items by name otsib avatud kaustast ja selle alamkaustadest; alumine Filter kitsendab ainult avatud kausta loendit. Lugege otsingu ja loendifiltri erinevusest.

Kohustuslikud väljad ja seadistuse kontroll

Kui väli peab olema täidetud, märkige selle omadustes Required (välja seadetes ka Is required field). Kohustuslikku välja kontrollitakse nii uue kirje loomisel kui ka olemasoleva kirje muutmisel. Tühja kohustusliku väljaga vormi esitada ei saa.

Vormimalli redaktor kontrollib ka väljade seadistust. Näiteks peab Relation-väljal olema valitud Fetch options from ning Table-väljal vähemalt üks veerg, mille nimi ja võti on täidetud. Parandage välja juures näidatud puudused, et saaksite malli nupuga Save salvestada.

Valik Copy on duplicate määrab, millised väärtused ja failimanused kirje duplikeerimisel kaasa tulevad. Vormimallile saab määrata ka duplikaadi nime mustri. Vaadake vormikirjete duplikeerimist.

Vormimalli kasutamine kaustas

Pärast vormimalli salvestamist saab kasutaja selle alusel kirje luua ainult siis, kui tal on kaustas vajalikud õigused ning loomine on lubatud nii vormi loomise piirangute kui ka sihtkausta reeglite järgi.

  1. Avage kaust, kuhu soovite uue vormikirje salvestada.
  2. Klõpsake ülemisel tööriistaribal nupu Laadi kõrval olevat allanoole nuppu.
  3. Avanevas rippmenüüs kuvatakse kõigepealt tavapärased valikud, näiteks kausta üleslaadimine, lingi lisamine või uue Office’i dokumendi loomine.
  4. Katkendjoone all kuvatakse saadaolevate vormimallide nimed, näiteks „Intsidendi aruanne“ või „Projektikaart“.
  5. Klõpsake vormimalli nimel, mida soovite kasutada.
  6. Avanenud vormil:
    • täitke vajalikud väljad;
    • lisage failid, kui vorm sisaldab välja File;
    • klõpsake vormi esitamise nuppu, mille tekst määratakse seadistusega Submit button text.
  7. Uus kirje salvestatakse kausta, milles viibisite vormi avamisel.

Eraldi faili ei laadita üles. Vormikirje ise sisaldab sisestatud struktureeritud andmeid. Erandiks on vormile lisatud failid, kui vorm sisaldab välja File.

Vormiväljade väärtused ei ole nähtavad ainult kirje sees. Vormimalli välju saab lisada ka kaustavaate veergudena. Nii saab kuvada olulisi väärtusi, näiteks intsidendi kuupäeva, osakonda või olekut, otse kausta loendis kirje nime kõrval.

Vormivälju saab kasutada ka otsingus samamoodi nagu muid metaandmeid. Otsingufiltri loomisel saate valida konkreetse vormivälja, selle andmetüübile vastava tingimuse, näiteks „võrdub“, „sisaldab“, „suurem kui“ või „vahemikus“, ning sisestada otsitava väärtuse. Nii saab leida täpselt soovitud tingimustele vastavad vormikirjed.

Vormikirjete vaatamine ja muutmine

  • Iga esitatud vorm kuvatakse kaustas eraldi kirjena, näiteks IN12345.
  • Kirje avamisel kuvatakse:
    • kirje nime all vormi tüüp ning seejärel vormiväljad ja nende väärtused, näiteks intsidendi tunnus, kuupäev, teataja ja osakond;
    • kirjele lisatud failid;
    • tavapärased külgpaneeli tööriistad, näiteks meeldetuletused, jagamised, säilitamine ja kontrolljälg.

Vormimalli alusel loodud kirje muutmiseks:

  1. Avage kirje.
  2. Klõpsake ülemisel tööriistaribal nuppu Muuda.
  3. Avaneb vorm olemasolevate väärtustega.
  4. Tehke vajalikud muudatused ja klõpsake Salvesta.

Nuppu Muuda näevad ja saavad kasutada ainult need kasutajad, kellel on vastava üksuse või kausta suhtes Muutja õigus.

Vormide lisavõimalused

Valige juhend vastavalt sellele, mida soovite teha. Need võimalused leiate vormimalli rea hammasratta menüüst.

Seotud vormid

Looge teist tüüpi vormikirje ja kopeerige sinna valitud andmed lähtekirjest. Näiteks alustage ostutaotluse põhjal ostutellimust. Vaadake juhendit seotud vormide seadistamine ja kasutamine.

