Automatiser les périodes de conservation
Par défaut tous vos fichiers sont stockés à l’infini. Mais vous pouvez facilement ajouter une période de conservation personnalisée pour les fichiers de n’importe quel dossier ou pour des fichiers uniques spécifiques. Les documents seront alors automatiquement archivés vers un autre dossier, déplacés vers la corbeille ou supprimés définitivement en fonction de vos paramètres après avoir atteint un certain âge.
La gestion des périodes de conservation est disponible dans les forfaits Medium et Tailor.
Pour paramétrer une durée de conservation dans un dossier (et éventuellement ses sous-dossiers) :
- Localisez le dossier dans la vue liste
- Cliquez sur l’icône des paramètres (engrenage)
- Choisissez ‘Rétention’ dans le menu déroulant
- Choisissez « Actif » pour l’activer et définissez une période de conservation. Cliquez sur « Avancé » pour voir plus d’options.
- Choisissez ‘Champ de date de début de rétention’ — Sélectionnez le champ de métadonnées qui déterminera le début du compte à rebours de rétention. Il peut s’agir de n’importe quel champ, tel qu’un champ de métadonnées personnalisé, une date de création, une date de dernière modification, une heure d’approbation ou tout autre champ pertinent.
- Choisissez Appliquer à : pour sélectionner les types d’éléments affectés par la stratégie de rétention. Vous pouvez sélectionner plusieurs options :
- Fichiers — fichiers téléversés.
- Liens — éléments de type lien.
- Dossiers — éléments de type dossier.
- Tous les enregistrements — tous les enregistrements de formulaire, quel que soit leur modèle de formulaire.
- Modèles de formulaires individuels — uniquement les enregistrements créés à partir des modèles sélectionnés.
- Choisir l’action : archivage dans un dossier / envoi vers la corbeille / suppression définitive
- Lors de la sélection de l’option « Archiver dans le dossier », vous devrez spécifier le dossier de destination dans lequel les documents seront déplacés une fois la période de conservation terminée. De plus, vous avez la possibilité de conserver la structure de dossiers existante dans la nouvelle destination, garantissant ainsi que l’intégralité de la hiérarchie des dossiers est préservée et pas seulement les fichiers individuels.
- Choisissez d’activer ou non Appliquer également aux sous-dossiers. Cela contrôle si la stratégie s’applique également dans les sous-dossiers ; Appliquer à : contrôle les types d’éléments affectés.
- Cliquez sur ‘Enregistrer’
Exemple RH : Si les documents personnels d’un employé doivent être supprimés après la fin de son contrat, stockez la date de fin du contrat dans un champ de métadonnées de date du dossier de l’employé. Sélectionnez ce champ comme Champ de date de début de rétention, incluez Dossiers sous Appliquer à :, puis choisissez la période de conservation et l’action de suppression. L’intégralité du dossier de l’employé et son contenu peuvent ensuite être supprimés ensemble en fonction de la date de fin de contrat du dossier.
Vous pouvez définir des exceptions pour tous les dossiers et fichiers affectés par vos paramètres de niveau supérieur. Localisez simplement le fichier ou le dossier que vous souhaitez exempter et choisissez « Rétention » dans le menu déroulant. Cela affiche les paramètres actuels et deux façons de les remplacer. Choisissez « Actif » pour une période de conservation personnalisée pour ce fichier ou ce dossier ou choisissez « Inactif » pour conserver le fichier/dossier indéfiniment.
CONSEIL : Pour afficher le temps de rétention restant dans la vue liste, configurez l’une des colonnes de la liste pour afficher “Fin de la rétention”.
ASTUCE 2 : Pour voir une liste de tous les fichiers qui approchent de leur fin de conservation, accédez à la vue ‘Tableau de bord et Rapports’.