Użyj szablonów przepływu pracy
Szablony przepływu pracy umożliwiają zapisanie często używanych procesów zatwierdzania, potwierdzania, podpisywania i innych procesów przepływu pracy, dzięki czemu użytkownicy mogą je uruchamiać bez każdorazowego przebudowywania przepływu pracy.
Są przydatne do zatwierdzania zakupów, podpisywania umów, potwierdzania zasad, przeglądania faktur, wdrażania pracowników, obsługi incydentów, udostępniania dokumentów i innych powtarzalnych procesów biznesowych.
Utwórz szablon przepływu pracy
Przejdź do:
Narzędzia administracyjne → Przepływy pracy → Szablony → Dodaj szablon przepływu pracy
Wprowadź czytelną nazwę, która pomoże użytkownikom zrozumieć cel przepływu pracy. Na przykład: ‘Purchase Request Approval and Signing’
Wybierz kolejność przepływu pracy
Wybierz sposób, w jaki powinien przebiegać przepływ pracy:
- Równolegle — wszyscy odbiorcy otrzymują swoje zadania w tym samym czasie.
- Sekwencyjnie — każdy odbiorca otrzymuje zadanie dopiero po jego wykonaniu przez poprzedniego odbiorcę.
- Niestandardowy — utwórz wiele etapów i połącz przetwarzanie równoległe i szeregowe w jednym przepływie pracy.
Użyj Niestandardowy, gdy element musi najpierw zostać sprawdzony przez kilka osób, a następnie przekazany innemu odbiorcy w celu podpisania lub innej czynności.
Wybierz metody przepływu pracy
Wybierz metody, które mogą zostać użyte w szablonie:
- Zatwierdzenie
- Potwierdzenie zapoznania się
- eSign
- Wszelkie niestandardowe metody przepływu pracy utworzone dla Twojego konta
W tym samym niestandardowym przepływie pracy można łączyć różne metody. Na przykład kilku odbiorców może zatwierdzić żądanie zakupu na etapie 1, a następnie zadanie eSign dla dyrektora finansowego na etapie 2.
Wybierz, gdzie szablon może zostać użyty
W obszarze Dostępne dla wybierz typy pozycji, dla których powinien być dostępny szablon przepływu pracy:
- Plik — udostępnia szablon dla poszczególnych plików.
- Folder — udostępnia szablon dla folderów i automatyzacji przepływu pracy na poziomie folderów.
- Link — udostępnia szablon dla elementów linków.
Możesz także ograniczyć szablon przepływu pracy do określonego typu danych e-formularza, np. raportu z incydentu lub wniosku o zakup. Dzięki temu użytkownicy będą widzieć tylko szablony przepływu pracy odpowiednie dla elementu, z którym pracują.
Dodaj odbiorców
Kliknij + User lub + Group, aby dodać odbiorców do przepływu pracy.
Dla każdego odbiorcy:
- Wprowadź lub wybierz odbiorcę.
- Wybierz metodę przepływu pracy, którą muszą wykonać.
- Dodaj opcjonalną notatkę wyjaśniającą, co powinni sprawdzić lub zrobić.
- Wybierz, jakie informacje może zobaczyć odbiorca.
Opcje widoczności obejmują:
- Pokaż metadane:
- Pokaż powiązane elementy:
- Pokaż listę odbiorców temu odbiorcy
Notatki odbiorcy mogą być inne dla każdego uczestnika. Na przykład kierownik działu może zostać poproszony o potwierdzenie potrzeby operacyjnej, a dział finansowy może zostać poproszony o weryfikację dostępnego budżetu.
Stwórz niestandardowy przepływ pracy
W niestandardowym przepływie pracy odbiorcy są podzieleni na ponumerowane etapy.
Odbiorcy w ramach tego samego numeru etapu pracują równolegle. Następny etap rozpoczyna się dopiero po pomyślnym ukończeniu bieżącego etapu.
W poniższym przykładzie:
- Etap 1 zawiera trzech odbiorców zatwierdzenia.
- Etap 2 zawiera jednego odbiorcę podpisu elektronicznego.
- Zadanie eSign rozpoczyna się dopiero po spełnieniu przez Etap 1 reguły akceptacji.
Skonfiguruj reguły akceptacji i odrzucania
W przypadku etapu zawierającego wielu równoległych odbiorców kliknij ikonę ustawień w podsumowaniu etapu, aby określić, ilu odbiorców musi zaakceptować i ile odrzuceń spowoduje niepowodzenie etapu.
Możesz wybrać liczbę wymaganych akceptacji:
- Wszyscy odbiorcy
- Stała liczba
- Procent
Możesz także wybrać, kiedy etap powinien zakończyć się niepowodzeniem w oparciu o odrzucenia:
- Stała liczba
- Procent
Na przykład:
Wymagane 2 zatwierdzenia · niepowodzenie po 2 odrzuceniach
W przypadku trzech recenzentów oznacza to, że etap kończy się sukcesem, jeśli zatwierdzi go dowolnych dwóch odbiorców. Nie udaje się, gdy dwóch odbiorców odrzuci. Następnie przepływ pracy albo przechodzi do następnego etapu, albo zostaje zatrzymany, w zależności od wyniku.
Etap zawierający tylko jednego odbiorcę nie wymaga osobnego progu akceptacji, ponieważ odbiorca ten musi wykonać przydzielone mu zadanie.
Zmień kolejność lub usuń odbiorców
Użyj uchwytu przeciągania obok odbiorcy, aby zmienić jego pozycję lub przenieść go pomiędzy etapami.
Użyj ikony kosza, aby usunąć odbiorcę.
Przed zapisaniem sprawdź ponumerowane wskaźniki etapów, aby upewnić się, że wszyscy odbiorcy są pogrupowani we właściwych etapach.
Zapisz szablon przepływu pracy
Kliknij Zapisz, gdy struktura przepływu pracy będzie kompletna.
Szablon można następnie wybrać podczas uruchamiania przepływu pracy na obsługiwanym pliku, folderze, łączu lub rekordzie eForm. W stosownych przypadkach można go również zastosować w automatyzacji przepływu pracy.
Przykładowy przypadek użycia
Żądanie zakupu może przebiegać według następującego procesu:
- Kierownik działu, dział finansowy i dział zakupów otrzymują zadania zatwierdzania w tym samym czasie.
- Do kontynuacji wystarczą dowolne dwie zgody.
- Dwie odmowy zatrzymują proces.
- Po uzyskaniu wymaganych zatwierdzeń dyrektor finansowy otrzymuje przedmiot do ostatecznego podpisu elektronicznego.
Zmniejsza to niepotrzebne opóźnienia, zapewniając jednocześnie, że wniosek otrzyma wymaganą recenzję i ostateczną autoryzację.