Väljaväärtuste hulgikopeerimine

Kopeerige väärtusi väljade vahel sama vormi kõigis olemasolevates kustutamata kirjetes. Toiming tehakse üks kord ning sihtväljade olemasolevad väärtused võidakse üle kirjutada. Lugege juhendit vormikirjete väljaväärtuste hulgikopeerimine.

Vormikirjete nummerdamine ja automaatsed meeldetuletused

Avage Admin tööriistad → Vormimallid ja leidke soovitud vormimalli rea hammasratta menüü. Sealt saab seadistada nii nummerdamise kui ka kuupäevapõhised meeldetuletused.

  • Set up numbering – valige vormimallid, koostage nummerdamisskeem ning määrake järgmine number ja loenduri lähtestamise sagedus. Täpsem juhend: vormikirjete nummerdamine.
  • Manage reminders – lisage meeldetuletusi vormi kuupäevavälja alusel, määrake tingimused ja saajad ning koostage sõnum. Reeglid hõlmavad ka olemasolevaid vormikirjeid. Täpsem juhend: vormikirjete automaatsed meeldetuletused.

Kirje nime muster (Record name pattern) ja automaatne nummerdamine on eraldi seaded: nime muster kujundab kirje kuvatava nime, nummerdamine seadistatakse valikuga Set up numbering.

Vormikirjete alusel saab käivitada ka tingimuslikke protsesse. Nende seadistamist kirjeldab visuaalse töövooautomaatika disaineri juhend.

Toimimine, piirangud ja tõrkeotsing

Andmete kontrollimine ja erimärgid

Folderit kohandab salvestamisvigade vältimiseks automaatselt teatud erimärke. Kui mõni väärtus takistab vormi salvestamist, kuvatakse kasutajaliideses veateade. Parandage märgitud väärtus ja esitage vorm uuesti.

Record name pattern’i kohatäitjad

Kõik kirje nime mustris kasutatavad kohatäitjad põhinevad vormiväljade Slug-väärtustel. Kui kasutate tundmatut või mittetoetatud kohatäitjat, ei asenda Folderit seda kirje loomisel väärtusega. See ei takista vormimalli salvestamist.

Slug-väärtuste unikaalsus

Vormiväljade Slug-väärtused peavad olema unikaalsed ainult sama vormimalli piires. Need ei pea olema unikaalsed kogu Folderiti konto ulatuses.

Mustandid ja automaatne salvestamine

Mustandirežiimi praegu ei toetata ja vorme ei salvestata automaatselt. Kirje luuakse alles siis, kui kasutaja klõpsab vormi esitamise nuppu.

Kes saavad vormist kirjeid luua

Vormile saab määrata loomise piirangud, mis lubavad valitud kasutajatel ja kasutajagruppidel selle vormi alusel uusi kirjeid luua või välistavad nad kirjete loomisest. Välistused on lubatud kasutajate ja gruppide suhtes ülimuslikud. Kui vormil loomise piiranguid ei ole, on kirje loomiseks endiselt vaja tavapäraseid ligipääsuõigusi.

Vormi loomise piirangud ja kausta piirangud toimivad koos: kirje loomine peab olema lubatud nii vormi loomispoliitika kui ka sihtkausta reeglite järgi. Vormi loomispoliitika puudutab uusi kirjeid; olemasoleva kirje teisaldamist või taastamist reguleerivad eraldi sihtkausta teisaldamis- ja taastamisreeglid ning vajalikud ligipääsuõigused.

Kuhu saab vormikirjeid luua või paigutada

Kausta Piirangud seadetes saab valitud kasutajatele ja gruppidele lubada või blokeerida üksuse tüüpe ja vormikirjeid eraldi loomise ning kausta teisaldamise või taastamise jaoks. Reeglid võivad kehtida ka alamkaustadele. Juhtnuppe, ülimuslikkust ja pärimist selgitab kausta piirangute seadistamise juhend.

Kui vormi ei õnnestu esitada

Kui vormi esitamine ebaõnnestub, kuvatakse kasutajaliideses veateade. Kontrollige esile tõstetud välju ja kuvatud teadet, parandage väärtused ning esitage vorm uuesti.

Vormi avaldamine veebilehel

WordPressi veebilehel saab vorme avaldada Folderit Formsi pistikprogrammiga. Külastaja esitatud andmed ja failid jõuavad valitud Folderiti kausta. Teise veebiplatvormi puhul saab kohandatud integratsiooni luua Folderiti API kaudu.

Kas juhendist oli abi?
0 out of 5 stars
5 Stars 0%
4 Stars 0%
3 Stars 0%
2 Stars 0%
1 Stars 0%
5
Please Share Your Feedback
How Can We Improve This Article?