Fluxuri de semnare electronică
Alegeți metoda de semnare pe care o pot folosi destinatarii. Pentru un proces internațional, începeți cu Folderit eSign sau un flux DocuSign conectat. Opțiunea specializată eID este prezentată ultima, pentru destinatarii care au identități electronice baltice acceptate.
- Folderit eSign — doar în planul Tailor, fără cost suplimentar
- DocuSign — în planurile Medium și Tailor, necesită abonament DocuSign
- eID (ASiC-E) — în planurile Medium și Tailor, pentru identități electronice acceptate emise în Estonia, Letonia sau Lituania, inclusiv identitățile digitale estoniene e-Residency
Această flexibilitate permite semnarea electronică ușoară a documentelor stocate în Folderit, prin metoda cea mai potrivită cerințelor. Puteți trimite documente la semnat utilizatorilor Folderit și persoanelor externe, adăugând adresele lor de e-mail în flux.
Semnarea cu Folderit eSign
Disponibilă exclusiv în planul Tailor, metoda oferă acces simplu la semnături nelimitate fără furnizori externi sau echipament special. Butonul „Folderit eSign” este vizibil doar după generarea previzualizării documentului. Dacă este necesar, reîmprospătați pagina puțin mai târziu și va apărea butonul eSign.
Videoclipul următor explică funcția de semnare electronică integrată în Folderit DMS:
Semnarea cu DocuSign
Dacă aveți cont și abonament DocuSign și doriți să îl folosiți pentru fluxuri de semnare în Folderit, puteți utiliza integrarea DocuSign inclusă.
Configurare
Fiind o integrare cu un terț, aveți nevoie de un cont DocuSign separat cu „Envelopes” pentru semnare disponibile. Fiecare flux de semnare electronică, cu unul sau mai mulți semnatari, consumă un DS Envelope.
Pentru a începe semnarea, conectați mai întâi contul Folderit cu contul DocuSign. Conectați-vă cu contul principal, care plătește abonamentul sau este primul cont de probă al companiei care a invitat utilizatorii, și accesați Profilul meu > Integrări > DocuSign. Sistemul vă solicită acest lucru și la pornirea primului flux de semnare. Puteți crea și automatizări de semnare la nivel de dosar.
Trimiterea unui singur document la semnat
- Faceți clic pe numele fișierului pentru detalii. În dreapta apare un buton albastru numit „Începeți fluxul de lucru DocuSign”. Faceți clic pe el.
Dacă nu ați conectat încă contul la DS, sistemul vă ghidează. Dacă sunt conectate conturile, apare fereastra de semnare. - Adăugați pe rând e-mailurile persoanelor care trebuie să semneze, apăsând „Invita” după fiecare adresă.
- După adăugarea tuturor semnatarilor, bifați caseta pentru a confirma că înțelegeți că această acțiune consumă un DS Envelope.
- Apoi faceți clic pe „START ELECTRONIC SIGNING FLOW”. Așteptați puțin comunicarea dintre servicii. Când butoanele dispar, invitațiile prin e-mail au fost trimise semnatarilor.
OPȚIONAL: activați „Move after completed” și alegeți dosarul în care va fi mutat documentul după finalizarea fluxului de semnare.
Configurarea fluxului DocuSign sau Folderit eSign ca automatizare la nivel de dosar
Puteți automatiza ușor orice dosar cu un flux de semnare predefinit. Când cineva adaugă sau trimite un document acolo, fluxul pornește automat conform configurării.
Pentru activarea fluxului DocuSign automat, deschideți dosarul de automatizat și alegeți Flux de lucru din bara de instrumente.
Apoi setați-l la Activă, alegeți DocuSign ca Metodă și adăugați e-mailurile tuturor, unul pe rând. Apăsați plusul albastru pentru rânduri suplimentare. Dacă alegeți tipul Serial, invitațiile sunt trimise în ordinea listei, următoarea persoană fiind invitată doar după ce precedenta a semnat. Opțional, activați „Move after completed workflow” și alegeți dosarul în care va fi mutat documentul după ce semnează toată lumea.
NOTĂ: proprietarul contului/abonamentului DocuSign este informat prin e-mail despre fiecare document trimis în flux: ce utilizator l-a vizualizat și cine l-a semnat. Notificarea vine de la DocuSign, deci nu se controlează din setările Folderit, ci din contul DocuSign.
eID pentru deținătorii de identități electronice baltice
Fluxul eID Folderit este destinat identităților electronice acceptate emise în Estonia, Letonia sau Lituania, inclusiv identităților digitale estoniene e-Residency. Semnatarul poate locui în străinătate: compatibilitatea depinde de identitatea electronică, nu doar de locația sau cetățenia sa.
Pentru destinatarii fără eID baltic acceptat, folosiți Folderit eSign sau DocuSign. Fluxul eID păstrează documentele și semnăturile digitale într-un container ASiC-E. Puteți pregăti containerul și adăuga fișiere înainte de trimiterea solicitărilor de semnare.
eID este implicit dezactivat pentru conturile al căror proprietar are țara în afara Estoniei, Letoniei și Lituaniei. Un administrator îl poate activa în Unelte Admin → Fluxuri de lucru → Metode. Consultați Semnături electronice eID pentru cerințe, pregătirea containerelor și semnare.
Indicatori de stare
- Pătratul galben cu creion indică faptul că semnarea nu s-a încheiat.
- Pătratul roșu cu creion indică respingerea documentului.
- Pătratul verde cu creion indică semnarea documentului.